探究技工院校档案信息化管理的有效途径

常朝霞

[摘 要]近几年，随着社会发展过程中表现出对技术技能型人才的强烈需求，技工院校的发展开始受到广泛关注，技工院校的招生规模也得到了适当的拓展。受此影响，技工院校档案管理工作复杂化程度明显提高，只有结合信息技术的应用制定科学的档案管理措施，才能够促进档案管理效率的提升，支持档案资源的优化利用。

[关键词]技工院校；档案管理；信息化建设

加快档案管理工作的信息化建设，能够实现对技工院校档案资源的全面整合，促进档案资源的优化利用，对档案资源价值的发挥和技工院校办学工作的优化开展产生着相应的积极影响。因此新时期要加强对技工院校档案管理信息化建设的重视，并制定完善的信息化管理措施，逐步提高档案管理水平，为技工院校各项工作的开展提供相应的支持。

一、技工院校档案管理信息化的内容

对技工院校檔案管理工作信息化建设内容进行系统的研究，发现在当前社会背景下，结合技工院校档案管理工作的具体要求，应该从以下方面开展档案信息化建设。首先，将信息技术融入到技工院校档案管理工作中，促进教学档案管理、学生档案管理等工作的改革创新，并且制定完善的计算机档案管理系统，实现对各类型档案数据信息的搜集和整理，促进院校档案管理工作逐步呈现出信息化和规范化发展状态。其次，基于信息技术应用的对学生档案管理制度进行完善。学生档案是技工院校档案的重要组成部分，在探索档案信息化建设的过程中，为了突出学生档案管理工作的系统性和规范性，增强档案管理服务能力，要结合信息技术的应用建设信息化的档案管理制度，促进学生档案管理呈现出信息化发展态势，逐步提高档案管理工作的整体发展效果。最后，在应用信息技术的基础上，完善档案资料的搜集、整理和归档工作，保证档案资料的完整性。同时，基于信息技术的应用，还应该针对资料质量进行评估，明确不同资料的价值，进而保证资料管理质量的进一步提升。

二、逐步构建技工院校档案管理信息化模式的途径

为了能够逐步改善技工院校档案管理现状，促进档案管理信息化水平稳步提升，在组织开展档案管理工作的过程中，技工院校要制定更为完善的档案管理规划，支持档案管理信息化水平的不断提高。

1.对技工院校档案管理体制机制进行完善

在技工院校针对学校教学档案探索信息化建设的过程中，首要工作就是要对工作体制进行适当的调整，为教学档案信息化建设提供相应的支持。在实际工作中，要对教学档案进行适当的分类，按照标准和范围对档案进行划分，进而结合不同的档案类型对不同工作人员的工作责任和工作权限等加以明确，避免在档案管理工作中出现信息遗漏和信息错误的情况，影响档案管理工作的真实性和可靠性。同时，借助信息技术开展档案数据信息的搜集和整理工作，要对档案信息搜集和整理人员实施有效的教育和培训，保证档案管理人员能够适应信息化档案管理工作的实际需求。另外，学校也可以组织档案管理人员到重点高校中进行参观学习，借鉴重点高校档案管理信息化建设工作经验，争取能够提高档案管理信息化建设技术水平，构建更加完善的档案管理体制机制，为档案管理信息化建设水平的提升提供有效的支撑。

2.积极组织开展集成化档案管理工作

档案管理信息化的一个重要建设和发展方向就是管理的集成化，实现对各项信息技术的整合应用，促进整体管理效率和效果的提升。技工院校在针对学校办学档案进行管理的过程中，一方面要借助信息技术的支撑提升整体管理效果，另一方面为了能够在实际管理工作中彰显整合优势，调动各部门参与档案管理工作的积极性，实现各部门的团结协作，还要加强对档案管理信息化联动体系的构建，保证能够将学校的各个部门有机联合在一起，借助信息技术的应用对档案管理工作加以改革创新。在具体工作中，技工院校可以尝试引入档案管理集成化系统，促进档案搜集、整理、归档、查询和借阅都能够实现有机集成，增强技工院校档案管理工作与学校教科研工作的契合度，真正在学校办学需求下开展档案管理工作，进一步提高档案管理效率和效果。如此，在信息技术的支撑下全面推进档案集成化管理，能够促进管理工作水平的提升，对技工院校档案资源的应用和教科研工作的开展都产生着相应的积极影响。

3.创设档案管理方面的标准化建设程序

技工院校档案管理工作涉及到人事档案、科研档案、教学档案以及学生档案等，档案内容复杂繁琐，并且整体信息量相对较大，对档案管理人员的工作要求也相对较高。受此影响，在技工院校办学规模逐渐拓展的情况下，传统的档案管理工作已经难以与技工院校档案管理需求相适应。因此为了循序渐进的改善档案管理现状，借助信息技术的应用，技工院校的档案管理人员可以尝试引入专业的教学档案信息化管理软件，确保在实际开展档案管理工作的过程中能够发挥出信息技术的优势，降低档案管理人员的工作压力，切实保证档案管理工作能够实现全面优化开展。同时，基于档案管理标准化程序的构建，可以在开展技工院校档案管理工作的过程中将档案管理系统与教学管理系统有效对接，确保教师在开展教学组织活动时能够及时从档案系统中调取有价值的资料、信息，发挥档案管理信息化建设的优势，为技工院校教育教学工作的优化开展提供有效的支持。这样就能够发挥出技工院校档案管理信息化建设的优势，技工院校的整体教育水平和发展水平也会得到进一步提升。

三、结语

总而言之，在技工院校全面推进档案管理信息化建设的过程中，将信息技术融入到档案管理工作的方方面面，能够逐步改善档案管理现状，提高档案管理质量，对技工院校教科研工作的改革创新也产生着相应的积极影响，有助于加快技工院校的信息化建设和发展进程。在信息时代背景下，技工院校应该针对档案管理信息化建设进行更为深入的探究，保证技工院校办学管理的全面优化开展。

参考文献：

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