教学秘书在高校教学管理中的地位和作用

朱鸿源

摘要：本文阐述了教学秘书在高校教学管理工作中所处的地位、作用、工作职能、工作任务及所面临的困境，并提出了相应的建议和对策。

关键词：教学秘书；教学管理枢纽；加班加点超负荷运作；合理定位

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2018）03-0086-03

教学工作是高等学校经常性的中心工作，教学管理的水平和质量直接影响着教学工作的好坏，处于教学管理与迎评促建教学改革最前沿的教学秘书队伍作为教学管理队伍的主力军，肩负着维持高校正常教学秩序，稳步提高教学管理水平和质量的重要使命。教学秘书工作是高校教学管理工作的重中之重，重视探讨教学秘书工作的规律，充分发挥其职能，这是加强教学管理提高教学质量的重要保障[1]。

一、教学秘书工作的地位和作用

高校教学秘书处在学校教学主管部门（教务处）、教学院长、教师、学生和其他教学单位的交叉点也即基层教学管理枢纽的重要位置，是连接学校与学院之间、学院与学院之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带，起着其他人不可替代和不容忽视的承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。

教学秘书工作受教务处和本单位教学院长双重领导，要贯彻执行校、院（系、部）的教学指导思想和具体指示，教学秘书作为高校教学管理活动中各个环节的基层实践者、管理者、服务者和信息反馈者，直接具体操作教学运行过程中大量的日常教学事務，其素质和工作能力直接影响学校的教学管理水平和管理效率。教学秘书工作政策性、业务性、服务性、时间性强，工作繁杂，责任重大。教学秘书高效、细致的工作是保证教学正常运行的基础，对维护高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用。

二、教学秘书的工作职能和工作任务

教学秘书工作贯穿于整个教学运行过程。

1.开学前。（1）参与课程教学计划的修订编制，根据教学计划的要求与院（系）教师的实际，科学、周密地编排课程表，下发授课任务书。（2）协助教材征订。

2.学期初。（1）协助学院领导检查教师的备课、上课的到位情况。（2）协调、联络处理更改少部分教师课表和教室安排。（3）协助收集汇总教学日历。（4）补考试卷整理、送印、发放、收集和归档等。（5）按教学院长要求，根据教师授课情况，编制本学期院（系）观摩教学、诊断教学、教师集中听课的相关表格。（6）核查汇总上报全院学生的上课情况。（7）协助发放教材、课程表等。（8）协助教务处安排完成上学期学生的补考工作。（9）协助统计新生名单、注册、专业分流选课等。

3.学期中。每天要面对相关职能部门及全院师生，处理纷繁复杂的工作，任务量大，头绪繁多。（1）教学秘书肩负着将教务处的有关通知（如：学生选课通知、英语四六级考试通知、补考通知、学校教学检查通知、教研教改申报通知等）、要求传达给教师和学生，执行教务部门和院（系）领导的工作指令。客观上很多教师和学生对与教学有关的政策、文件、规定及操作流程不是很清楚，所以教学秘书要在师生询问时反复耐心地予以正确解答和协助，并及时提供教学工作所需的部分资料和设备，为教师的授课和学生的学习提供支持与帮助，等等。与此同时，将学生、教师对于院（系）教学管理工作的意见和建议整理提交给院（系）领导，将院（系）师生对于教务工作的意见和建议整理上报给教务部门。教学秘书需按时出席一系列教学工作会议，认真领会并落实到具体工作中。对有关上级教学文件及时收发和处理，属于教学秘书参与办理的，要按要求及时拟办、承办或摧办。（2）就各项教学管理措施的出台为院（系）领导提供教学数据，参与专业设置与调整、课程结构设计、教学计划拟订（修订）等一系列教育教学改革活动；从宏观的人才培养方案的修订、课程教学大纲的编写到具体的每一次调、补课等教学工作的协调都需要教学秘书的参与和执行。（3）协助校、院（系）领导做好本学期院（系）观摩教学、诊断教学、教师集中听课，协助校、院（系）领导检查、落实、总结中期教学情况，组织召开学生座谈会，按时向教务处汇报本院（系）期中教学情况。（4）要编制大量教学文书，其中一部分将立卷归档，成为重要的教学文件档案，备日后查考。比如，教师工作量表，学生成绩表，学生对教师教学工作评价调查表，教师听课记录，教学运行状况抽查记录，学生、教师座谈会记录，教师教学成果、科研成果业绩登记表，等等。（5）认真编制、整理、分类归档、妥善保管有关教学文书，如不同时期的专业课程设置档案，教学计划档案，教师工作量档案，学生成绩档案，教学科研立项书汇总，反映教研室、实验室的工作情况档案，本单位教学活动的有关文件资料档案，学生成绩和学籍管理、日常各种学分制管理手续办理，等等。（6）协助统计学籍异动材料，学籍处理统计，学籍档案，学生获奖材料，学生处分材料，毕业生资格审查，毕业生电子学籍，毕业论文整理、归档；毕业生证书发放，毕业重修统计，毕业重修试卷的整理、送印、发放、收集和归档等；毕业生质量调查；等等。（7）处理很多突击性的工作。比如组织学生英语四六级、计算机等级等各种通级考试报名、各类竞赛活动报名等，往往要在1—2天的时间内收齐报名费，核准有关学生的相关信息，打印报名表，时间紧，任务重，需要中队长、学生班干部通力合作，才能完成任务。这些突击性的工作要求在日常工作中积累资料，储存信息，如中队长、班干部的电话，学生的性别、年龄、身份证号码，等等。

