关于档案管理的数字化建设问题研究

钟幸妮

【摘要】随着科学技术的发展，计算机技术渗透到各行各业，数字化在档案管理工作过程中得到了广泛的应用，其能够有效提高档案管理的工作效率。怎样在档案管理过程中实现数字化管理，主要从哪些方面进行考虑，这是各个部门需要思考的问题。本文分析了档案管理数字化的相关资源配置问题、体制机制建设问题等，给出了具体化的建议，以供参考。

【关键词】档案管理；数字化；建设

一、档案管理数字化的相关资源配置问题

档案管理的数字化建设是一项系统性的工程，其需要通过各个部门之间进行合作，全方位、多层面去准备，还需要持续、长期的进行。目前来说国内大多数单位的档案自动化管理系统获得非常大进步，但是因为我国档案管理信息化发展起步相对较晚，基础设施还不够完善，在档案管理现代化的过程没有稳定的资金以及配套的政策保障，使得工作难以顺利开展。

（一）加强硬件资源配置

与以往档案管理的模式相比，新时期下数字化的档案管理必须要从精度和效率等方面有质的提升，实现档案管理的数字化建设必须要对硬件、软件以及网络等核心资源进行升级。因而在拥有一定资金投入为档案数字化建设提供保障的前提下，各种资源进行有效、合理配置就成为目前首先需要解决的问题。在档案管理数字化的过程中，对于需要的硬件设备，如计算机、扫描仪以及打印机能，应该使用分类的原则来进行配备和更新，还需要做好档案保存的工作，避免虫咬霉变等情况出现，更要做好防盗、放火的工作，有条件还要在档案室添置中央空调、安装摄像头等确保档案的安全。

（二）加强软件的更新和稳定性

档案管理数字化需要的软件要求分为应用软件与专业软件两个部分，现阶段，对于档案管理数字化来说，档案信息资源建设是实现档案信息化管理的核心任务，是档案信息化建设获得实际成效的关键步骤，也是整个档案工作的中重中之重。目前档案室馆藏档案的目录及重要的、利用率高的原文数据，其资源形式较为单一。此外，在资源利用过程中，暴露出部分數字化信息有误、原有目录著录信息不便于检索查阅、数字化原文满足不了日益增长和变化的利用需求、数字媒体资源相对匮乏等问题。为此，就需要采取多种措施，在服务利用中不断加以丰富和完善资源，不仅数量上保持增长，而且内容形式上趋于多样，并建立档案数字化长效机制。实现档案的信息化管理不单单只是在技术上实现改变，更为重要的是在档案管理的过程中工作人员要从管理观念、管理方法等各个方面进行提高。

（三）加大政府的投入力度

最后政府应该帮助档案管理数字化的发展，不断加大对与档案管理基础设施的投入力度，加强培养相关专业人才的力度。政府还需要做好档案管理工作的预算，对一些重点支出的项目必须要进行详细说明，除此之外政府还需要做好档案保存以及档案借阅等房间的建设以及相关配套设备的购买。实现档案管理现代化应该首先搭建质量较高、安全性能较好的网络设备，进行档案管理的过程必须要具备较高的独立性，实现内部管理网络和外部的公共网络的物理隔离，这样就可以确保档案数据的隐密性；在网络数据交互方面，应对用户实行分级授权处理，并请较为专业团队来监控，保证档案数据具备较高的安全性。

二、档案管理数字化的体制机制建设

开展现代化的档案管理，严格的标准化档案管理操作流程必不可少。国内档案管理标准是从20世纪80年代之后才开始慢慢制定的，目前已经形成了初步的档案管理标准化体系。目前国内档案管理上基本上处于一种非常疏散的管理环境。再加上档案中含有许多较为敏感和复杂的内容，一般的企业以及政府部门都是采取档案自行管理的方式。而各个单位内部自己制定的档案管理标准就和现阶段其他部门档案管理标准出现了不同的地方，造成没有办法实现完美交接的情况出现。若是这种现象一直持续下去，无疑会对国内档案管理现代化进程造成阻滞作用，再加上档案管理方面的电子技术还不够成熟，使得计算机和互联网发挥的空间十分有限，因此必须要加强档案管理数字化的体制机制建设。

在逐步完善档案管理数字化的体制机制的过程中，正确地处理保密性和开放性之间的关系是非常重要的，所以应该建立一套可以在开放环境之下确保档案安全的数字化管理措施。从本质上来说，档案管理数字化应该是开放的，可以吸收和传送大多数的信息资源，但与此同时数字化也需要保障信息资源的安全。单位每年新增档案许多，其中70%因凭证作用而需数字化扫描。为此，借助现代信息技术，建立长效机制，保证顺利完成新增档案的数字化加工。

首先，需要制定与电子文档安全相关的管理制度。其次，还要辅以相应的工作人员进行监管，这样体制才可以正常运转。再次，需要进一步完善一系列的激励机制与考核机制。各个单位要以不断完善档案管理系统为依托，不仅确保每一份员工档案都能妥善保管，每一份员工档案的去留都能完整纪录，每一份纸质档案都有电子数据备案，还要做到每一个档案柜都可以明确标注。

三、提升工作人员的能力

要实现档案管理的数字化，就要提升档案管理人员的综合素质，培养出具有现代化档案管理能力的工作人员。在目前的档案管理环境之中，由于计算机和互联网等新的科学技术不断涉入，这就要求新时期下负责档案管理的相关人员必须应该具备计算机基本的操作技能，但是目前这种复合型人才的数量是非常少的，现阶段大多数公职人员无法很好地操作电脑系统。与此同时，因为目前档案管理人员群体的结构非常不合理，造成档案管理人员的整体素质偏低，这就严重影响了各个单位档案管理工作的顺利开展。

对档案管理数字化人员素质培养的内容主要有意识转变、观念培养以及职业素养提升三个主要方面。对于从事档案管理的工作人员来说，必须要具备忧患意识与全局意识。进行数字化档案管理的过程中，首先要为档案管理人员提供较好的工作条件，提高待遇。档案现代化的过程中需要复合型人才的参与，负责档案管理人员在做好本职工作之外还需要掌握财务管理、计算机技术以及文字编辑等知识。其次，档案管理人员还需要具备创新意识，按照规章制度制定相应的技术措施来确保安全制度的有效性，需要广泛开展档案工作的科技研究和创新活动，不断提高档案工作中的科学技术的含量，不断引用新的信息技术运用到档案管理中去，加快档案的信息化建设，大力推进档案现代化建设。此在档案管理现代化的过程中企业需要培养综合素质较高的工作人员，借助不同的形式以及多种类型的措施，使参加培训的工作人员能力可以得到大幅度的提升。最后还应该树立产业意识，借助信息化的发展带动档案管理的产业化，逐步形成档案管理的产业优势，现阶段，相关部门对此也越来越重视，正在有计划培养负责档案管理的工作人员，以满足目前档案管理数字化的进程。

四、小结

档案管理的数字化建设是一项系统性的工程，实现档案管理的数字化建设首先必须要对硬件、软件以及网络等核心资源进行升级，其次要制定严格的标准化档案管理操作流程，建立一套可以在开放环境之下确保档案安全的数字化管理措施，最后要提升档案管理人员的综合素质，培养出具有现代化档案管理能力的工作人员，为档案管理数字化提供强有力的保障。

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