论办公室文秘和档案工作的高效兼顾

何一平

摘 要：现代社会，有很多的地方都会让办公室文秘兼职一个档案管理工作，这样会让这两份工作在实际操作的过程中减少更多麻烦，文秘以及档案管理有着相似的管理模式，它们两者是相辅相成的，办公室文秘不仅仅可以给档案管理做铺垫，它还可以通过档案管理变得更加完美，一位工作者在兼顾这两种工作的时候难免会出一些不规范的行为。本文将探究两者能否兼顾，该如何兼顾。

关键词：档案工作；办公室文秘；结合

现在市场上，网络甚是发达，有着很多的企业公司中办公室起着很大的作用，人们都想着办法的去在节约成本、节约资源的情况下提高公司的工作效率，目前，流行着将档案管理的工作让一部分给文秘兼顾，尽量用着小成本赚大利润，那么，想要兼顾这两个方面，将文秘和档案管理结合，是很多的企业单位需要面对的。

一、各自分工

（一）办公室文秘工作。网络时代，公司企业需要文秘熟练电脑操作以及Office办公软件以及网络基础，做好联网微机管理工作，每天传输就收文件，做好信息工作。另外做好来访接待以及各种会议记录会务工作，还有起草各种文件、装订，催办上级发下来的文件。整理文件需要工作有耐心、认真、有责任心的人。这种职位应有良好的人际交往能力和职业素质，保护好办公室重要文件，为办公室工作节约更多的时间，这就是办公室文秘工作。

（二）檔案工作。作为一个合格的档案管理员，负责管理公司每个部门产生的档案材料包括文件的接受、整理。善于通过思考来改善有关的档案管理制度，担任这个职位的人责任心强，有很强的耐心，敢于维护公司档案历史真迹，确保档案的真实性，能够很好的保密。做好公司档案编研工作，整理公司大事记。给公司更多的宣传，该职务需要很好的诚信意识。

二、结合优势

（一）所有的公司都想做事能够事半功倍，因为我们想要节约时间，提高工作效率，实践中国科学发展观，办公室文秘职位，在企业公司中有着很大的作用，不仅仅在办公室内部为领导起作用，在整个公司中与其他职位也能相辅相成。从以上各自的分工来看，这两者之间有着类似的工作，两者都需要及时的为领导提供材料，但不同的是所需要的材料，准确的提供查询服务。两者结合，可以有效的激发职员的潜力，用相同的的时间完成更多的事情，从而提高工作效率，节约相互查询而耽误的时间，节约时间就是节约金钱。其次能够增强职员对公司的好感度，更好的参与到公司。刺激他们努力工作，提高各自所需要的不同行业的专业知识，使自身的见识更广。保证工作内容的时效性。因此，两者的结合是很重要的，

（二）谁都想自己工作的地方质量有所保障。质量决定着公司占市场的额度，在现在这样的社会环境下出现的管理模式，很多的工作都已经网络化，熟练的运用计算机能充分利用更多的时间，给与职员更多使用计算机来办公的意识，公司内部仅有的一点部门更多的使用电子化产品，能带动更多的部门使用，从而逐渐地使公司进入电子化，紧随世界的潮流，避免一些不必要的意外发生。当然，错误少了，办公室文秘以及档案工作的结合更大的提高的准确性，综合实力得到了大大提升。质量也随之优化。

三、兼顾阻碍

（一）办公室文秘与档案工作是每个企业公司必不可少的，它们之间都有着一些异曲同工之妙，两者都是为了一个公司而工作，但两者根本上还是有着不同的地方，所以两者兼顾，既要能谋取一定的利益，又要保证工作质量，这之间难免会出现阻碍着这些实现的东西。

（二）对档案重要范围理解不够。办公室文秘在工作的时候，对于所需要接触的文件能够很好的分类，却没有一些重点，因为文件众多的原因，只能大致的分类，对于重要的档案文件没有用自己特殊的记号所标识，因为档案存放的时间比较长，长时间的存档，后期在找一些重要档案的时候会将档案与普通的文件资料弄浑，这样反而适得其反，将又会花上很多的时间来处理这些问题，严重的影响了效率，从而导致领导需要资料的时候因找寻时间过长而阅读困难大大的增加。

