浅谈医院科技档案

王淑丽

【中图分类号】R19732

【文献标志码】A

【文章编号】1005-0019（2018）07-286-01

近年来，随着国家医疗体制的改革，使医疗事业发展较快，促进了医疗单位的基本建设，加强了新建和改建工程项目。在这些项目的管理中，工程档案资料记录医院基建工程成为非常重要的一部分，它详细化的把医院在基建工程施工过程中发生的真实情况和设计方案以准确的数据、数字记录展现出来，当工程竣工后，进行检查、维护、扩建、改造的时候，基建原始资料就会起到历史性作用，从中可见基建档案在医院工程项目的中重要性。本文旨在与同行共同探讨做好医院基建档

一、基建档案在医院管理中的重要性

（一）基建档案是建设工程的有机组成部分

医院基建档案是医院建设活动中形成的真实记录，一般来说，在建设工程施工之前，建设工程档案就开始逐步形成，主要有：建设工程可研、立项、项目预算编制、项目概要设计、招投标等文件材料的形成。这些文件材料缺一不可，否则会使建设工程无法成立和开展。

工程档案是建设工程质量的直接反映

建设工程质量的好坏与基建档案有直接关系，例如通常所说的隐蔽工程，对这一部分，在工程竣工后我们是看不到摸不着的，也难以检测得到，我们只能根据掩盖前的照片、录像、图纸以及各种现场记录对这一部分工程内容进行评价，此时工程档案的作用就无可替代了。

（三）基建档案管理是建设工程质量控制的关键环节

工程档案是建设工程的重要组成部分，是工程质量的直接反映。工程档案管理是工程质量控制的关键环节建设.工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制，控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制。影响质量控制的因素.从技术人员持证上岗到建筑材料需检测报告、出厂合格证、使用说明及施工方法和工艺流程的记录还有施工日志等方面的资料都在建设工程档案的收集编制范围内，所以工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理。

（四）基建档案管理是促进建设工程质量的重要手段

基建档案管理在行政上体现一种强制性，根据国家档案局、国家发改委联合发布《重大工程基础设施建设前期档案验收方法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的工程基础设施建设前期，不得进行竣工验收。这种强制性往往与建设行政职能高度融合，既可以作为行政许可的前置条件，也可以作为工程项目竣工审查程序的一个部分，还可以作为行政执法检查的一个内容。加强工程档案管理，是提高工程质量的重要手段。

二、基建档案管理工作中存在的问题

（一）基建档案管理工作缺乏指导

基建工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，使基建档案具有多样性、复杂性、成套性等特点，由于经济利益或赶工期等原因，大家只重视工程本身，轻视工程档案。工程档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了基建档案工作滞后，反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作，工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下，制约了单位档案管理工作的持续发展。

传统的基建档案管理模式面临着重大的挑战，相关规章制度不健全，不能采取规范标准的管理方法和操作流程，基建档案管理各环节不符合质量要求，由于工程参建单位多，档案工作标准得不到统一，如归档的基建档案质量不一，格式和内容不相同，给档案部门带来一定的负担。

（二）档案知识缺乏

由于历史原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事工作不一致，对档案知识特别是对基建档案知识了解甚少，学习档案专业知识不够。

（三）对基建档案的认识和重视不够

基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，然而单位领导和档案人员对基建档案重要性的思想认识不够，基建档案工作的學习宣传力度不强，基建工程队伍流动性大，人员不稳定，使档案资料管理工作严重脱节，档案资料流向不清，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，档案管理职责没有落实到具体人员。由于基建工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，使基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范，存在一定的问题。

三、医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议

（一）建立健全基建档案管理制度

基建档案的科学管理是直接影响到工程项目的维修、改造和扩建。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，要做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。

（二） 配备专职档案员，建立基建档案管理体系网络

医院基建档案的收集、整理、归档是一项专业性很强的工作，因为建设周期长、资料多、涉及面广、种类繁多，所以一般文秘人员并不能够胜任这一工作。例如要建设一个十层以上的业务科的项目，从政府立项到投人使用大约需要2-3的年时间，才能做到真正意义的竣工，而这个漫长过程要形成大量的文件、图纸、资料，这就要求要有一名档案专业知识过硬、熟练掌握涉及基建与医院专业知识相关联的项目建设标准并对基建工作流程相当熟悉的专职档案员负责跟踪、收集所有的基建档案。配备专职基建档案员做好基建档案的归档管理，为医院基础建设提供强有力的保障体系。

（三）加强培训，提高业务能力

随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术、努力提高自己的业务素质和科学知识、不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术，现代管理技能。以业务素质的提高为重点，可以争取各种机会参加有关基建政策，档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。

总之，做好医院基建档案的管理工作是医院管理工作的一项重要内容，也是一项复杂的系统工程，作为医院历史的守护者，档案室应立足现实，及时、准确、完整、系统地做好基建档案的收集归档，科学地立卷，合理地保管，迅速地为利用者提供服务本着对医院高度负责的精神，积极研究对策，耐心细致地做好医院基建档案的管理。