4.学期末。（1）协助院（系）领导组织和协调落实毕业实习、专业实践、毕业论文及其答辩工作的相关事宜。（2）协助收集、整理学生论文，归档实习材料，等等。（3）考试试卷整理、送印、发放、收集和归档等。

（4）协助教务处精心安排期末考试科目的时间、地点及监考、巡视人员，并与其他教学单位和公共课教师做好联络工作，随时处理时效性很强的监考更改工作，确保考试顺利进行。（5）协助统计登录学生成绩，认真核实、准确填写毕业生与获得学位学生的名单，协助院（系）办理证书。（6）协助教务处、院（系）领导做好教师工作量的统计及教师学年度考核工作。（7）协助统计补考、重修学生名单。endprint

三、教学秘书所面临的困境

1.教学秘书工作量大，承担的责任大，业务繁忙，事情琐碎、繁杂，且经常时间紧、任务重、头绪多，辅助性大，服务性强，尤其在高校持续扩招和普遍实行学分制的新形势下，教学秘书岗位承担的工作量更是显著增加。作为教学工作运转的枢纽，面对相关职能部门及全院师生，要执行汇集、协调、联络等任务，每天上通下达，吞吐集散，安排协调工作，处理事务，忙忙碌碌，经常性加班加点超负荷运作，无偿劳动多。

2.教学秘书工作的辅助地位决定了它的被动性。作为院系领导和教务处的参谋和助手，教学秘书随时按领导和教务处的指示办事，不能自行其是，仅仅被动接受任务，来一个电话处理一件事情，接一个文件推动一项工作，势必头痛医头、脚痛医脚，手忙脚乱，穷于应付，协调处理全局工作困难多。

3.教学秘书处在领导与师生之间、领导与主管部门之间、领导与领导之间，工作稍有不慎，便会两头受气，辛辛苦苦的工作还会遭到误解和埋怨。

4.由于思想观念陈旧，人们对教学秘书工作缺乏正确的认识和评价，对教学秘书在基层教学管理中所能发挥的重要作用没有给予足够重视，认识不到基层优质的教学管理能出质量、出效益，错误认为完全凭权威、直觉和经验就能从事教学管理工作，不承认具体的教学管理是一门科学，这就导致了在教学秘书人员的配备、业务学习、岗位培训与工作待遇、职称评定等方面都存在盲点，由于教学秘书在诸多方面与其他人员差距越拉越大[2]，而教学秘书工作的工作量又是繁重的，这就造成心理上的不平衡，导致他们认为担任教学秘书没有前途没有出路，严重挫伤了其工作积极性。

