社交媒体文件管理保障体系研究
——基于多元主体协同参与的视角

何思源/中国人民大学信息资源管理学院

与传统文件档案管理相比，社交媒体文件管理的范围不再局限于形成机构与档案部门，而是广泛涉及参与社交媒体管理实践的多元主体。因此社交媒体文件管理需要构建多元主体协同参与框架，既有以开展业务活动为核心的文件形成机构和以传承文化为己任的档案馆、图书馆，也有以经济利益为导向的社交媒体服务提供商和第三方技术公司，还有要求实现特定利益的社会组织如高校、科研院所等。囿于利益诉求各不相同，上述主体在合作过程中极有可能产生冲突，影响合作的顺利进行。笔者分析了社交媒体文件管理存在的风险，探讨了如何构建社交媒体文件管理保障体系，旨在最大限度地降低合作风险、提高协同参与效率。

1 社交媒体文件管理存在的风险

一是合作框架尚未建立，各类主体无法有序、高效地参与合作。对于社交媒体服务提供商、第三方技术公司等主体来说，它们既缺乏参与社交媒体文件管理的外在强制力，也没有充分参与的内在动机。对于档案部门而言，档案部门理应在社交媒体文件管理中有所作为，但遗憾的是档案部门处于“缺位”状态，没有与社交媒体服务提供商进行密切合作，也没有有效参与图书情报领域主导的网络资源（含社交媒体文件）保存工作。

二是存在问责困境。在协同参与过程中，多元主体相互渗透、相互影响，这导致了公共责任与私人责任之间的界限渐趋模糊，责任归属往往难以判定。目前无论是法律法规还是政策、制度和标准，都没有对社交媒体文件管理领域相关主体的权利、责任与义务予以明确。在没有责任归属的强制性制度保障的前提下强调公共部门与私人部门责任共担，实质上增大了责任推卸的空间，增加了多元主体之间相互推诿、转嫁责任的可能性[1]。

三是存在技术锁定的问题。“技术锁定具有路径依赖性，其一旦形成，就表现为一定时间内的相对稳定性，且对潜在更优技术的开发和采用具有一定的抑制作用，导致转向其他替代性技术的障碍增大”[2]。社交媒体服务提供商或第三方技术公司可能会使用专有技术或特定软硬件产品，从而将用户“锁定”在该产品上，使得社交媒体文件管理实施主体逐渐形成技术依赖，阻碍新技术的开发与应用。

四是受合作方服务能力的制约，进而存在合作方违约风险。现阶段作为合作方的商业企业和社会组织可能因能力有限、动力不足等因素无法成为有效的参与者和服务提供者，能力有限表现为服务关系变更后服务质量不可控、合作方自行降低服务质量、合作方技术升级后导致信息受损或技术不可用；囿于社会治理结构的内部失调、合同存在不完备性、合同条款存在模糊性以及监管缺位，协同参与过程中的合作方很可能出现违约行为。

五是存在权力寻租风险。权力寻租指“权力人凭借一定的权力或制度进行的寻求财富转移而造成的浪费资源的活动”[3]。在社交媒体文件管理的实践中，政府部门与企业或社会组织进行合作的模式较为常见，在这样的模式下政府部门往往较为强势，主导了工作开展的全部过程，因而存在权力寻租风险，一旦发生权力寻租，社交媒体文件管理质量将无法得到保障，公共利益将会受损。

2 构建多维保障体系的举措

2.1 完善法律法规

首先，将社交媒体文件管理纳入电子文件管理范畴，在有关电子文件的法律、行政法规中体现其基本的管理原则，同时持续制定和更新有关条款。其次，在档案法及档案法实施办法等法律法规中明确肯定社交媒体文件的档案属性和合法地位，承认它是国家档案资源体系的有机组成。再次，在法律层面明确社交媒体文件的权限（尤其是所有权）归属和管理职责。大数据环境中，数据的平台依赖性、流动性逐渐增强，以社交媒体文件为代表的数据所有权归属问题日益复杂，权限归属的模糊会导致管理主体和管理职责的混乱，进而造成多元主体各自为政、资源重复建设的局面，影响社交媒体文件管理质量和效率。因此，需要以法律的形式明确规定社交媒体文件权限归属、相关管理主体的权利、责任和义务及其相互之间的关系。

2.2 加强顶层设计

保障多元主体协同参与社交媒体文件管理，亟需顶层设计与宏观指导，统筹涉及的诸多主体、各类要素，在更高层次寻求“合作难题”的破解之道。截至目前，美国、澳大利亚、英国等国家均已颁布国家层面的管理政策，以政策引领实践发展。如，美国国家档案与文件管理署（NARA）颁布了《社交媒体文件管理指南》，明确了社交媒体及其文件的内涵、社交媒体对文件管理的挑战、应对挑战的措施、制定保管期限表的考量因素、实施捕获的方法以及机构的文件管理职责等；《社交媒体文件捕获最佳实践白皮书》，明确了联邦机构使用的社交媒体类型、当前联邦机构社交媒体使用案例、社交媒体捕获工具和方法、联邦文件委员会研究结论、文件管理最佳实践、移交格式指南与最佳实践；《联邦Web 2.0使用和文件价值报告》，聚焦联邦机构如何借助Web 2.0工具创造和分享信息，以及与文件管理有关的关键事宜（但并未具体指出如何开展）。澳大利亚国家档案馆（NAA）颁布了《管理社交媒体》，规定了社交媒体与信息管理相关事宜（含社交媒体文件保管范围、社交媒体与第三方网站、社交媒体与“真实文件”、管理职责等）。英国国家档案馆（TNA）颁布了《文件收集政策》《业务选择政策：英国中央政府的网络资产》，规定了国家档案馆的档案收集范围（即收集谁的文件以及哪些文件将得以永久保存）、保管场所和移交时间，详细介绍了英国国家档案馆的政府网络档案馆项目（UKGWA）（该项目将社交媒体文件纳入网络信息资源范畴）。

