事业单位人事档案管理的特点与问题研究

崔花

摘要：事业单位人事档案管理效果与本单位的人事调动和职工管理工作质量密切相关，创新人事档案管理模式，提高档案管理水平也成为加强事业单位人事档案管理的基础。当前在事业单位人事档案管理过程中尚且存在三种问题，分别是档案管理意识偏低、管理手段落后和管理制度须待健全等，本文将简析这三种问题，并在此基础上分层论述应对措施。

关键词：事业单位；人事档案；管理；特点；问题研究

随着事业单位的改革与发展，人事档案管理工作在本单位的日常工作中发挥的作用愈加重要，简而言之，事业单位人事档案管理效果与本单位的人事调动和职工管理工作质量密切相关。在信息时代，创新人事档案管理模式，提高档案管理水平也成为加强事业单位人事档案管理的基础。然而，当前在事业单位人事档案管理过程中尚且存在三种问题，分别是档案管理意识偏低、管理手段落后和管理制度须待健全等，本文將简析这三种问题，并在此基础上分层论述应对措施。

一、事业单位人事档案管理的特点

从总体视角来看，事业单位人事档案管理工作具有四大特征，即独立性、政治性、服务性、保密性。所谓的独立性特指人事档案管理属于一种专项工作，该项工作有一套专业理论体系、法规与管理方法，具有独立的程序、范围和人物，并由专业管理部门和专业人员进行管理。政治性则是指人事档案管理和当代政治工作密切相关，关系着事业单位人事调动和干部的晋升，通常，在人事调动和单位职业晋升中，必须全面查阅相应的人事档案，发挥档案的参考价值，从而使人事档案管理服务于政治工作。服务性与保密性具有相辅相成的关系，简而言之，人事档案管理工作服务于整个事业单位人事管理工作，而人事档案资源属于单位机密，因此，这种服务必须建立在保密的基础上。

二、事业单位人事档案管理问题

（一）人事档案管理意识淡薄

部分事业单位没有设置独立的档案管理部门，档案管理人员也没有意识到人事档案管理的重要性，其职业技能并不能满足档案管理工作的要求，保密意识也有待加强。此外，档案管理人员对于档案查阅审核工作执行的不是非常严格，难免会出现漏洞。

（二）档案管理手段相对落后

随着我国科学技术的不断发展，信息技术的应用十分广泛，事业单位管理工作也融合了信息技术，但是，当前的人事档案管理手段还相对落后，信息化保密软硬件质量偏低，尚未完全实现档案管理信息化建设。此外，事业单位对档案的分类编制工作没有做到位，档案会存在各种各样的形式，在实际应用过程中，不能提供更好地服务。

（三）档案管理制度有待健全

目前，事业单位的人事档案管理制度并不完善，部分档案管理人员虽然非常重视档案的保密工作却忽视了人事档案资源的开发与利用，“重藏轻用”问题极为普遍，他们对档案资源的潜在发展价值均缺乏科学、全面地认知，尚未立足于人事档案管理的最终目标，削弱了档案保密管理工作的职能。

三、解决对策

（一）提高工作人员的保密意识

加强档案管理人员的职业保密意识，创新人事档案管理模式，首先要从档案管理细节做起，引导档案管理人员全面优化人事档案管理流程，在日常工作中逐步提升自身的职业素养和保密意识。某事业单位就配合内部保密办进行了涉密信息排查工作，逐台计算机进行检查，确保上网计算机上没有涉密文件。利用微信、微博、QQ群等平台宣贯了信息安全的重要性，提高了全员的安全保密意识。

其次，要全面做好人事档案立卷归档工作，一般情况下，立卷归档管理工作的第一步是全面重审档案卷宗，查看人事档案文件是否齐全，保持档案文件之间的联系，确保每份文件的位置相对固定。第二步要做好案卷软封面的编制工作，调整好案卷之后，要重新编制封面。第三步，要优化人事档案检索工具以提升后期的检索效率。对于基本完成立卷步骤的案卷，档案管理人员应通过编制并利用检索工具，使得整个归档管理工作有序而高效，一般可通过设计索引目录，建立标准图、档、卡、册、表并利用计算机等多种途径进行检索。第四步，要将立卷后的人事档案资料排列上架，并维持调整、组合后的系统性和相互联系性。与此同时，事业单位应根据人事档案的特点，在排列过程中采用分级排列法使档案案卷能够排列有序。

最后，要做好档案资源的入库保管工作，在档案文件接收入库后，由档案管理部门进行统一保管。如果保管不善，不仅会损毁档案，而且会影响档案的利用，给本单位造成无法弥补的损失。

（二）加强档案信息化动态管理工作

从微观视角来分析，档案入库保管之后并不意味着人事档案管理活动就此结束，在事业单位日常工作中，时常需要调阅和利用已经入库的档案资料，这就要对档案资源实施应有的管理。人事档案管理人员应尽量避免无关人员任意进出，保管好钥匙和电子档案的密码，同时，要注重对档案内容的保密防护，保证档案信息网站的安全，完善档案信息管理的系统。

另外，要做好人事档案资源的动态管理工作，明确动态管理包含随时动态管理和定期动态管理。其中，随时动态管理就是结合日常管理工作的随时进行而发生的动态注记和相应管理工作。

（三）完善事业单位档案管理制度

完善的人事档案管理制度是创新档案管理模式以及提升人事档案管理质量的基础保障，档案管理人员应协助本单位制定符合信息时代创新需求的档案管理制度，创新内容应包括人事档案内容和适用范围、总则、档案的管理体制、职责、档案的收集与归档、档案的整理和归档、档案的统计、档案的保密和安全、档案的鉴定和销毁、档案的开发和使用、档案管理的经费、档案管理工作的奖励和处罚等。