高校档案微信服务模式的新探索

文/晋中师范高等专科学校 尹丽萍

随着信息时代的发展，高校档案室信息服务范围在不断扩大，增强了服务质量，模式实现了发展与创新。受信息技术的影响，提高高校档案服务的整体水平至关重要，特别是微信服务模式的出现，让资料需求者可通过更多渠道获取信息，呈现多元化发展趋势。因此，对微信服务模式进行探索具有实用价值。

一、运用微信服务模式的优势

微信服务模式，与传统服务模式比较，具有科学和时代赋予的优势。自然，高校档案运用微信服务模式具有独特的优势。主要体现在如下几个方面：

（一）应用具有广泛性。随着智能手机与数据通信网络的不断普及，微信逐渐被人们接受且广泛使用，微信开发出多个版本，应用到各种手机系统，用户可通过安装插件、扫描二维码等模式应用到电脑上，从而打破了存储路径、显示载体及传播信息的局限性，实现智能手机与电脑的实时互动。高校档案运用微信服务模式，为扩大用户奠定了技术基础。

（二）信息传播迅速。微信是一种众多网络联动平台，支持视频、图片、文字及语言，可与多种平台绑定与实现资源共享。因此运用微信平台为传播信息的渠道，连接其他渠道实现辐射型传播，让传播更快速。这项优势为高校档案信息服务奠定信息联动与更新的基础。

（三）经济适用，易推广。微信平台属于开放性平台和公众性平台，通过公众可随意关注，然后可自主选择性服务，还可实现有效反馈与及时互动。而且利用微信平台推广信息时，用户只需支付极少的流量费用就可享受信息服务，为高校档案服务提供更经济、更广泛的服务奠定基础。

二、高校档案微信服务模式的应用

从前面分析来看，高校档案运用微信服务模式具有各种优势。但是应该怎样运用微信服务呢？笔者结合自身业务工作谈谈微信服务模式的运用。

（一）实现在线咨询服务。首先档案室应该开通微信且注册公众平台；只要拥有微信账号的用户可通过二维码扫描或搜索方式，查找到档案馆微信账号且加为好友。当用户对档案馆信息有需求时，可通过档案馆微信账号实时咨询。档案管理工作人员收到请求后，可立即在工作岗位上搜索资源，实时反馈信息。例如用户需要查阅学校合并之前周年校庆专题活动资料，档案工作者利用反馈信息可以用文字、语音、图片及视频等方式单独或者混合组成，展现每个阶段学校历史文化内涵，如果需要具体指导或者用户所给需求比较模式，可让用户将问题采用画面形式截图发回，经过双方互动解决问题。因微信具有直观性和即时性特征，能有效降低解答问题的响应时间，实现解答问题的直观性，能更好满足用户的需求。

（二）FAQ虚拟参考咨询服务。近年来，虚拟参考资料是高校档案提供的基于局域网或互联网的帮助服务机制。传统服务FAQ服务模式就是把一些用户常常咨询与可能咨询的问题答案编辑成网页，在档案室Web站点页面显眼位置建立连接，便于提供给用户查询。而通过微信平台，可通过设置网页端实现自动回复等各种功能。档案用户可通过后台加入问题关键词，及解决问题答案的模块，有利于自动处理常见的查询。将FAQ虚拟咨询，从传统网页端转化成手持客户端。用户通过手持设备打开微信，在微信对话框中输入关键词就能查询相关答案。采用微信服务模式能缩小网络终端对用户查询的时间和空间限制，可降低档案室FAQ查询对网络终端的依赖性。而且微信服务模式为一对一问答，这种服务模式能避免用户从大量文字中查询所需的问题。还能对用户提出的各种问题展开联想，提供类似问题作为参考，最大程度实现主动服务。而且采用微信服务模式，能让检索结果更具针对性，准确性能够接近100%，为用户查询问题节省大量时间，极大提高用户查询效率。

（三）主动推送信息。在实际运用中，除了服务用户解答各种问题外，还可通过微信平台，主动、便利及快捷给用户推动档案信息，通过搜索功能搜索使用微信人群，主动添加档案读者群等各种手段，建立有效的社交网络，聚集用户。同时用户网络不断扩张，好友关系网呈几何数量增长，发布新进数据库、最新新闻及重要通知等各种信息，可及时推动到各用户微信客户端，短时间内就能通知给大量人群。其次，可依据用户在档案数据库中查阅历史记录，分析用户对哪种档案信息具有浓厚的兴趣。运用微信平台还能给读者实行点对点的推送服务、专业导读等，还能得到用户的实时反馈，便于有针对性调整策略，不仅能提高档案管理的服务水平，还能有效拉近与用户间的距离，让档案室工作得到极大提高。

（四）通过微信实现信息共享。通过利用微信服务模式，除了能对用户主动、交互及被动服务外，还可建立信息共享机制。在搜集整理档案信息的同时，不断引导用户对档案信息搜集整理及发布。而且通过观看其他用户的建议，可实现用户间的资源信息共享，从而缩小用户间的距离，有利于拉近学生间的距离，提高社交能力。而且用户还可将使用档案信息的感想及体会发布出来，供大家时刻分享，用户互相学习；而档案管理人员可依据自身优点参与到讨论中，对用户进行指导。

三、结语

无论以哪种形式体现的档案，最终目的都是为师生提供服务。采用微信服务是高校档案的良好选择，通过打造优质的微信服务模式，让档案信息进入发声渠道，扩大档案信息在社会公众中的影响力。