如何做一个称职的档案管理员

杨顺銮

摘要：随着社会的发展，档案管理工作也逐渐趋向于信息化方向，这一方面对档案管理工作带来了很大的便利，但同時也对档案管理人员的素质提出了更高的要求。就当前国内企事业单位档案管理情况来看，由于管理人员专业素质和信息化素质的欠缺，导致档案管理水平不高。基于此，本文主要就信息化管理背景下档案管理人员应当具备的素质进行探讨，以期对今后各企事业单位提高人员素质和档案管理水平提供有益的经验借鉴。

关键词：档案；管理；工作

随着社会的发展，科学技术在档案管理中广泛应用，为档案管理提供了先进的技术方法和管理模式。为了更好地适应新变化，快速提高社会对档案的利用率，档案管理人员需完善自身，不断提高综合素质和能力。

要成为一名称职优秀的档案管理人员，需要从多方面对自身进行完善和改进，以下几点是笔者根据相关工作经验进行的总结。

一、必须具有坚定的政治思想素养

档案管理具有较强的政治性和机密性。档案数据对个人乃至国家都有深远的作用，因此坚定的政治思想素质是档案管理员必须具备的条件，其中包括政治责任感和法制观念。

（一）必须注重政治理论学习

信息档案管理员应该进行主动学习，不断提高觉悟和能力，坚持一切从实际出发，做到与时俱进，在不断学习知识理论的同时不断实践。在工作中要坚定自己的立场和工作原则，在符合相关法律法规的基础上开展工作，坚持做到讲法守法，严格遵守纪律，与同事和领导建立良好的工作关系。在遇到问题时应认真对待困难，用正确的观点和方法对问题进行分析，在工作中做到爱岗敬业，积极奉献自身的力量，不断提高档案管理技能。

（二）必须树立严格的法律意识

任何人的工作和言行应该以法律为基础准绳，工作中应严格按照法律法规开展工作，不断提升自身的法律意识。在日常工作中，要按照档案管理的工作流程进行管理，自觉遵守相关规范，虚心接受他人的工作监督。档案管理工作具有很强的保密性，这个特点决定了档案管理工作与其他工作的不同之处，档案管理员在工作中必须严格遵守工作原则，真正在工作中体现爱崗敬业，做到对档案数据和资料的严格保密，从而避免不必要的麻烦。只有当管理员的思想意识得到提升，才能有高度的警惕性，防止档案信息和数据外泄。如果档案管理员没有足够的严格法律意识，在工作中容易发生问题，这会对个人乃至整个国家造成巨大的损失。因此，档案管理员必须不断提升法律意识，养成良好的工作信仰和习惯，确保档案信息的完整性和保密性。

二、必须具有高尚的职业道德素养

档案工作具有复杂性和繁琐性，作为档案管理员必须具有高尚的职业道德素养，尽最大的努力做好本职工作。

任何岗位都有其存在的价值和意义，档案管理员在工作中要爱岗敬业，以主人翁的态度对待工作，发扬无私奉献的精神，成为档案管理事业最有力的推动者。档案工作可以真实地记录人们的生活生产，其连续性和真实性决定了其在实际活动中的实用性。档案工作包括很多内容，常用项目有收集、分析、整理、装订、分类、保管、查阅等，这些单调繁琐的工作需要管理员具有极大的耐心，以最佳的态度投入到工作中。在对他人查阅档案时要进行严格的审查和记录，确保每次查阅有迹可寻。在对他人提供服务时应做到积极主动，不断提高服务意识和水平，为档案的使用者提供及时准确的档案信息，最大限度地彰显档案管理员的最高服务水平和职业素养。

三、必须具有过硬的业务知识机能

对于档案管理员而言，做好本职工作是基础，但是要提高工作效率，系统地掌握和学习档案知识是最有效的途径，这也是管理员具有过硬的專业知识技能的条件。只有通过不断学习，才可以在实践中进行总结，从而提高工作效率和质量。换句话说，只有具有一定的理论知识才有可能在遇到新现象和新问题时进行理论的提升，从而不断完善档案理论体系。答案管理是一个专业性很强的工作，管理员要认真踏实地学习和掌握专业知识，在新的管理思想支配下采用新的管理方式和模式提高本职工作的质量和效率。

四、必须具有较强的综合能力

综合性是档案管理工作的又一特点，这就要求档案管理员在工作中不断提高自身的综合能力。

首先，组织能力。档案的来源是广大的信息和数据，再由档案人员进行整理和归档，整个过程必须完全符合档案部门的相关要求。只有具有较强组织能力的人员才可以保证档案归档的完整性和及时性，统计和整理过程更具条理性和科学性，在以后档案使用中才会更顺利和完整。

其次，协调能力。档案归档的基础工作是由档案管理员进行的，但对档案管理的整个过程却是和其他部门共同合作完成的。因此各个部门在完成档案管理的整个过程中建立和谐友好的关系，在彼此相互配合和合作的基础上互相关心、彼此尊重、互相体谅，为之后的继续合作奠定良好的基础。工作中要始终坚持大局为重的思想，在互相合作中做好协调工作，在规定的时间内尽量完成相关移交工作，为相关部门对档案的使用提供最大的便捷。

五、必须具有健康的身体素质

档案管理是一个长期的工作，在整个工作时期内要认真完成收集、整理、分类和归档等操作，相对较多的工作量对管理员的身体素质要求更高，管理员的身体健康直接影响着整个档案管理工作。档案管理工作具有一定的压力，这就要求管理员应该具有一定的抗压能力，良好的身体素质和精神状态可以大大提高脑力劳动的效率。如果管理员身体素质较差，在工作中无法进行大量的体力劳动，档案管理工作就无法顺利完成。因此，健康的身体素质是管理员从事档案管理工作的基础条件。

综上所述，作为一名合格的檔案管理人员，必须不断加强自身的政治思想素养，在实践中培养高尚的职业道德素养，通过不断学习和培训完善业务知识技能，从而提高自身的工作能力和综合素质，为档案管理事业的发展提供最佳的基础条件。