探析优化二级院系艺术类专业教学档案管理途径及可行性

摘 要 本文通过分析目前二级院系艺术类专业教学档案管理中存在的问题和不足。对艺术类专业教学档案管理与互联网深度融合的途径及可行性进行分析，探讨互联网背景下二级院系艺术类专业教学档案管理的创新策略，使二级院系艺术类专业教学档案管理的质量和水平提升到一个新的高度。

关键词 二级院系 艺术类专业 教学档案 管理

目前，互联网和高校教学管理相结合的优势已初步显现出来，研究“互联网”背景下二级院系艺术类专业教学档案管理创新策略，针对存在的问题不断调整、完善、优化，形成具有特色的“互联网艺术类专业教学档案管理”模式，从而实现教学档案数据管理的电子化、资源的共享化，教学档案管理过程的规范化，更好地提升二级院系艺术类专业教学档案管理的质量与效果。

1目前二级院系艺术类专业教学档案管理中存在的问题

1.1存在信息孤岛现象

传统的教学档案管理是将文档存储在资料室指定的电脑硬盘、磁盘阵列或移动硬盘中，只有一些专门的教学资料管理人员和管理层才能接触到，使师生对教学档案查阅的需求难以得到及时满足。这种信息孤岛式的教学档案管理模式阻碍信息资源共享。

1.2系统建设不完善

目前，二级院系艺术类专业教学档案网络化管理的系统建设还不完善，在建设与规划方面缺乏规范化和体系化。各个教学管理部门之间，没有形成有效的、系统的工作规范，工作效率也无法得到有效的提升。

1.3管理制度不完善

“互联网”背景下二级院系艺术类专业教学档案的数字化已是大势所趋，教学档案管理越来越多地應用网络化的管理。在实际应用中面对海量的数字多媒体教学档案，很多二级院系艺术类专业没有制定相应的规章制度和政策，缺乏有效的指导和规范，难以与“互联网”背景下的教学管理平台协同发挥作用。致使教学档案的利用率不高，不能及时地为广大师生提供高效的服务。

2互联网背景下二级院系艺术类专业教学档案管理创新策略

互联网与教学管理融合是当前社会发展的必然趋势，信息化的管理手段已经潜移默化地深入到高校内部管理层面当中，艺术类专业教学档案管理的发展也必须做到与之相适应。互联网与教学档案管理相融合是以现代化的互联网技术为基础，通过各类的信息管理软件、网络、PC 与手机客户端等各种现代化的技术手段相结合，融合现代的教学档案管理理念，通过科学、高效的资源配置对教学档案进行管理的过程。因此，对互联网技术的利用率直接关系到高校的教学管理质量，结合我校艺术学院教学档案管理工作的实际情况，结合自身在二级院系从事教学档案管理工作近20年的经验，探讨在互联网背景下如何结合专业特点对艺术类专业教学档案进行创新管理，以便更好地适应教育信息化的发展。

2.1有利于优化教学档案管理服务水平

随着网络技术的迅猛发展和移动智能终端的广泛普及，智能手机在生活中已经不可缺少，高校的大学生更是每天“机不离手”。将手机“请”进教学管理给教学管理人员带来新的机遇和希望。互联网背景下高校校园网络基础设施已经达到足够完善，校园WiFi全面覆盖，相应教学管理人员工作效率明显提升，作为服务对象的师生可以得到更加全面及时的服务。以吉林工程技术师范学院为例，目前该校有三个被艺术学院学子广泛关注的微信公众号，一个是吉林工程技术师范学院（微信号：jlgs2015），这是由学校宣传部管理，紧跟该校热点新闻，为吉林工程技术师范学院师生提供智能便利服务；另一个是吉林工程技术师范学院团委（微信号：jlgsxtw），由该校学生团委管理，根据校级党委和上级团委的工作部署和要求制定全校团的工作计划，生动活泼地开展团的思想教育工作，及时发布学校各种活动信息；第三个是艺术之光（微信号：yishu3050）是为艺术学院师生提供一个集中校园资讯和活动发布的服务平台。三个微信公众号面向的是全校师生，基本涵盖了艺术学院师生在校园日常所需，教学档案管理人员可在微信公众平台上发布相关通知或信息，学生可在平台上获得最新的教学管理资讯。