（三）对档案的管理意识不强。公室文秘是一个公司中领导的心腹，文件和档案有着不同的管理方式，文秘在工作的过程中可能会用对待普通文件资料一样来管理档案文件，归类的时候可能会出现类似的问题，这种事情一出现对于后期的工作就会很麻烦。其次可能时间紧迫，职员没有谨慎的去处理，那就需要重新拟出来一份重新编码。普通文件资料以及档案文件资料在编码的过程中出现了重号，既影响了文件的质量，也不符合管理归类对档案的要求。

（四）在企业公司中，办公室文秘的工作大多都是很繁忙的，领导在公司的一切事务几乎都需要文秘去铺下基础，对于这种文类的工作不能够有一点着急，人在事情多了的时候，就会容易出现急躁的情绪，这样的情绪是不利于工作的，特别是这一方面，有些时候，杂事太多，往往会让自己身不由己，所以在这方面。

四、有效措施

（一）办公室文秘工作者需要对文件认真仔细的即使清点和整理。对普通文件和档案进行整理的很有效的方法就是训练自己账目的核对，既能训练自身的耐性，也能训练自身眼里，对于那些在其他部门还没有及时回收回来的文件资料一定要立刻做详细的等级，防止遗忘。另外，因为文件和档案都负责在一个人的身上，就需要对所需要整理的东西很了解，对文件的去向以及用途要做上自己熟悉的记号，作为办公室文秘的，对于档案意识这种不熟悉的要多强化，档案的内容，你必须要保证其中的东西不会缺失，不会增添。兼得这两者，要虚心学习各项专业能力，培养良好的专业素养，探索档案中与办公室文秘工作相关的内容并加以思考，失败是成功之母，但是必须要从中汲取力量，时时刻刻想着为他人服务，

（二）善于运用计算机技术。充分的利用文件共享资料来对文件以及档案更好的归类和保存。这份工作对于记忆力的要求很严格，对于你自己做的记号，不论是字体型号还是颜色，都需要牢记在心上，如果你想要有一个稳定而体面的工作，那么就请你负起你该负的责任。善于将所学的东西结合起来，运用大数据技术做很好的统计，为能快速的工作奠定良好的基础，创造出适合工作的环境，计算机的掌握能力必须要过硬，方便快捷节约时间。

（三）具有一定的法律意识。对于档案，管理者要清楚的知道相关的法律，全国人民代表大会常务委员会关于修改《中华人民共和国档案法》的决定，1996年7月5日第八届全国人民代表大会第二十次会议通过，其中有些重要的，第二十四条：有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责人的主管人员过着其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，追究其刑事责任：第一不得损毁、丢失属于国家所有的档案的；第二不得擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有档案的；第三不得涂改、伪造档案；第四不得擅自出卖或者转让档案；第五不得档案牟利或者将其赠送给外人；第六明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；第七档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。如果有以上的情况，将追究法律责任。明确检查的法律强制力。

五、结束语

档案是一种很重要的社会财富，每个人都能够去保护它，但不可以去占有它，它是属于大家的，如果能够在非常合适的场合将其进去会更好的利用，这样往小了方面说，会给公司企业带来更多的财富，往大了说，会使我国的综合国力得到很好的提升，文秘工作以及档案管理工作在企业里都有着必不可少的地位，在公司中处于很重要的地位，它们在企业中促使着企业的发展，给企业中各个不同的部门带来了便利，对任何人都需要有着常人没有的耐心，责任心。想要做好一个它们的结合者，一定要好好的总结，善于在工作的过程中多思考，运用技巧找出它们相似的地方，避免出差错，提高它们两结合的优越性

参考文献：

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[3]卢斐雯.初探办公室文秘和档案工作的高效兼顾[J].企业文化旬刊，2017（10）.

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