优化建筑工程档案资料管理的对策研究

劳善娴

摘 要：近年来，随着国民经济的不断进步，建筑工程行业的发展也是如火如荼，由此，建筑工程档案资料的数量也越来越多，作为建筑工程的重要组成部分，对建筑工程档案资料的管理工作也被逐渐重视起来。如何提高建筑工程档案资料的管理质量及管理效率，是当前档案资料管理工作的重要议题。本文主要从建筑工程档案质量管理的重要性入手，并提出一些优化建筑工程档案资料管理的对策，以便对建筑工程档案资料进行有效管理。

关键词：建筑工程；档案资料；对策研究

多年来，建筑工程一直以涉及范围广，程序复杂著称，因此，对工程的档案资料进行完善是对工程的科学性、安全性、完整性的一种有效保障，国家对此也越来越重视。对建筑工程的档案资料进行有效管理一方面有利于企业管理者对企业的内部控制；另一方面也是对建筑工程安全的有力保障，能够保障工程的顺利施工以及使用，这也是国家明文强调的，档案资料不合格，建筑工程的质量也就十分堪忧。

1 建筑工程档案资料管理的重要性分析

对于建筑工程来讲，档案资料与建筑工程的质量密切度相当高，对建筑工程施工过程的监督和管理也具有非凡的意义，其重要性体现主要有以下几方面：第一，档案资料的管理质量能充分体现出建筑工程的施工质量，是验收、售后、解决纠纷的重要依据。建筑工程具有工序复杂、隐蔽性较强等特点，要想完全了解此项建筑工程的施工情况，就要通过完善的档案资料来体现。建筑施工在完工之后会因某种原因造成工程出现一些问题和缺陷，这时就要找出问题的原因，并对缺陷进行检测和维修，此时，就可以通过翻阅档案资料的方式进行快速查找，在第一时间针对问题进行维修和管理，因此，档案资料的管理就是保障工程质量的依据，是工程施工的重要环节，一定要将此项工作重视起来。其次对档案资料的管理能体现出一个建筑企业的管理水平。近年来，建设部一再强调，要进一步推进建筑企业的档案建设，加强企业对档案资料管理质量重要性的认知，档案资料不完善对整个工程影响很大，由此可知，档案资料管理在建筑企业的地位相当关键，也是体现建筑企业管理水平的重要依据。

2 优化建筑工程档案资料管理对策研究

从国家到建筑企业自身对档案资料的重视程度不难看出，档案资料管理在建筑工程中的地位相当关键，因此，为了顺利完成建筑施工的任务，建筑企业必须采取有效的档案资料管理措施，对档案资料管理工作进行细化、严管，以发挥档案资料在建筑工程中的重要作用。

2.1 加强档案管理人员的素质建设

对档案资料进行管理最为关键的就是管理人员的素质，提高人员素质，强化其能力，是优化档案资料管理措施的第一步，也是最重要的一步，其主要方式如下：一是工作人员要具备一定的专业能力。档案资料管理人员首先对此工作要有一定的了解，并熟练掌握其专业知识；其次要熟练操作办公软件，当今时代是信息社会，大多资料已经电子化，因此，需要管理人员具备一定的计算机操作能力；再次是要及时掌握国家的方针政策，国家对建筑行业的标准不是一成不变的，其标准是根据经济的发展、技术的革新以及人们的需求在不断变化的，因此，要掌握好国家的方针政策，及时传达政策方针的变化。二是要严控准入门槛。对于档案资料管理人员的选拔要严格把控，对竞聘人员要精心筛选，从能力、专业水平及对档案资料管理方面的看法等方面进行选择，并对入选人员进行岗前培训。此外，档案资料管理人员要有崇高的工作意识，把法律、规则和职业操守作为自己的工作准则，不弄虚作假，要为每个建筑工程负责。三是在工作中要善于自查。在工作中，管理人员要随时对自己的工作进行自查，检查档案资料的真实性及完整性，并对工作程序进行梳理、看工序是否有遗漏，比如对业主给予的意见是否记录了，对图纸发现的问题是否与负责人进行了沟通，对工程的组织、设计、技术交底等工作的档案材料是否齐全，用字是否准确等等。四是在工作中要多学习、多沟通、虚心请教。勤于思考、善于交流、加强学习是提升工作能力、提高人员素质的重要方面，在档案资料管理过程中，工作人员要通过岗内培训、与有经验的人员多交流，通过翻阅相关书籍和资料的方式来提升自身素质，增强工作能力。

2.2 规范档案资料的管理职责

对档案资料管理工作的前提是要明确管理职责，根据管理职责才能将工作按部就班、有条不紊的进行下去。建筑工程档案资料管理人员最基本的职责就是对工程资料及图表的收集和整理，主要职责如下：首先对资料要认真记录，保证其真实性。工程档案资料是工程施工的真实反映，因此，在资料收集整理过程中要严格按照程序进行，从施工前、施工中到施工后的计划、图纸、材料、技术等都要詳细进行记录，比如施工中比较重要的钢筋、水泥、混凝土等，要先取样品进行试验，将合格报告整理在案，才能将其投入到工程使用当中。其次要完善资料整理，确保资料详实。建筑工程的施工质量并不能通过实物本身或系统的测试完全显示出来，因此，要用完善的档案资料管理及详实的记录来弥补这一不足，以便在日后有所需要时有证可查，有据可依。再次要确保档案资料的准确性及完整性。档案资料的准确性是对其管理的关键因素，在对资料进行收集归档前，要对每一项施工材料、技术等进行认定，出具科学的认定报告，并填制质量评定表，保证工程资料的准确性。此外，对于档案资料的完整性也要严查，在资料整理过程中要严格审查，确保不落程序，对批准借阅的资料也要及时收回，保证整个工程资料的完整性。

2.3 优化建筑工程档案资料的管理制度

对于档案资料的管理要走制度化的道路，不能随心所欲、盲目进行。在管理建筑工程档案资料的过程中，要建立健全管理制度，让资料管理工作遵循一定的制度，具体制度建立如下：首先要确定好档案资料管理的范畴和权限。建筑工程档案资料管理的内容虽然多，但是范畴很清晰，主要包括建筑工程前期准备、图纸、施工技术、施工材料、施工人员等涉及到工程内部的全部详细的资料。其次要建立严格的资料借阅及保密制度。建筑工程的档案资料绝大多数都属于商业机密，因此，在管理过程中要建立严格登记制度，档案资料借阅要按照文件机密等级管理制度执行，办理相关借阅手续，若未定期归还，要及时进行追查，以免泄露商业机密。此外，档案资料的借阅要有相关领导的批示，并制定借阅负责人，按照借阅制度不得扩大阅读范围，采取必要的安全措施。再次要制定资料销毁、存放、交接等管理制度。对于退档的档案资料，要在相关领导、部门主管的监督下进行销毁，并做好登记备案；对于档案资料的存放要有顺序及目录清单，以便查找和整理；在交接时也要按照清单目录点清所有的档案资料，如与清单不符，要在交接时追查清楚，免留后患。

3 结语

总之，建筑工程的档案资料管理作为工程的重要组成部分，要至始至终贯穿于建筑工程当中。要深刻意识到档案资料在建筑工程中的价值，不断的提升管理人员的素质，明确职责权限，建设一支过硬的管理人员队伍，并建立健全建筑工程档案资料的管理制度，让档案资料管理在整个工程建设中站好岗、服好务，从而进一步提升建筑工程的质量与效率。

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