浅析信息系统项目的成本管理

卢万根

摘 要 自2015年6月至2016年9月，作为项目经理，我主持建设了安徽省某行业“人力资源管理信息系统”，该信息系统建设目的主要是辅助安徽省某行业全省的人力资源管理，总投资金额为680万元，总工期为一年零三个月。本文将根据该项目的建设实践，结合成本管理理论探讨信息系统项目的成本管理在项目建设中的重要性。在该项目的建设过程中，我始终保持高度的成本管理意识，以“进度管理为主线、成本管理为核心”作为该项目的建设指导思想，经过我们团队的共同努力，在2016年9月份圆满完成该项目的建设。

关键词 信息系统 成本管理

自2015年6月至2016年9月，我作为项目经理主持建设了安徽省某行业“人力资源管理信息系统”，该信息系统建设目的主要是辅助安徽省某行业全省的人力资源管理，总投资金额为680万元，总工期为一年零三个月。本文将根据该项目的建设实践，结合成本管理理论探讨信息系统项目的成本管理在项目建设中的重要性。因为项目管理受到范围、时间、成本和质量的约束，项目成本管理在项目管理中占有重要的地位，所以我以“进度管理为主线、成本管理为核心”的指导思想进行该项目的建设。所谓的项目成本管理就是要确保在批准的项目预算内完成项目建设，通过项目成本管理尽量使项目实际发生的成本控制在预算范围之内。如果项目建设的实际成本远远超出批准的投资预算，就很容易造成成本失控，甚至影响到项目建设的最终结果。下面就结合该项目的建设，从如何制定有效的成本管理计划、如何进行成本估算、成本预算和成本控制四方面进行论述，最后总结一下我在该项目建设成本管理过程中的经验和不足。

1制定成本管理计划

由于信息系统项目建设行业的技术含量高，理论、技术更新快，信息系统项目经常会遇到需求多变、技术更新和所处环境变化快、人员流动频繁等情况，因此信息系统项目建设行业更加需要科学规范的项目成本管理来降低项目成本、缩短项目工期、保证项目建设质量。如何做到科学规范的项目成本管理，制定一份良好的成本管理计划将是必要的前提。根据整体项目管理计划和项目章程的要求，借鉴公司组织过程资产中建设内容类似且成功项目的成本管理计划，在此基础上，邀请相关专家组织召开该项目的成本管理规划研讨会，制定出该项目的成本结构、估算、预算和控制标准；具体包括精确等级、测量单位、控制临界值、挣值规则、报告格式等内容，为该项目建设过程中如何管理项目成本提供指南和方向。

2成本估算

根据成本管理计划，对该项目的成本进行详细的估算。依照范围基线，识别和分析该项目成本的构成科目，主要有研发工具、数据库及中间件软件购置、服务器及办公设备购置、流程平台外包、人力成本及项目储备等。对每个科目再细分其具体的组成，将这些组成单元用类比、参数、三点估算等方法来估算它们的成本。如软、硬件设备就用参数法估算；流程平台外包及项目储备就用类比法估算；人力成本估算较为复杂，依据WBS进行工作量估算，结合人力资源管理计划，参照公司的人力成本标准，利用参数和三点估算法综合计算。最后将各个成本之间的比例进行协调，做到分配的科学合理。

3成本预算

科学合理的成本估算将为项目成本预算打下良好的基础。在估算好项目成本后予以上报，经审核，将通过后的项目成本估算自上而下分摊到该项目WBS具体的各个工作包上，为每个工作包建立预算成本。在此基础上，再将各个工作包预算进行二次分摊到每个工作包所包含的各项活动上，同时根据项目进度计划，确定各项成本预算支出的时间计划及每一时间点对应的累计预算成本，从而制定出项目成本预算计划。依据风险登记册，将该项目的每项活动预留相应的应急储备。由于项目建设过程中或许会发生不可预见的事情，为了应付该类风险发生带来的影响，为此预留了相应的管理储备，借鉴历史，该项目预留了总预算金额的10%作为管理储备。

4成本控制

项目成本控制就是按照事先预定的计划和标准，通过采用各种方法，对项目建设过程中发生的实际成本与计划成本进行对比、检查、分析、引导、纠正和监督，尽量使项目的实际成本控制在计划和预算范围内的管理过程，具体工作包括：对造成成本基准变更的因素施加影响；确保所有变更请求都得到及时处理；当变更实际发生时，管理这些变更；防止在成本或资源使用报告中出现未经批准的变更；向有关干系人报告所有经批准的变更及其相关成本；确保成本支出不超过批准的资金限额，即不超过按时段、按WBS组件、按活动分配的限额，也不超过项目总预算限额；监督成本绩效，找出并分析实际支出与成本基准间的偏差，并加以影响；对照资金支出，监督工作绩效；设法把预算的成本超支控制在可接受的范围内。为此，该项目运用挣值管理技术来严格控制成本，通过周报进行活动绩效测量，每月月底进行整体项目绩效评审；项目建设过程中，在每个里程碑节点获取该项目在此阶段所完成工作的挣值（EV），然后根据成本预算中计划的投入成本（PV），以及财务部门提交报表中的实际支出费用（AC），依据逻辑关系对项目建设情况进行分析和纠偏，施行有效监控和干预，努力使该项目建设成本可控。

通过项目团队的共同努力，历时一年零三个月，在2016年9月份该系统顺利上线，圆满完成该项目的建设，并获得双方单位一致的认可和好评。在取得一点点成绩和进步的同时，也要清楚地认识到自己还存在的不足，比如在成本估算時，没有充分估算外包风险，导致实际外包费用偏大等；自己将进行认真反思、总结经验教训，在今后的项目成本管理中克服短板，以更高的要求和标准投入到后续的项目建设中去。