如何构建“科学 规范 高效 共享”的学籍管理体系

卢爱军

[摘 要] “十九大”报告提出“大力发展职业教育，弘扬劳模精神和工匠精神”。随着职业院校学生生源结构的多元化以及现代化管理手段的发展，依据当今高校以人为本、依法治校的办学理念，传统滞后的学籍管理模式已不能适应高职院校办学需要。从学院学籍管理现状分析入手，为高校学籍管理工作提出建设性意见。

[关 键 词] 学籍管理体系；高校；以人为本

[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）21-0190-02

学籍管理为动态过程，内容构建具有多元化、多层次、多方面特点，是政策性、责任性比较强的一项工作，更是一项严肃的工作，受到广大师生和家长的关注，因此搞好学籍管理，对维护我院良好的教学秩序，具有重要的现实意义。我院是北京市政府批准、教育部备案的全日制高等职业学院，“一院四区”办学格局下设园艺等八系一部。学院开设普通高职专业40个，全日制在籍学生4000余名，157个教学班。面对招生形式多样性和生源结构的复杂性，学籍管理工作有一定的复杂性和艰巨性。随着我院领导重视力度的提升，教务处学籍管理人员在共同努力下，终于使我院学籍管理工作呈现出健康、持续、稳定的发展状态。我们在工作中坚持做到以下几个方面。

一、制度建设落实处

（一）完善建设体系，细化管理环节，保障管理过程稳定性

随着2017年教育部高校学生管理41号令的出台，2018年北京市教委关于高校学生转学工作、学生学籍信息修改等一系列细则出台，我院针对原有的学生学籍管理规定进行了修改、更新与完善。

1.建立健全学籍管理制度，用科学完善的制度规范管理，做到有章可循，有法可依。

2.学籍管理过程规范化，现代高等职业教育学籍管理工作，应强调严格管理的同时创造一种宽松的环境，发挥学生的聪明才智与主观能动性。在管理过程中服务学生，通过学籍管理激励学生，培养学生的创新精神及创造能力，促进学生成长。

3.学籍档案管理规范化。首先确保纸质档案、电子档案、教育部学信网上信息一致性。其次确保档案资料的完整性、连续性、准确性、真实性。使用统一规范的档案盒存放，对档案资料及时收集整理、建表建册、分类归档、及时移交存档。

（二）层层把关，打好“控流保学”攻坚战

休学及退学手续办理程序中加强资格审核及过程审批制度。必须由学生本人及家长提出申请，系部审查同意，教务处审核，学院办公会议审核通过后，最终由教务处办理手续。对于未办理任何离校手续，就离开学校的流动生，学校需协助班主任为家长以及学生作思想指导工作，告知两者将手续办理完整。若学生休学期满，学院应告知复学学生信息，并将详细资料做好存档。

（三）工作灵活性，保障学籍审核工作高效

1.确保学信网学籍库真实、准确。对于新生注册、毕业生注册和学年注册三大注册工作，加强过程管理，树立“学生自己对自己负责，老师对学生负责”的责任意识。新生信息上报前要求学生本人进行确认签字，上报完成后要求学生在学信网二次查看，毕业备案信息班主任及学生第三次确认签字。通过三次老师与学生确认来保证学籍库的真实、准确与稳定。

2.及时处理学生学籍异动，完成即时上报。每学期期初辅导员网上完成本班到校名单的确认，根据每学期期末考试的缺考再次确认在校学生情况，时时关注未到校学生动态。加强系部沟通，对问题学生及时预警并进行学籍处理。

（四）重视工作细节，保障学生符合毕业要求

学历注册方式为电子注册，学历注册针对即将毕业的学生，为其毕业资格进行审核，为学生做出“毕业”“结业”标志，在电子注册过程中需对学生学历进行严格管理，使人才市场工作具有真实性。严格按照教学计划对学生的毕业资格进行审核。同时，由教务处统筹安排，做好毕业答辩、补考等相关工作。

在学生电子注册后，对学生信息进行全面整理。如需本人签字部分，必须监督本人完成签字工作，学院学籍管理人员应做好监督，保障学生所填写信息具有准确性、可靠性。经过几年实践后，我校建立数据操作管理体系，保障学籍管理符合预期电子注册目标。

（五）健全管理机构，形成一支稳定、高素质的管理队伍

我院学生管理体系为二级管理体系，教学管理依旧采取“大教务”管理方式，其内容为学籍管理以及教学管理工作皆由教务处全权负责。学籍管理为我院教务处工作核心环节，对于学籍管理队伍，学院领导更是从政策上给予全方位保障。（1）完善学籍管理队伍建设，從人员编制、学历水平，确保学籍管理队伍的年轻化、专业化。（2）为学籍管理人员提供更多的外出学习与培训机会，使学籍管理工作人员综合素质进一步提升，并强化学籍管理工作人员服务意识以及业务能力。（3）增加学校培训力度，在一定时间内组织教学管理人员、教学秘书等进行学习、交流，并对相关文献进行分析，使管理水平进一步提升，最终使我院学籍管理工作朝先进化、规范化方向发展。

