面向知识管理的企业档案管理创新发展

姚一民

摘要：档案管理是企业内部管理的重要组成部分，是促进企业稳定发展的重要保障，企业档案作为基础信息资源，记录着生产、科研、经营、人力资源等多方内容，体现着每个发展阶段的具体情况。本文主要阐述面向知识管理的发展趋势，企业应如何创新档案管理，希望能够为企业提高管理水平提供切实可行性建议。

关键词：知识管理；企业档案管理；创新发展

前言：

随着经济一体化和文化全球化发展，我国各方企业对档案管理的重视程度越来越高。知识管理是指企业在充分肯定知识价值的基础上，利用信息技术为员工创造能够获取、共享内外部知识信息环境的管理方式，将其应用于企业档案管理能够有效提高企业的创新能力和信息管理水平，从而推动档案管理工作发展。

一、知識管理的内涵

知识管理的内涵为：企业以当代先进技术为支持，对企业的内外知识进行程序化挖掘、储存、共享和使用，从而提升自身整体竞争力和生存发展能力的管理方式[1]。知识管理目标通常与企业的经营活动目标保持一致，由于知识处于不断更新状态，所以知识管理具有动态性。

二、创新档案管理的途径

（一）创新档案管理模式

1.构建管理目标

随着经济发展速度加快以及文化传播程度加深，我国信息化发展趋势越来越强大，对国内企业的管理模式和思想观念带来巨大影响，利用知识管理实现档案信息的资源化、信息化和现代化，是我国当前大多数企业进行档案管理建设的主要目标。企业根据知识管理理论，建立知识型文档，采用不同方式对不同档案信息进行分类和保存，不仅为提高搜索、查询档案信息工作效率奠定了基础，还为设计、构建现代化档案管理系统提供了理论支持，有利于为企业决策提供准确数据，保证决策的科学性和合理性。

2.创新管理方式

企业想要在知识管理背景下，创新档案管理模式和方式，就应当将知识管理与档案管理相结合，制定科学的知识资源档案信息管理方案，坚持知识管理是档案管理工作的核心内容，建立知识资源管理队伍。对企业的技术知识、管理制度、硬件设施、人力资源等信息进行调查，并对其进行分类处理，鼓励管理队伍发挥自身作用，令档案信息管理方案的实施目标、实施要素与企业档案管理现状保持一致，从而保障档案管理系统具有高效性。

（二）完善档案分类管理体系

我国大多数企业目前仍采用传统的档案管理分类方式，根据信息来源、以卷或件为单位进行分类储存，尽管能够保证档案之间的联系，但因为忽视档案内容而降低后期搜索、查询档案的效率。因此，企业应当完善档案分类管理体系，提高档案检索效率。工作人员在查询档案时，通常根据档案的主题和内容进行检索，比较重视信息内容的查找，面对传统的档案分类方式，极大程度上会延长搜索时间，既影响自身工作质量，又限制其他部门员工的工作效率。所以，企业应当将知识单元作为档案分类基础，先对档案信息进行分类，随后对每一类中的档案进行主题标号，令其满足档案搜索者的实际需求，保证搜索者能够在最短的时间内确定档案条目，从而降低检索时间，提高工作效率[2]。另外，在完善档案分类管理体系之前，企业应当先对档案室、用档需求等信息进行调查研究，先利用知识管理理论建立档案模块，整合企业档案信息，然后再以档案内容为对象建立虚拟分类体系，并将其作为实体档案分类体系的补充，从而大幅度提高企业档案管理效率。

（三）提高档案管理人员素质

企业想要快速实现档案管理的创新发展，提升自身竞争力和生存能力，就必须提高档案管理人员的职业能力和综合素质，管理人员只有具备较高的接受能力和学习能力，才能利用知识管理相关理论对档案管理进行革新。对此，企业首先要改变档案管理人员“轻利用、重保管”的传统思想观念，定期对其进行知识管理相关教育，提升其职业素质和工作能力，保证新型档案管理模式能够为企业提供高效知识服务。其次，档案管理人员自身也应革新工作观，对自己进行重新定位，努力向“知识提供者”转变，加强对档案室内所有档案信息的了解，熟悉档案信息内容，实现专题性信息开发。再者，企业要坚持档案知识服务是科学开展档案管理工作的指导，根据实际工作需求对档案信息进行收集、分析、整理、储存，从而实现提高档案管理效率的目的。最后，档案管理人员要与其他部门员工开展合作，扩大知识服务开发渠道，降低档案管理人员的工作压力，增加档案知识的影响强度，通过整合多方人员的思想建议来实现档案管理的创新发展。

（四）提高档案管理服务水平

企业在开展档案服务工作时，一般情况下是以借阅为主，但是随着信息技术的普及发展，传统的借阅形式已经无法满足企业员工的需要，因此企业应当提高自身档案管理服务水平，对档案管理方式进行创新。首先，企业要将知识管理服务理念与档案管理工作有机融合，将传统档案管理被动式服务转变成自动化服务，加强档案管理人员与企业各部门之间的交流沟通，令其明确企业经营重点，及时向企业提供信息准确的档案，保证企业决策的科学性。其次，企业应以“知识服务”方式开展档案管理，对开展对象进行重新定义，将传统档案管理中的原始记录更改为档案内容和条目，以此提高搜索档案信息的效率[3]。除此之外，企业可以结合计算机技术、智能技术等信息技术开发自动式档案管理服务，通过整合档案信息建立知识数据库，针对不同部门设置不同权限，员工完全可以自行搜索查阅所需信息，有利于提高档案管理和其他部门的工作效率。

结束语：

综上所述，知识管理是当今社会持续发展的必然趋势，为了提升企业档案管理能力和水平，企业必须结合知识管理理论对传统档案管理模式和方式进行革新。通过建立知识体系，将内部知识与外部知识相结合，实现档案信息管理的科学规划，保证档案管理具有合理性、高效性和准确性，从而促进企业稳定发展。

参考文献：

[1]金利希.知识管理背景下企业档案管理信息化建设研究[J].人力资源管理，2017（12）：319-320.

[2]蔡锦轩.知识管理视角下的企业战略管理创新发展策略探讨[J].中外企业家，2016（14）：7.

[3]刘义龙，顾洁.以知识管理为导向的企业战略管理创新发展研究[J].河北企业，2016（01）：11-12.