带来的启示是：首先，制定社交媒体文件管理行动计划，明确目标实施路径，基于目标设定分目标，在每个分目标下分配所需行动及行动时间，并提供相应的实施性指南与最佳实践规范[4]。其次，在制度建设方面充分借鉴国际经验，完善制度体系建设：在“战略”层面，将社交媒体文件管理纳入档案信息化建设总体规划；在“战术”层面，针对实际情况制定《社交媒体文件管理指南》，对社交媒体文件概念、特点、性质、分类、捕获、归档、移交、鉴定、整合、处置、保存和利用等问题进行界定和说明[5]。

还要理顺管理机制，明确参与管理的主体构成及权责关系。在国家治理体系和治理能力现代化的时代背景下，国家治理体系的构建就是要使政府、市场与公民社会三者形成一种共生与互补的关系形态，并在相互耦合中形成一种整体性的制度结构模式[6]。因此，笔者借鉴国家治理体系的结构，提出社交媒体文件管理主体协同框架，主要包括以下五种角色类型：一是文件管理者，具体承担社交媒体文件管理职能，主要涉及文件形成者、档案馆和图书馆等文化机构、社交媒体服务提供商、非营利性社会组织等；二是技术支持者，包括社交媒体服务提供商、技术服务商和专业社会组织，负责设计开发对社交媒体文件进行捕获采集与开发利用的工具以及管理平台等；三是智力支持者，包括学术科研机构与普通社会公众，提供有关的方法、策略、制度等；四是政策支持者，即其他政府机构（非形成者），负责营造良好的工作环境；五是职能监督者，负责对相关主体履行社交媒体文件管理职能的具体情况进行监督、检查、评价、反馈。

2.3 建立监督机制

要充分发挥政府相关部门的外部监督职能，对形成机构和文化记忆机构履职情况进行考核，特别要对社交媒体服务提供商的文件管理能力提出明确要求并对其工作情况进行重点监督。此外还要畅通监督渠道，积极调动普通民众参与监督的积极性。

2.4 签订合作协议

签订权责明确的合作协议是多元主体协同参与社交媒体文件管理的重要基础，是有效避免风险的有力措施。书面协议既可以保护协议双方的正当权利，又能规范双方的承诺和行为[7]。美国国会图书馆与Twitter公司签订的《捐赠协议》[8]就是比较典型的合作协议，该协议涉及捐赠、版权、访问利用、处置、授权和管辖权的选择等。在签订协议之前，首先要明确各方利益诉求；其次要协调合作主体的多元诉求，实现互利共赢；最后要在合作协议中明确合作目的、协议制定依据、参与主体、各主体的权利与承担的义务、违约责任、保密条款以及合同的规范性条款等。考虑到社交媒体服务提供商的自发性及其经济利益的导向性，与相关主体签订协议时要明确提出其需要遵循的事项，对其行为进行规范和约束。就我国而言，政府部门在创建社交媒体账户时应与新浪、腾讯等社交媒体服务提供商签订协议，明确社交媒体文件管理需求，确保形成于社交媒体平台的文件资源真实、完整、可用、安全。

2.5 开展风险管理

社交媒体文件风险管理包括风险管理规划、风险识别、风险评估、风险应对和风险监控等，最为核心的就是风险评估，需要在风险发生之前或之后（危害尚未出现），对可能出现的隐患及影响进行识别、分析和评价，包括对风险本身、风险作用方式以及风险结果的界定。在评估过程中不仅要明确可能出现的利益冲突，也要明确风险出现的可能性、持续时间、危害大小、作用形式以及规避风险的合理措施等。

2.6 强化资金保障

要加大宣传力度，就形成部门而言，需要在项目可行性论证过程中突出社交媒体文件的凭证与证据属性及在业务活动中的支撑性作用；就文化机构和非营利社会组织而言，需要突出社交媒体文件的文化记忆属性和学术研究价值。通过宣传树立良好口碑，吸引多元主体参与其中，从而获取更多资金。此外，文化记忆机构也可以对社交媒体文件资源进行深加工，形成具有经济附加值的文化创意产品，通过销售等方式获取一定经济利益；也可以通过推行社交媒体文件付费使用的方式获取适度经济利益，如，在线社交媒体档案库对来访者设置不同权限，划分游客和付费会员。

2.7 提升人员的意识与能力

目前，多数形成机构特别是档案部门的工作人员尚未意识到社交媒体对文件档案管理的冲击与挑战，没有意识到社交媒体环境中生成的信息具有文件档案属性，自然也就没有联结其他主体共同进行归档保存或档案化管理的意识。因此，当务之急是要使相关工作人员充分认识社交媒体文件的性质、价值和特点，有针对性地开展管理活动。同时考虑到社交媒体文件管理本身的复杂性，需要借助多种继续教育形式不断提高工作人员的文件管理水平和跨领域、跨部门的合作沟通能力。