二、科学管理推动效果提升

学籍管理工作是保证学院教学秩序正常运行的基础，也是保障学生利益的根本，所以学籍管理工作应坚持以人为本、规范管理。我院学生人数较多，生源较广，学生一般会分布在四个校区及多个教学系部中，所以学生学籍具有较高复杂性，我院采取目标管理方式，将岗位职责进一步细化，使责任落实到个人，分工更加明确，工作井然有序，使工作效果更加理想。在学籍管理工作中主要采取的方式为：“六个一”。

（一）突出一个“早”字

在做任何事时应做到早准备、早动手、早争取。在学籍管理过程中要求一年级班主任在第一次为学生注册时，便将学生身份证、户口本等详细信息进行收集并做好备份。这种方式能够在最早时间了解学生的具体情况，可以在学籍管理中掌握主动。实践证明，只有做好充足准备才能使学籍管理工作顺利开展，达到预期目标。

（二）做到一个“勤”字

我院学籍管理人员对学生资料文件以及学籍档案应做到勤看、勤整理。若学生为特殊群体应在做好标注后做到勤沟通。并做好勤学习先进管理理念，将理念付诸行动，实现协调发展，提升个人职业能力。

（三）把握一个“细”字

学籍管理工作如上文所述较为复杂，所以在工作过程中存在较大困难，每一位学生都是从登记、建档、毕业审核到最终的证书填写发放，所以在工作中应当做到细致，保障工作符合实际，实现无差别管理。

（四）力求一个“准”字

收集学生各种数据资料对学院来讲有重要作用，可以辅助教学管理、掌握教学动态等。所以，在学籍管理过程中应保证学生姓名、性别、出生日期等信息真实、有效。学籍管理工作不是小事，应力求精准，保障学校各项事务的有效开展。

（五）要求一个“严”字

在学生入学、考试、毕业等环节，学籍管理人员应做好监督、管理工作，这些工作也是学籍管理的核心工作，能够贯穿学生入院到毕业的整个过程，在工作开展过程中，应当做到严格审核、细致管理、环环相扣、保障学生毕业质量以及保护学校声誉。

（六）保证一个“齐”字

首先，应保证学籍档案齐全，其次保证各种文件以及档案材料明确分类，实现一体化管理。学籍管理工作不只贯穿学生的全部学习过程，并且会对学生毕业若干年产生影响。比如，在补办学历证明以及回复用人单位毕业证书是否具有真实性方面能够成为有效证据。

三、以人为本人性管理

学籍管理工作属于服务性质工作，在工作过程中应坚持以人为本原则，做到优质为学生服务、为教师服务、为社会服务。

（一）应用“学生学业学籍预警”制度

我院学籍管理工作已经从传统“事后处理型”管理方式转变为“事前、事中预防型”管理方式，若学生为“后进生”应做到早发现、早教育，若学生由于学习成绩较差最终临近留级或者在退学时应提前告知学生，对学生学习过程将面对的问题作出警示，充分将人性化管理融入学生管理中，使学生能够及时发现问题。

（二）利用法律合法维权

伴随着我国法律体系不断完善，学生维权意识正在不断提升。学院为保护学生的合法权益，成立了学生申诉委员会，由院级领导、教务处、系部负责人、教师、学生代表组成。通过申诉，给学生提供个人权益的平台，将自己的观点予以阐述。

（三）促进和谐，增进沟通

在做好学籍异动的同时，还要做好学生异动的善后工作，教务处负责联系各系部主任，了解学生情况，并安排系部与家长沟通，做好家长及学生的思想工作，创新社会、学院、家庭三位一体的育人模式。

（四）完善未畢业学生的学籍管理工作

对完成教学计划却有成绩不及格的学生，发放结业证书。这类学生在求职过程中，会面对较多实际问题，部分学生家长情绪较为激动，学生内心则是较为焦虑。我院一直坚持顶住压力，保证所颁发的每一个证书具备真实性、严肃性。同时做好结业学生思想引导工作，积极提供教学条件，帮助学生备考。在结业后半年至一年内参加学院组织补考，成绩合格后，及时换发毕业证书，并完成网上备案工作，学院和学生家庭矛盾逐渐消融，使学生焦虑情绪消除。

四、信息处理占先机

随着我国教育工作不断发展，学院管理信息化不断加强，学籍管理手段信息化使工作效率进一步提升。我院于2007年引进使用教务网络管理系统，系统包括资源、计划、教材、排课、考试、成绩、学籍、实践教学、考评等管理子系统。通过系统，学生可随时查询个人学籍信息及学业状态，教师可以看到下达的各类教学任务，同时，通过网络管理系统完成学院各类数据采集的上报工作，及学生成绩统计与分析等工作。通过几年的实践和不断完善，现在各个子系统稳定运行，使我院信息处理能力以及速度进一步提升，实现学院资源共享，最终构建科学、严谨的学籍管理体系。

总之，学籍管理工作无小事，如出现差错，严重的话可能会影响学生的一生。在这种理念的指引下，我觉得学生学籍学历管理确保无误是红线，这就要求学籍工作人员要增强责任感，用细心、热心、耐心、诚心克服任何艰辛，做到零差错，将学生满意作为检验我们工作好坏的最高标准。现代职业教育已经呈现出教育大众化、现代化特点，所以我们应思考的问题还有很多，只有不断实践研究，不断学习国内外先进经验，并根据实际情况作出调整，才能使我院学籍管理水平登上一个又一个高峰。