5.教学秘书对本职工作要做到得心应手、游刃有余，除了教学秘书所学专业结构最好与所在院系专业相同或相近外，平时要注重通过各种学习途径获取所在岗位所需要的知识与信息，如本院（系）各专业的基本概况，院系教师的基本情况（如教师的年龄、职称、学历、专业方向、所任课程、能担课程、教学工作量、教学效果及性格、爱好等），学生的基本情况（如班干部的电话、学生的姓名、性别、所选课程、所得学分等），课程开设情况，学校的学籍管理规定，等等，还要学习和了解秘书工作常识，以便协助领导对各类教学相关的会议安排，对外交流与合作等做到场合适宜，程序正确，策划周全。

四、合理定位，以人为本，提高教学秘书的工作积极性

1.随着高校教学改革的进一步深化，学校应对教学秘书的工作予以正确定性和合理定位。在评定专业技术职称时，应将其定位在高校高等教育研究人员的岗位或根据所学专业也可挂靠其他专业技术系列，这样不仅使其所从事的工作与所评职称相符，而且有利于促进教学秘书在从事教学管理工作的同时，充分利用自己处于教学管理第一线的优势，积极为教学改革提供信息，有效获得教改的第一手资料，总结教改经验，发现教改中的新思路，进行教改理论的总结与创新研究，为学校深化教学改革出谋划策。坚持以人为本的思想，使教学秘书能够享受与其他工作人员、教师在工资、级别上的同等待遇[3]，激发教学秘书的工作热情，给他们提供一个合理的发展空间，以解决他们的后顾之忧。比如可以考虑给教学秘书类似于中队长的发展空间（中队长工作2年给予副科级待遇，4年给予正科级待遇，8—10年给予副处级待遇）等，以解决其个人的发展问题，保护他们的工作積极性，保证教学秘书队伍的稳定，促进队伍的知识化和专业化。

2.二级学院应对教学秘书在精神上给予关心、理解，在工作中给予支持、帮助。对于多样繁杂的工作，教学秘书难免要出现某些效果不佳或差错的情况，二级学院应给予理解和支持，帮助分析情况，找出原因，克服困难。如果教学秘书出于对工作负责的态度，坚持原则而造成误会，二级学院应主动帮助做好群众工作，支持教学秘书放下包袱，大胆工作。亦可根据二级学院的实情，将教学秘书的工作适当量化，给予适当的补贴，使教学秘书获得的报酬和岗位贡献相符。这有利于充分调动教学秘书的工作积极性，发挥其工作主动性，激发其创造性，将工作干得更好，从而促使基层教学管理工作更加优质高效。

3.开学初和学期末是教学秘书繁重工作的高峰期，可以通过勤工助学等形式选派责任心强、素质较好的勤工助学学生协助教学秘书工作，以更好地适时地完成工作任务。

五、结语

教学秘书工作是教学管理的一个不可或缺的关键环节，正是有了教学秘书的辛勤劳动、加班加点超负荷运作，学校的教学才那么生动、有序，学校这趟高速行进的列车才能在育人的大道上畅通无阻，学校应采取相应的措施加强教学秘书队伍建设，提高教学秘书地位，稳定教学秘书队伍，提高管理队伍的整体素质和管理水平。同时，教学秘书自身也要抓紧学习，在实践中总结经验教训，不断提高理论水平和管理能力。通过自己的特殊职能地位为学校教学管理科学决策提供信息和建议，更好地起到桥梁和纽带作用，充分发挥参谋、助手、咨询等作用，在保障正常教学工作秩序的同时，促进学校教学质量的提高和教学方法的改革。

参考文献：

[1]段玉玲.重视高校教学秘书工作，加强教学管理[J].高教论坛，2004，（2）：151-153.

[2]高来举，张爱中.高校教学秘书队伍中存在的问题与对策[J].北京工业职业技术学院学报，2007，6（1）：55-56.

[3]陈文贵，杨玉林.教学秘书在高校教学管理工作中的作用及队伍建设[J].天津职业技术师范大学学报，2002，12（4）：41-44.endprint