大数据时代独立学院档案管理的路径探析

薛艳梅

大数据时代，独立学院的档案基本具备了大数据量大、多样、高速处理、真实性、价值性的特征，呈现出数量增长迅猛、种类多样、潜在开发价值高、真实权威的特点。独立学院档案管理存在意识落后、力量薄弱、数据处理能力不强的问题。独立学院档案管理的新路径包括：重塑档案管理模式、提升档案管理适应力、加强档案信息平台建设、转变档案管理理念。

独立学院是中国高等教育办学体制改革创新的重要成果，是国家为扩大高等教育资源，按照全新的机制和模式创办的本科院校。作为独立学院管理工作的重要一环，档案管理肩负着记载历史、传承文化、服务发展的作用。伴随着大数据时代的来临，大数据的理念及技术已经深刻影响到社会生活的方方面面，独立学院的档案管理和服务模式也受到了严峻挑战。因此，在大数据时代，探析出一条档案管理的新路径，对于独立学院的发展具有重要作用。

1 大数据的特点

目前，学界对大数据特点的研究数不胜数。一般来说，目前公认的特点主要包括数据量大（Volume）、真实性（Veracity）、价值性（Value）、多样性（Variety）、高速处理（Velocity）等几个方面。

2 独立学院档案特点

与大数据的特点相似，独立学院档案主要有以下几个特点：

2.1 数量增长迅猛

独立学院档案数量的迅猛增长主要源于以下原因。一方面是由于随着独立学院各方面的快速发展，日常的教学、管理工作中时刻都在产生各类档案数据；另一方面是由于无纸化办公技术的发展以及信息化、数字化档案建设的工作需要，以半结构化和非结构化为主的电子档案、数字化档案呈几何级增长。

2.2 潜在价值高

独立学院的档案具备一定的开发价值，但档案大多被用来做相关迎检材料或管理活动中的学生各类证明，大量有价值的数据没有得到充分的开发和利用。因此，档案数据具有很高的潜在价值有待开发。

2.3 真实权威

档案的有效收集及利用，与独立学院的教学和管理工作的开展有着密切的联系。与其他信息数据相比，档案自身属性决定了其具有权威性、真实性、可靠性的特点，档案数据对学院日常工作的开展具有重要的作用。因此，正确利用档案信息进行的研究和制定的决策更加可靠、权威。

3 大數据时代独立学院档案管理存在的主要问题

3.1 管理意识落后

独立学院在办学之初，所有的档案都是放在母体高校统一进行管理的，在管理模式上具有依赖性。随着教育体制的不断发展，独立院校逐步从母体学校中分离出来，但管理经验的缺乏导致对档案管理工作往往不够重视，管理模式仍停留在“重保管、轻利用”的阶段，缺少主动服务的意识。

3.2 管理力量薄弱

独立学院档案管理普遍存在人手短缺、能力不足的问题。档案部门受重视程度和资金投入的限制，档案收集范围小、利用率低，档案管理服务人员多为非档案专业人员，专业性和积极性欠缺使档案服务人员队伍整体水平偏低，运用信息技术处理档案数据的能力不足。

3.3 数据处理能力不强

大数据时代，档案的信息量在短时间内大量增加。在大数据需求信息的快速定位、数据价值的深入挖掘等方面，独立学院尚未具备足够的数据处理能力和服务水平。

4 大数据时代独立学院档案管理的新路径

4.1 重塑档案管理模式

由于独立学院普遍历史较短，正所谓船小好调头，独立学院可以秉持大数据理念，突破传统高校档案管理思维，拓展档案来源，扩大档案信息收集范围，做到能收尽收，能归尽归。档案不仅包括传统的文件、报表等资料，也包括管理运行和教研活动中具有价值性的网络平台数据及影音等信息记录。同时，应当规范二级单位的归档范围、内容、时间以及工作程序，努力扩大档案信息的利用服务范围，发挥档案信息资料的最大效能。

4.2 提升档案管理适应力

独立学院应当结合自身发展需求和大数据的特征，加强档案管理的顶层设计，制定档案管理服务体系建设规划。在配备防火、防盗、防高温、防光、防腐蚀、防虫、防潮、防酸等 “八防”设施设备的基础上，加大档案管理工作软硬件的投入，引进信息技术专业人才，组织现有档案管理人员开展业务培训，全面提升大数据时代下档案管理工作的适应能力。

4.3 加强档案信息平台建设

规范的操作标准和流程是信息平台建设的前提，独立学院首先应当建立基于信息数据生命周期的标准规范体系，为大数据理念下档案信息平台建设和运行提供保障，以实现海量档案信息的规范存储、高速查询和处理，提高档案管理效率。

4.4 转变档案管理理念

大数据时代，独立学院档案管理工作不应仅仅停留在传统的被动服务阶段，而是应当结合大数据处理的技术手段，对档案信息进行挖掘、统计和分析，最大程度地发挥档案数据信息的价值，主动服务学院各方发展需求。同时，档案管理人员应当秉持主动热情的服务态度，做好档案管理工作，树立良好的服务形象。

4.5 提升档案信息源可靠性

大数据时代，需要进一步通过宣讲档案法规、开展档案规范化建设培训等途径，增强档案信息提供者的档案信息法制观念，以提升档案信息源的真实可靠性。

（作者单位：江苏师范大学）