信息化时代国有企业档案管理策略的探讨

摘要：近年来，很多国有企业档案管理工作，从传统的纸质档案管理逐渐转变成电子储存形式，使用信息技术进行档案管理已经成为主要工作形式。本文对信息化时代国有企业档案管理工作重要性进行论述，重点阐述管理策略，主要有：提升硬件设施的安全、更新管理理念、提升管理人员素质和完善管理体系，仅供大家参考。

关键词：信息化时代；国有企业；档案管理策略

引言：

现在市场竞争越来越激烈，企业要想在市场中有长远的发展，就要提升自身发展水平，其中档案管理具有重要的作用，和传统档案管理工作相比，信息化管理更加便捷和安全，能够减轻管理人员工作量。档案管理人员要重视信息化时代下档案管理的建设，促进企业发展。

一.信息化时代国有企业档案管理的重要性

首先，我国信息化建设快速发展，电脑和智能手机等设备的普及和办公软件的运用，使人们的生活和工作形式有了很大的改变。如今各种自动软件技术的提升，桌面办公和电子文件的产生，转变了传统的办公模式。国有企业要想跟上时代的脚步，就要实行档案的信息化建设，包含档案信息化管理机制的建立和管理流程的确定。因此，档案信息化建设是国有企业发展的必然趋势。其次，很多大型企业都有一套完整的管理机制，整个企业的运行也是依赖管理系统进行工作，其中对档案的信息化管理也很重要。根据我国对档案的规定，企业中，无论是纸质档案还是电子档案，都要妥善管理。这一规定的推出提升了国有企业对档案信息化建设的重视程度，办公自动化的运用是档案管理的主要手段[1]。最后，档案管理的信息化建设促使国有企业提高档案管理工作效率。众所周知，国有企业是我国经济建设的支柱产业，档案管理对企业的发展具有重要作用。在信息技术快速发展的今天，只有将信息化技术融入到整体建设中，才能更好的为企业解决各种问题。

二.信息化时代国有企业档案管理策略的探讨

（一）提升管理人员素质

受信息技术发展的影响，我国各大院校相继开设档案管理专业，由此可知，国家和企业对档案管理工作逐渐重视，对档案管理专业人才需求增多。档案管理工作是指为企业重要信息建立完善的服务体系。随着信息化技术的应用，对档案管理工作人员工作形式有了更高的要求，不但要熟悉使用网络，要要具备较高的工作素养，可以快速的从众多资料中找到需要的信息，并按照一定规律进行整合。另外，信息化时代下的管理人员，不但有服务意识，还要有一定学习能力，可以在网络中不断提升自己的专业技能，保证专业技能和科学技术发展相符，更好的为企业服务。因此国有企业要想实现现代信息化档案管理工作，要不断加强信息化建设的同时，对管理人员进行培训，使之有最新服务意识和专业水平，广泛招聘信息化档案管理人才，做好人才储备，提升國有企业档案管理工作效率。

（二）保证硬件设施的安全

档案是国有企业发展的重要资源，信息化档案管理的过程中，要重视信息化系统的安全，其中包括信息安全、工作环境安全和设备安全，保证发生意外情况或者不可控的灾难时，档案信息不丢失。维护人员要对硬件设施进行定期的维护和养护，巡查设备运行情况，对设备运行情况进行详细的记录，对即将出现问题的设备或者零件进行更换或者维修，保证硬件的安全运行。对主要服务器和网络运行情况进行实时的监察，保证及时发现安全隐患，做好机房周边环境的监控和控制，严禁外部人员随意进入，避免有不怀好意的人进入机房窃取企业重要信息。随时监测机房内部温度和湿度的变化，控制温度和湿度在一定范围内。

（三）创新档案管理工作观念

我国逐渐重视企业档案管理工作，对一些国有企业档案管理工作不积极的情况，也在积极采取措施改变。如今，国有企业对档案管理的重要性有充分的认识，摒弃传统档案管理工作观念，继承优点，并使用信息化技术进行传力，和时代发展接轨，主动的学习计算机技术，使用信息化管理手段加强档案管理。例如，随着大数据时代背景的发展，国有企业和其他企业的档案管理数据联合起来管理，建立一个大型数据信息平台，企业可以在平台中进行档案管理工作，还可以进行企业之间的沟通，查询资料也更加便捷，并方便档案管理。虽然国有企业档案管理工作，短时间内改变管理观念也难，但是在激烈的市场竞争中，只有跟上时代潮流思想的企业，才能有快速的发展，所以，企业要有创新思维，来迎接更大的挑战，长久发展下去。

（四）完善管理体系

国有企业档案管理工作时要按照一定的规章制度进行，不能随意工作，对于档案管理工作制度的制定，国有企业要参照其他大型企业或者国外优秀先进经验，完善和创新管理标准，并严格按照制度执行，如果不能按照规章制度工作，不能充分发挥档案管理的效果，并且工作程序会变得混乱，容易出现问题。另外，制定制度的时候不但要借鉴其他企业经验，还要按照自身企业的情况，例如企业文化和发展方向等，对企业内部的资源进行整合，建立完整的管理体系，这种形式不但便于日常工作的管理，还便于企业内部其他部门资料的检索，提升工作效率。因此现在国有企业在信息化时代下要重视档案管理体系的建立，促进档案管理工作的长久进行[2]。

结论：

国有企业档案管理工作，要从源头上进行改变，引进信息化技术手段，建立实用的信息化档案管理体系，提升档案管理服务水平，方便企业员工查询和使用文件。随着科学技术的发展，网络管理对电子档案的管理产生重要的影响。所以，国有企业要提升信息档案管理的使用率，推动企业快速发展。

参考文献：

[1]滕丽.关于我国国有企业档案管理的现实审视与解决路径探究[J].办公室业务，2017（23）：67-68.

[2]袁红.新形势下国有企业电子光盘管理的相关问题[J].办公室业务，2017（20）：186.

作者简介：姜文兰（1980.04）女，民族：汉，籍贯：吉林省，研究方向：档案管理，单位：吉林省珲春市供水公司。