2.2有利于优化教学档案数据信息的查询和利用

在互联网时代最主要的是消除信息孤岛，实现信息及数据的互联、共享，加快各类信息平台的整合，避免重复建设和数据“打架”，制定行之有效的艺术类专业教学档案管理方案、存储规范等。在二级院系艺术类专业教学信息资料形成之前进行“前端控制”，在整个教学周期中实施“全程管理”，让艺术类专业教学档案管理搭上互联网的快车，实现艺术类专业教学档案管理现代化，达到资源共享的目的。通过图片、文字、音频、视频等记录手段，利用多媒体技术、网络技术、信息管理软件等将教师的范画、学生的结课作品，以及教师的授课信息、课程资源、实践、实习轨迹等数据，以定期或不定期上传的方式传到校内网的文档服务器中（可以是 Internet，也可以是专用于教学档案数据管理的 Web 服务器）。以吉林工程技术师范学院艺术学院为例，学生结课作品保存规范一级文件夹以“学年→学期→专业→班级”的级别依次建立。二级文件夹以“课程名称→任课教师→实际上交作业份数→课程考核内容及标准的级别依次建立。三级文件夹以“学号→学（下转第77页）（上接第58页）生姓名→成绩”的级别依次建立。如果师生需要对这些档案资料进行应用，教学管理平台提供资源共享，校内网的文档服务器可以再通过校园网的形式实现与自己身份权限相对应的查询，供校园内师生下载和利用，满足师生及时地查找和借阅相关参考资料的需求，获取信息的壁垒最大程度减少甚至减为零，使师生对教学资料信息的获取更便捷，提高教育资源共享的利用率。

2.3有利于教学档案管理个性化服务

艺术类专业有其自身的特点与其他传统专业不同，主要体现在教学过程中所需的范画、样稿、照片等大量素材，创新设计等。一门课程的结课作品常常需要学生花费几周甚至一学期的时间来完成，这与其他专业以试卷和设计报告的方式结课，最终以标准答案作为评分标准不同。艺术类专业课程的考核过程更多地融合到学生日常的学业当中，对完成作品的每一个环节都要进行考核，不仅仅用最终作品的艺术性考核学生，更重要的是看中在作品完成的过程中艺术思想的凝练和升华。对于艺术类专业教学管理者来说，学生艺术作品的管理是目前教学档案管理的一个难点。其教学档案更新快，可变因素多，作品数量多，体积庞大，占用大面积的保存空间，教学管理工作量成倍增加。人工管理方式保管如此数量的学生作品，不可避免地增加了教学管理的复杂程度，所以，利用校园网为艺术类专业建立一个教学档案信息管理平台势在必行，为艺术类专业教学档案提供高质量的管理，可谓是学校艺术类专业教学质量提高的有力支撑。

2.4做好信息安全防范

在艺术类专业教学档案管理安全问题中，主要涉及教学档案管理的实体安全及信息安全。电子版教学档案保存时的安全问题可以用技术进行解决，在互联网背景下艺术类专业教学档案管理主要安全问题为信息泄密问题。

首先，通过多重防护手段确保教学档案信息安全，通过现有的技术手段，利用数字认证、电子签名、密码认证、密钥管理等技术来保障教学档案信息安全。此外为防范网络攻击，还应该不定期地开展安全测试，及时发现安全漏洞，确保教学档案信息的安全性。

其次，利用互联网技术在云储存空间上构建资料信息库，对教学档案数据进行有效整合。一方面将文献信息资源进行数字化处理，建立好类目清晰的数据库，另一方面将教学档案数据库挂接到检索服务器上，使其成为教学档案信息资源，使广大师生便于检索查询资料。

3结语

通过互联网与教学档案管理工作的深度融合，使二级院系教学管理人员抛弃传统的工作思维，积极开展创新工作。从而有效提升教学档案查阅的速度，不仅能让广大师生随时、随地、随需地享受网络化带来的便利，还可以实现师生与教学管理者高效、及时、无障碍沟通，从而提高二级院系教学管理工作的效率和服务水平。

作者简介：王维英（1972-） ，女，吉林长春人，吉林工程技术师范学院艺术学院，助理研究员 ，研究方向：艺术类专业教学管理。