纸质档案管理与电子档案管理的融合

亓小莉

摘 要：随着科技的飞速发展，信息化技术开始逐步渗透到各行各业，传统的纸笔记录开始逐步被互联网系统所取代，无论是文件的分类管理还是检索，互联网自身都具有其独特的优势，本文将从纸质档案管理与电子档案管理为切入点深入剖析二者之间的融合。

关键词：纸质档案；电子档案；档案管理；系统融合

“电子档案”作为档案管理的一种新型档案，对于我们来说已不再陌生，电子档案迅速扩展，各类企事业单位、各类国内高校都逐步在单位内、校园内设立了“电子阅览室”、“电子档案管理室”等，主要用途就在于可以迅速检索到所需的电子档案，相对早起的紙质档案根据分类逻辑、首字母等方式进行寻找，通过网络系统寻找电子档案则是节约了大量的时间成本和人力成本。因此，我们本次将集中论述如何将纸质档案管理与电子档案管理进行紧密融合。

“电子档案”又称“虚拟档案”，是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特的方式，并使之可以存储到电脑网络中，并且通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，以案件为单位的新型档案。电子档案管理和纸质档案管理的融合一般用于企事业单位的办公自动化、信息管理工作的宏观背景下进行建设和实施，顺应电子档案和纸质档案各自的规律，了解信息产生的源头，来不断促进电子文件归档，建立科学的电子档案和纸质档案的管理制度。

1 建立档案管理的信息化平台

我们需要在网络中建立档案管理的信息化平台，专门用于文件检索，用以实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。

档案管理信息化平台存在的意义就在于为电子档案管理搭建一个公共的支撑环境，将各类档案进行统一的采集、分类、检索、加载的平台，因此是进行纸质档案管理和电子档案管理必要渠道。

档案管理的信息化平台的建立较为重要的一点就在于系统的使用要具有人性化，使用方式不要过于复杂，最好能让人一看就明白，并且针对不同等级的文件，不同的账号拥有不同的审阅权限，也就是高等级（高风险）的档案需要特殊的账号，使用该账户也需要严格的审核流程，以确保档案审阅的安全性。

2 将部分纸质档案转化为电子档案

我们需要根据档案管理的相关法律法规对需要转化为电子档案的纸质档案进行统一的采集、分类、管理。

那么针对如何将部分纸质档案转化为电子档案，我们可以针对简单的档案内容，通过手动录入，来进行上传和下载；那么针对比较重要的档案或者是携带照片、秦建章、公章的档案，我们就可以利用先进的扫描仪统一扫描上传，源文件依然分类归档放置在档案室，而这份电子版可以作为备份留存，这类重要的文档我们还要设立一定的审阅权限，不是所有的管理账号都能查询审阅，这类档案我们还需要设计一套严密的申请审阅流程，以确保不会被他人非法审阅重要文件。

我们还要采用流程化方式对一转化的电子档案实施统一规范的档案管理，其中可以分为以下管理流程：登记、归档、整理、保管、转移、检索、鉴定、审阅、销毁、备份、销毁恢复等整个能覆盖案卷全部生命周期的各环节。并且可以精確记录每份档案在每个周期的阅览量，以保证这些实际数据可以用作年终的报表来汇总和总结。

3 统一各类纸质档案和电子档案的入口

在现今的互联网技术背景下，我们拥有了更多的档案检索和档案阅览的技术，早期我们都给各类文档贴上条形码，然后通过扫码仪器进行统一扫描和归类，这个对比过去的纯纸质档案的逻辑分类已经是很大的进步了，但是近几年伴随着互联网技术的飞速发展，我们拥有了更多的档案归档方式，影像技术、版式电子数据文件技术、二维码技术等，将档案检索方式也变得越来越便捷。

通过以上的技术方式作为技术支撑，我们还可以实现针对不同介质、不同类别的档案来进行标准化的封装处理，将其统一转化为入口文件，以统一的格式存储和上传。来保证电子档案的可追溯性与不可抵赖性。

为了维护各类纸质档案和电子档案的入口，档案管理的工作人员可以自己制定检索档案的环节和路径，如现检索流程已经不满足档案管理人员或其他人员的检索要求时，档案管理人员也可以自行通过平台新增或相应的修改流程。还可以根据业务需要，设置不同的环节和权限，来满足各种档案管理的不同流程需求。

4 对于电子档案和纸质档案的安全性管理

纸质档案的载体相对来说较为安全和稳定，而电子档案相对来说就稳定性较差、易损害、易受到网络黑客的攻击。因此电子档案和纸质档案的安全性管理就显得极为重要。

通过各类数据的显示可以看出，利用磁盘采集或者脱机来采集数据作为传输介质的这种转移方式极易造成数据的丢失或者损坏。若磁盘质量太差还会影响数据和文件的可读性，早期的电子档案管理为了避免这种情况的出现，档案管理员往往选择制作多份存储文件的磁盘，因此也加大了工作量和磁盘存储的成本。

现阶段虽然档案管理都是直接上传至云端，再通过档案管理的信息化平台检索、下载和审阅，但是安全性仍然是我们无法避免的客观性问题。

1）首先，我们可以选择数字证书、电子印章等先进技术来应用于纸质档案和电子档案的应用环境，来保证这类档案的不可抵赖性和档案的凭证价值。

2）其次，我们可以通过电子档案封装、传输过程、归档过程、保管过程中来利用各类安全机制来保证信息安全，来实现针对电子档案安全级别的划分，还要根据不同的档案级别、不同的账号权限来进行访问的限制和控制。

3）最后，我们还可以利用系统来使用CA或数据加密技术来对管理账户设置访问权限，不同的账号级别具有不同的审阅权限，并且设置完整的权限体系还要配合企事业的员工职位来对于不同权限的审阅账号。还要适用于不同的管理模式，例如不同权限的分级管理、分级共享、分级配置、分组管理、分组共享、共享使用、临时发放等不同的账户特性，来做到纸质档案管理与电子档案管理的完美融合。

5 结论

利用信息化系统将电子档案与纸质档案紧密融合，能极大提高档案的完整性与便利性，是我们档案管理工作者跟上时代步伐所必须研究的课题。

参考文献

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