浅议机关档案管理工作

王志鹏

摘要：机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。机关档案室是管理本机关档案的内部组织机构，主要服务于本机关的工作、生产或科研等活动。机关档案室所收藏与积累的档案，不仅对本机关的工作或生产具有利用查考价值，而且其中具有国家和社会保存价值的档案，还是国家档案资源的重要来源。

关键词：机关档案；管理；问题；对策

中图分类号：G275 文献标识码：A

1引言

随着机关的发展与进步，人们对机关档案管理工作也有了更高的要求，要求机关档案需实现规范化管理。然而，在当下机关档案管理工作中，其工作的方式方法明显缺乏规范性，在很大程度上影响了机关档案管理工作的效率，已经不能满足机关档案管理工作发展的需求。所以，在新形势下，必须要加强机关档案规范化管理，使机关档案管理的方法更加科学、规范、有效，从而促进机关档案管理工作效率的提升，以及质量的提高，推动机关档案管理工作的深入开展。

2 机关档案工作存在的问题

2.1 档案员身份编制存在的问题

少数机关单位没有真正意识到档案的重要性，没有对档案工作进行认真的管理，存在敷衍的态度，且连基本的专职档案员都没有配备。一方面由于机关工作繁杂，人手编制不足，部分机关单位未配备专职档案员，采取聘用工勤人员、临时工和向下级单位借调人员等方式应付档案工作。另一方面主要是因为领导档案管理意识缺乏，没将档案工作作为机关的一项基础业务来抓。

2.2 机关档案归档立卷制度建设方面存在的问题

第一，办公室工作人员不能全部参与档案工作，不利于全员意识的树立。建立部门备案（备案）制度，需要建立档案室、由兼职人员组成的档案管理网络，以及负责档案收集、整理、移交工作职责的办公室。二是不利于理顺档案工作职能，明确各部门的职责和任务。有些单位没有实行部门备案（备案）制度，档案工作经常不明确，相互负责，造成档案的不完整收集。三，专职档案人员过大。档案工作很难在年底完成。我们必须雇佣社会档案，组织公司或临时档案人员来完成这项任务。

2.3 机关档案利用工作存在的问题

一是对于公共使用的限制，手续繁琐，严格控制。由于国家法律层面的原因，档案室主要是针对机关内部工作服务的，而早期的政府信息公开程度较低，许多档案未按要求转入档案馆。因此，公众很难了解政府信息的早期使用情况。二是采用原来的方式，使用效率不高。信息技术的飞速发展带来了社会的快速发展，但档案的发展速度相对较慢。三是档案业务基础薄弱，档案收集工作不完备。档案室收集官方文件，不收集其他文件和材料以及其他类型的档案是很常见的。

3 改善机关档案工作的对策建议

3.1 增强档案工作管理思路的创新，培养战略眼光

档案工作者首先要能够把握大势。如果我们具有了发展眼光和战略思维，善于从自身的小天地里跳出来，做到眼界宽广，胸有全局，从而更自觉的在大局下行动，正确的把握发展态势，始终走在时代的前列，我们的事业就能无往而不胜。其次学会辨证思考。学会用辨证的眼光看问题，就是学会立体的、全方位的、多角度的观察问题，就是要学会马克思主义立场观点方法去思考问题。因此既要从全局的角度看问题，也要从局部的角度想问题，既要从横的方面观察问题，也要从纵的方面思考问题，全局和局部总是相互依存的。最后研究重大问题。面对不断涌现的新变化、新情况，面对新的历史使命，能否保持头脑清醒沉着冷静，正确的把握时代的发展要求，把档案事业不断的推向全局，关键是我们要不断的学习，及时充电，永远使自己保持一种充满活力和动力的思想，接收新事物，研究新问题。

3.2 提高机关档案管理人员的综合素质

人是促使机关档案管理工作有效进行的关键因素。所以，提高机关档案管理人员的综合素质是实现机关档案管理规范化的重要保证。要将现代技术与机关档案管理工作结合起来，达到高效、安全、精准的目的，让机关档案管理工作步入一个良性循环，这就要求机关档案管理人员积极主动提升自身素质，更新知识结构，在实践中不断进行自我总结完善，运用自身的机关档案管理知识，与现代信息相结合，对现代信息管理技术加以掌握，使自己成为复合型人才，提高机关档案管理人员的专业素质和综合素质。通过提升素质有利于推动机关单位档案管理规范化的实现。

3.3 积极应用先进的信息化技术管理机关档案

目前，机关档案管理的工作量逐渐加大，其难度也有所增加，机关档案管理人员的压力越来越大。在信息化的背景下，相关机关应转变档案管理思想，与时俱进。实现利用信息化技术管理档案，是机关档案管理工作发展的必然趋势，机关单位也应该顺应这个趋势，引进先进的技术设备运用先进的科学技术手段来帮助档案管理人员管理档案。利用信息化技术管理机关档案，进行储存、编目、检索、查阅等环节工作，可以减轻工作人员劳动强度，节省空间，提高工作效率。机关档案管理人员利用计算机录入档案信息，然后进行电子化归档，建立数字化系统，可以确保查询机关档案更加方便。只有这样，才能使机关档案管理工作实现规范化。

3.4 完善机关档案管理的各项规章制度

机关档案管理规范化需要科学严谨的规章制度来作保障，规章制度的科学性、严谨性是机关档案管理规范化的重要基础，能够让档案管理工作更加的规范化。因此，机关要顺应形势需要，坚持走依法治档的道路，建立一整套行之有效的档案法律法规，建立健全档案管理规章制度，如机关档案借阅保密制度、整理归档制度、鉴定销毁制度、库房管理制度等，只有这样，才能使机关档案管理工作有章可循、有法可依，从而使机关档案的管理更加规范化。

4 结束语

档案工作者应积极投身于机关档案建设的浪潮中，增强创新意识，增强现代化意识，调整知识结构，主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机网络技术的能力和水平，不断提高自身素质，才能成为档案工作的行家里手，成为新时代合格的档案管理者和服务者。

参考文献：

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