事业单位人事档案立卷归档管理的提高措施

沙建华

摘 要：事业单位具有社会公共服务职能的责任，其单位的人事档案立卷归档管理水平，直接关系到了单位人事档案的利用率。因此，需要加强事业单位人事档案管理工作力度，有利于提升事业单位内部管理水平，促进其单位所有业务的顺利开展。

关键词：事业单位；人事档案；管理措施

我国当前正处于转型的关键时期，事业单位需要及时地进行体制改革，来满足当前社会经济的发展需求。因此，传 统事业单位人事档案管理工作已经无法适应当前社会发展需求，需要不断创新与改革事业单位人事档案立卷归档管理措施，确保事业单位人事档案管理可以向着现代化、规范化的方向发展，有利于事业单位对人才的合理开发与应用。

1 事业单位人事档案立卷归档管理工作存在的问题

1.1 管理模式机械化

虽然事业单位体制改革过程中，其人事档案管理工作有了一定的进步，已经构建了相应的制定化管理模式。但从当前事业单位人事档案管理工作进行分析后发现，所开展的管理工作存在着机械化、单一化的问题。部分单位对于人事档案管理还存在一定的理解偏差，所采用的管理模式相对较为陈旧。加上单位领导对人事档案管理工作的不重视，对人事档案立卷归档管理工作效率形成了一定的影响。

1.2 缺少“以我为主”的立卷归档意识

在开展立卷归档过程中，需要精确地分析档案文件有的时效性。从而才能够真正地将现行人事档案精神落实到位。但在当前档案管理工作中，会出现归档资料不规范、档案管理工作重复性等问题。事业单位人事档案工作中存在档案资料不完整的问题，从而导致档案利用效率较低。此外，部分单位没有在开展归档工作时耐心细致地甄别， 认真分类和装订，没有形成标准化、规范的档案管理制度，造成档案资料利用价值并不高。

1.3 人事档案管理工作质量不高

人事档案管理工作质量直接关系到了单位的发展，如果无法提高其工作的质量以及效率，档案管理工作的效能得不到体现，对单位的管理会造成一定的影响。从目前部分事业单位人事档案管理工作来进行分析，依然停留在人手人脑工作模式。虽然有的单位已经开始进行信息化管理模式，并人事档案进行电子档案录入，但对于档案的正确使用以及维护并没有真正地体现出信息化、自动化管理的优势。比如：部分单位没有将电子档案进行合理分类、电子档案更新不及等等。这些问题的出现，无法体现出信息化管理的优越性，甚至还会给管理工作人员带来更多的工作压力。

2 事业单位人事档案立卷归档管理的提高措施

2.1 认真开展文件分类

事业单位人事档案归档管理工作中，需要对其相关文件进行重新整理。此类型文件大致可以划分为以下几个类型：1）综合类文件。此类型的文件所包含的内容相对较多。在进行立卷归档时，除了组织人事以及单位业务相关文件以外，都需要归档于综合文件中进行管理。因此，此类型的档案文件使用率并不高，而且还具有非常强的时效性，其档案内容与实际工作的关联性不大。在对此类文件进行分类整理时，必须要确保其文件的完整性，并按照相应的年份来进行初步整理，再结合其类型文件中的关键词来开展详细的分类、整理以及登记工作。2）组织人事类文件。此类文件主要是涉及到了事业单位工作人员与社会福利相关的内容。比如：社保缴纳、工作人员退休办理、岗位认定书面依据、工作人员职位变更等内容。这些内容是工作人员重要的身份证明，同时也是其与事业单位 劳动关系的重要依据。因此，必须要重点保管好此类文件，并要对组织人事类文件进行及时更新，方便后续查询相关工作人员的工作表现。在开展组织人事类文件整理过程中，需要根据工作人员入职年份以及文件制作年份进行初步分类，然后再根据相关细节来进行详细整理。3）单位业务类文件。此类型文件在事业单位文档整理过程中的数量非常多，其文件使用率也是所有文件中最频繁的文件之一。单位业务类文件，主要内容涉及到了与单位业务相关的所有操作规范。因此，必须要对其原件进行完整保管。如果其中内容并没有涉密内容，可以将其复印并公开给每一名相关工作人员。如果其文件中有涉密内容，需要认真做好保管的同时，还要做好密工作。在针对单位业务类文件进行整理过程中，必须要做好原始文件的保管，避免出现文件丢失等问题。同时，需要根据相关年份来对其文件进行划分与初步整理。

