建成单位档案信息安全管理系统分析

成曦

【摘要】单位档案是单位进行科研和管理等工作的有效资源，维护单位档案信息安全管理系统尤为重要。信息技术的发展使得单位档案信息安全管理系统变得更加便捷，但是档案信息安全管理系统却面临着一定的挑战。档案信息安全管理系统是数字化档案馆的核心，只有保障档案的重要性及安全性，才能够保障单位档案资源顺畅流通。

【关键词】档案信息 安全管理 系统分析

1 单位档案信息安全管理系统的基本作用

单位档案信息安全管理系统在一定程度上能够帮助员工查阅必需的资料，档案存档为科研的真实性提供了有效的保障和参考价值。增强单位档案信息安全管理系统和信息网络的综合安全保密能力，重点应该放在健全保密体系上。单位档案信息安全管理系统的基本作用主要体现在以下几个方面：

第一，单位档案信息安全管理系统是单位管理工作的重要依据。单位的党政机关工作需要借助过去的工作以及资料进行真实的参考，而单位的档案是记录过去管理工作的重要组成部分。单位的档案是经过长期积累而形成的，这对单位的发展以及单位的管理规划都能够提供一定的参考价值，也是更好地提高管理工作效率的重要凭证。

第二，单位档案信息安全管理系统是促进单位科研水平的重要基础。单位档案信息安全管理系统作为一种新型的单位管理模式，主要是借助计算机和单位局域网络将单位的管理、科研、人事管理、后勤管理等方面的档案信息存储于网络服务器，为未来的发展以及丰富单位的活动提供重要的基础。从实践活动方面来讲，单位档案信息安全管理系统能够促进单位科研工作和管理工作的顺利进行。

第三，单位档案信息安全管理系统是编写单位历史的重要参考材料。没有一定的档案信息，单位的史志就是无本之木。单位的档案是见证单位发展的重要依据，尤其是在编写单位历史的过程中能够发挥重要作用。

2 建立单位档案信息安全管理系统的必要性

一方面，单位档案信息安全管理系统是一种新型的保障单位档案信息安全的重要措施，主要是通过计算机以及网络的安全来有效维护单位的档案信息。通过这一安全的信息管理系统能够实现档案信息资源的查询以及資源的共享，从而能够快速实现信息化管理系统的作用。另一方面，建立单位的档案信息安全管理系统能够使得数字化单位的网络平台得到进一步的发展。单位的档案信息管理系统能够通过各种方式和途径实现档案信息的有效利用，这是建立单位档案信息安全管理系统管理中心的重要价值所在。

3 影响单位档案信息安全管理系统的因素

单位建立档案安全管理系统是为了确保档案的安全，并通过各种安全的管理系统来保障档案信息内容的完整性。这就需要分析影响单位档案信息安全管理系统的因素，从而有针对性地采取有效措施来加强单位档案信息安全管理系统。单位档案信息安全管理系统是以科学化和自动化的管理方式来进行的。这主要从以下几个方面人手。

（1）单位档案信息安全管理系统自身的技术因素。数字化档案管理需要依靠现代网络技术，但是其本身的物理寿命不长。实践证明，光盘的最长寿命也只是20年到30年间，为了有效保护单位档案信息安全管理系统，有效期结束后，需要再次写入光盘才能发挥档案信息的作用，这种反复操作容易造成数据丢失。档案信息的安全程度就逐渐降低，从而使得光盘和硬盘需要不断升级。

（2）单位档案信息安全管理系统容易致使人们对系统产生一定程度的依赖。这就导致档案信息安全管理过程中，通过对数据的输入及查阅，容易造成信息的混乱。目前，许多档案都采用了档案信息安全管理系统。但是，对软件的操作系统及升级过程中出现的问题是不可忽视的，这就需要原有的数据信息还要适应新系统的转换工作，这一系列的工作，制约了单位档案信息安全管理系统的安全程度。

（3）单位档案信息安全管理系统的共享造成了一定程度的信息丢失。目前单位的档案已经实现了各方面资源的共享，这种快速的发展方式使得信息的流通量变大，尤其是信息的自由转移程度也逐渐提高。这在无形之中就对信息安全以及具有保存信息状态的磁记录产生了一定的冲击作用。传统的档案信息安全管理能够对档案实行严密的保密措施，而这种大众分享的状态却使得档案信息在流通过程中造成数据丢失。并且计算机在运行过程中容易产生病毒以及新的数据，从而干扰了档案信息。

4 完善单位档案信息安全管理系统的重要措施

4.1 加强单位档案信息安全管理人员的基本素质

做好保密工作是每个单位档案信息安全管理人员的必备素质，更是档案信息安全管理人员的职责。在信息技术深入的今天，实现档案馆信息资源的合理利用，需要在全面了解安全信息技术的基础上，积极转变观念，做好保密工作，才能够在一定程度上实现档案信息安全系统的有效管理。

4.2 建立有效的单位档案信息安全管理系统保密服务支持体系

风险管理服务贯穿于档案信息安全管理工作之中，要实现对安全风险的评估以及分析，才能够采取有效的控制风险的措施，有针对性地增强网络的可靠性和安全性。尤其是在应对突发事件的时候，能够更加可靠地对泄密事件做出快速反应，才能够保障单位安全信息管理系统的安全。这不仅仅需要单位档案安全管理系统需要专业的技术管理人员，更重要的是具备安全意识和防范意识。

4.3 建立单位档案信息安全管理系统的管理体制

在科技日益发展的今天，安全管理也成为单位档案管理工作的重点。建立单位档案信息安全管理系统的体制尤为重要。尤其是在档案信息资源管理过程中，人们对知识资源的利用和整合程度上有一定的欠缺。单位在进行档案管理工作的过程中，专门的档案管理工作人员在管理工作中发挥着十分重要的作用。为了实现对单位档案的安全管理，就必须需要建立一定的安全管理体制来约束单位管理人员，采取强有力的保障措施，才能够为单位档案信息管理提供可靠的保障。

5 结语

随着网络技术的发展，依托信息技术能够使得单位档案信息安全管理得到进一步的完善，这是建设单位各种管理工作的重要途径，也是实现单位电子信息一体化的方式。传统的单位档案信息安全管理方式具有一定的局限性，尤其是在提供真实可靠的信息资源方面浪费了大量的查阅时间。而建立单位档案信息安全管理系统，在保障信息安全的前提下提高了管理效率。

参考文献：

[1]宋林雅.浅谈单位档案信息安全管理系统安全保密体系的构建[J].兰台世界，2013 （14）.