人力资源管理视角下的人事档案管理工作

朱美玲

【摘要】一切经济、产业的发展都依托于人力资源，人力资源是一个国家、城市的核心，而人事档案是企业进行提拔、任用的基础，只有完善了人事档案才能进行人力资源的合理调配。人事档案管理渗透于人力资源管理體系中，通过对人事档案资源进行深入的分析，帮助企业进行人力资源规划和人才的招聘。人事档案管理工作的进行，对于企业的长期可持续性发展有重要作用。本文主要为了促进入力资源管理人事档案管理的进一步发展与时代，并就出现的问题提供一二点建议。

【关键词】人力资源管理 人事档案 管理

人事档案管理就是进行人事档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的记述和反映个人经历和德才表现的文件材料，并以个人为单位组合起来，以备考察。人事档案的整理归类，能够真正实现管理者以人为本的大方针，重点进行人的开发，使用科学的方法对人力物力财力等资源进行合理的调动和分配，以使企业达到一个最佳状态。

一、人力资源视角下人事档案管理的短板

（一）人事档案内容失真并且不完备

在现在的时代大背景下，众多企业没有认识到人事档案的重要性，出现了许多人事档案造假的事件发生，致使人事档案的真实性和完备性纷纷遭到怀疑。在制作模板时过于单一，缺乏针对性，参考价值不大。人事档案管理处于一种被动，所以说，员工档案的不完整，致使档案的整理管理形式只剩下了空壳，许多这种人事档案材料都是一些对现代单位来说几乎没有什么参考价值的信息，真正关系到当事人的能力特长、工作业绩等方面的资料则少之又少。

（二）人事档案管理水平和技术低下

一切制度的实施都要有一个专业的管理团队，而有多数企业管理方式落后，没有进行及时更新，不能满足时代要求，导致人事档案管理工作缺乏科学性，降低了工作效率。而且很多企业对于人事档案科学管理没有正确认识，没有配备足够的人力、物力、财力，而且各项设施陈旧落后，不能同步，多数人事档案还留存在纸化保存。部分企事业单位的人事档案管理者专业素质较低，缺乏理论知识，对人事工作的开展没有足够的认识，对人事档案工作的理解过于简单化、片面化。有一部分企业没有较为专业的从业人员对档案进行整理和分类，人事档案管理者的管理水平不足，并且在收集档案材料的过程中应付了事，使得材料的真实性和可靠性难以得到保证。

（三）忽视了人事档案建成后的利用开发

人力资源管理在社会上还是处于一个刚刚起步的状态，在人力社会保障局还在一个相对落后的状态，整体的形式来说，并没有认识到人事档案管理的重要性，以及对于人才开发和人员配置的指导性作用，所以造成人事档案并没有专门的人员来管理，一般都是由行政部门等相关部门来代替，而他们对于档案的收集、归档、整理、装订等事宜并不甚了解。并且许多企业并没有充分利用人事档案，在档案建立完成后便不再进行翻阅，将之束之高阁，这些现代单位没有对人事档案进行充分的运用开发，使得人事档案对于人才培养方面的帮助没能体现出来。

二、人事档案管理过程所暴露出的问题解决思路

（一）加强落实人事档案的收集和完备

现代的人力资源管理应该跟得上时代和企业的要求，过去迁腐、单一、落后的管理人事档案的方式是注定要淘汰的。要最大化地充实人事档案材料的相关内容，以便于在现代单位需要查询或者需要进行人才培养工作时，能尽快地提供相应的信息支持，能够更加准确及时地了解到该员工的基本情况及相关能力水平。不断收集、补充档案信息，扩大信息资源是必须做好的基础性工作。在各个环节也都秉持严谨、科学的态度。在信息的收集上，管理人员应注意核对相关证书和资历，在涉及学历、经历或发明等重要的方面，应要求员工提供相应的证件证明的复印件，此外，档案的信息也不能太陈旧或单一，应该能进行面目、身份的识别。在档案的补充和更改上，更要发挥全体人员的积极性，而不仅仅是管理人员，要使全体员工配合好档案管理人员的工作，及时补充和更新

（二）完善人事档案管理团队建设、提升管理水平

人事档案管理人员应具备对应的管理工作经验，具备一定的专业素养，这些都将体现在工作过程的行为中，这是人事档案规范化管理的根本保障。要对人事档案和人力资源理论知识有深入的认识。领导者和员工必须意识到加强人事档案管理是企业规范化管理的重要环节；对有关人员进行与档案管理相关的法律法规、行业标准的培训，这是与行业接轨、同步前行的基本条件；提升管理人员人事档案管理的操作技能。人事档案信息化建设、现代化的人事档案管理系统建设等，先进的管理知识和管理方式要积极运用到实际工作中。提升人事档案管理者的工作能力也是第一要务，需要加大培训力度，增加工作人员的相关工作知识，培养工作经验，强化工作技能，增强对于人事档案管理工作的认识。

（三）充分利用人事档案整理成果，完善制度建设

在企业内部人事档案整合结束后，一定要对其功能进行发掘，使其派上用途，最终促使人力资源在企业内部的健康发展。完善的人事档案是人力资源管理的基础，是提高人事档案质量是维护人力资源理、促进入力资源可持续发展、合理开发利用的重要保障。要提升人事档案管理工作的质量必须建立健全人事档案管理制度。深化人事档案管理制度的当务之急是根据新时期、新情况、新目标制定更为科学化、合理化的人事档案管理制度，还有一些情况是因为整理不当造成使用时检索繁琐，所以应按照人事情况设备档案的分级类目，用阿拉伯数字来表示类目的等级，以方便对档案的检索。在人力资源管理规划编制的进程中，人事档案资料可以让企业高层管理者与决策者对人力资源的走势有一个明确的认识，这就为发展战略目标的科学性制定奠定了基础，同时也大大降低了企业优秀职工“跳槽”现象出现的几率，对其实际需求有一个整体的认识，从而有选择性、目的性的实施激励策略。

三、结语

企业中人事档案管理相关人员应该注意提高自己的行为素质，办事能力，紧跟时代潮流，将人事档案管理与国际化接轨，为企业发展做出更大的贡献。所以我们可以说，完善并且规范的人事档案管理工作是现代人力资源管理工作的基础，也是一个现代单位想要蓬勃发展以及进步的必要前提。

参考文献：

[1]严春芳.基于现代人力资源管理视角的人事档案管理工作[J].物流工程与管理，2014，（12）.

[2]王海唐.浅议现代人力资源管理视角下人事档案管理的变革趋势[J].机电兵船档案，2015，（23）.