浅谈机关事业单位干部人事档案信息化管理及对策

时华维 刘建红

摘要：在机关事业单位干部人事档案的管理中，传统的纸质类的管理方式已经难以适应时代的需求，档案管理的信息化方向日益明显，计算机网络技术的广泛应用使人事档案的管理进入现代化管理的先进行列，并为机关单位人事档案信息化管理提供了可靠的保证。

关键词：机关事业单位；干部人事档案；信息化管理

在机关事业单位干部人事檔案的管理中，长期以来，纸质类的管理模式始终占据着一席之地。这种落后的管理模式不仅容易增加管理人员的压力，同时也容易造成干部人事档案管理的疏漏，干部人事档案无法及时更新，干部人事档案无法及时汇总等问题凸显。在网络化和信息化深入发展的今天，在机关事业单位干部人事档案的管理中，积极利用信息化技术，能够精准有效地提升干部人事档案管理的质量和水平。

一、机关事业单位干部人事档案信息化管理的做法

在机关事业单位干部人事档案的管理工作中，开展信息化管理十分重要，只有这样才能不断细化干部人事档案的管理水平和效益。机关事业单位干部人事档案信息化建设是将干部人事档案引入信息化管理，对干部人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将干部人事档案资料整理输入计算机，实现干部人事档案的电子存储，便于通过电脑显示器等方式来调取需要的档案信息，减少了人工操作的繁琐性。

（一）借助信息技术提升档案管理的动态性。在机关事业单位干部人事档案的管理中，实现信息化管理，应该充分借助于计算机技术，提升干部人事档案管理工作的信息化程度。借助于信息技术，能够将机关事业单位干部人事档案全面精准地录入至计算机系统内，同时依托于计算机系统的自动分类等特色功能，实现对干部人事档案的精细化和深入化的管理。此外，传统纸质档案在具体的管理中最大的诟病是无法实现档案管理的时效性和动态性，利用信息技术，能够有效弥补这一问题，及时更新机关事业单位干部的人事档案信息，确保人事档案信息的精确性和时效性。

（二）注重干部业绩和工作能力的开放性管理。在机关事业单位干部人事档案的管理过程中，利用信息化技术开展档案管理工作，不仅能够实现全面化的管理，同时还能够实现侧重化的管理。在机关事业单位干部人事档案的管理中，干部的工作业绩和工作能力是非常重要的，前者是干部晋升的主要凭证，后者是干部能够适应更高级别的岗位的主要标准。借助于信息化管理，在机关事业单位干部人事档案的管理中，能够精准化地针对干部的工作业绩进行全面管理，将干部的工作成绩、重大表现、评奖评优以及不良记录等整合起来，便于科学全面地考核干部。借助于信息化管理，能够对干部的工作能力、学习情况、学历证书、职业资格证书等进行全面的考核。

（三）提升人事档案管理的服务性和管理效率。在机关事业单位干部人事档案的管理中，长期以来的纸质类管理，不仅难以提升管理效率，同时干部人事档案的服务水平有待提升，更遑论基层的公务员了。特别是在干部调动、离职、出国等需要办理人事档案的调取和移交等工作时，落后混乱的管理方法不仅容易造成重要信息的遗漏，甚至还容易造成纸质类档案的丢失。在机关事业单位干部人事档案的管理中，利用信息化管理方式，能够有效地提升干部人事档案管理的服务性，在干部的入党、出国、调动、任免、福利待遇、办理退（离）和处理历史遗留问题时，尽最大努力帮助用档单位用足用好档案资料，综合性地提升干部人事档案管理的效率。

二、如何搞好机关事业单位档案信息化管理

在机关事业单位干部人事档案的管理中，实现信息化的管理模式，不仅有助于提升档案管理的效率和质量，同时也能够提升政府办公的效率。主要从以下方面着手：

（一）增强档案信息化管理保密意识。干部人事档案管理的信息化程度，极大地提升了档案调取和分享的效率，但与之俱来的是增加了档案被拷贝、盗取的风险。因此，在干部人事档案的信息化管理中，应该努力做好保密工作。一方面，档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，电子档案的管理人员应该不断提升自身的素质和职业道德，自觉遵守档案管理的规章制度，不随便拷贝和传输重要的档案信息。另一方面，在电子档案的管理中，管理人员应该不断提升自身的计算机技术和水平，便于分析与判断外界登陆和非法访问。

（二）做好档案信息化的开发工作。档案信息的便捷存储、及时化分享等都在很大程度上提升了档案信息的利用价值。当前信息化档案的利用工作并没有得到重视，档案仍然是“躺”在计算机系统中的“死”信息。为了提升档案的利用率，应该注重在保密的基准下，努力提升电子档案的传输和分享等，最大化地提升档案信息的利用率。

（三）强化档案信息化管理的法规建设。档案信息化管理需要相应的法律环境和有力的法律保护。依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段，强化人事档案管理意识，备好人事档案管理工作所需的软、硬件，建立健全人事档案信息化管理工作的各项规章制度，使人事档案信息化管理工作有章可循。

机关事业单位人事档案信息化管理是对实现机关事业单位的人事人才信息管理工作的社会化服务有着非常突出的现实意义。机关事业单位档案管理人员要积极创造条件，尽快实现人事档案管理的信息化，实现机关事业单位的档案管理的根本变革，不断提升干部人事档案开发利用率，同时综合提高档案管理的水平和质量。

参考文献：

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