2.2 认真做好文件编码、存档工作

在完成文件分类之后，需要对所分类好的文件开展编码与存档工作。在进行编码时，上述三种类型文件都可以根据文件年份来进行编码，至此完成对档案文件的基础性工作。比如：2018年的人事任命档案，可以在其编号前标注2018来区分。为了能够更细致地做好档案分类工作，除了根据文件年份进行编码外，还可以按照相关内容来进行细致分类。比如：进行业务类文件分类时，可以按照其业务内容的差异性来进行细致分类。例如：社保类档案可以通过简写SB；医疗类可以简写成YL等。通过多次分类之后，可以有利提升档案查询效率，方便相关工作人员查找文件。

2.3 认真做好档案的保护工作

对档案文件完成整理以及编码后，需要将其及时送入档案室进行保管，并认真做好对以下几个方面的档案的保护工作：1）认真做好档案使用登记，防止档案文件丢失。在使用档案文件时，必须要做好登记，尤其是档案原件以及一些无法补办的文件，必须要加强管理。认真做好使用者以及归还时间记录，避免档案文件丢失。2）认真做好文件保管。档案文件由于存档时间较长，其纸张会因受到保管环境的影响而不同程度的损坏。因此，需要在针对档案室的环境进行控制，并在档案室内安装除湿防潮设备。同时，还需要认真检查档案保管环境中是否存在动物，避免动物对档案文件造成损坏。3）将档案保存于牛皮纸盒中。通过这种保存方式，不仅可以避免文件受到动物的损坏，同时还可以在其外表填写上文件编号，方便工作人员查找。

2.4 制定健全的人事档案立卷归档工作管理机制

1）制定人事档案整理、分类、保管等规范化流程，并根据相應的工作环节制定执行制度。此外，需要制定定期检查工作机制，根据人事档案管理工作标准来执行检查。2）构建健全的人事档案收集与转递制定。在此环节中，需要结合国家相关规定，认真对事业单位人事档案材料内容进行认真核定。如果在此过程中发现缺少相关材料，需要认真进行记录，并向相关当事人提出书面告知，要求其补充相关材料信息。在完成材料审核后，对完整真实的人事档案进行记录在档，并需要通过严密封包后来进行转递。要求收到相关档案的单位必须及时在回执单上签字盖章，并将回执单寄回原单位，相关管理部门应该将收到的回执单认真保存方便后续的核查。3）认真做好人事档案归档工作。归档工作的开展，必须要确保其档案文件完整。将其归档的目的在于方便后续的档案文件查询。在进行档案文件材料归档整理时，同样需要对所有文件进行分类，严格遵循材料重要性、时间性原则来进行分类，从而可以确保其文件材料的完整性以及真实性。

3 结语

总之，对于事业单位档案立卷归档管理工作而言，是一项非常繁杂且工作量较大的管理工作。在整个工作过程中，需要保持较大的耐心与责任，才能够顺利完成其档案文件的管理工作。同时，各事业单位应该及时应用现代化档案管理模式，构建信息化档案管理理工作模式，有效提升人事档案管理效率，并有效防止原文件的丢失。

参考文献

[1]刘莉.事业单位档案管理中的基本问题与对策探析[J].经济研究导刊，2012，（31）.

[2]杨虹.对事业单位档案管理的创新思路的探讨[J].科技资讯，2010，（34）.