新时期社团档案管理中存在的问题及对策研究

黄超意

摘 要：本文对档案管理工作的重要性进行了分析，对当前社团档案管理工作中存在的一些问题进行了探讨，并针对这些问题提出了几点对策和建议，希望能够为社团档案管理工作的开展提供一些参考。

关键词：社团；档案管理；问题；对策

档案管理工作能够为档案的真实性和完整性提供保障，同时也能够使档案发挥出其应用和参考的价值。对于社团单位的工作来说，良好的档案管理能够为社团工作的开展提供准确、有效的依据，进而推动社团工作的进步与发展。然而目前在社团档案管理工作中仍然存在着一些不足，对于社团整体的发展造成了一定的影响，如何改善社团档案管理工作、提高社团档案管理水平成为了一项非常重要的问题。

1 档案管理工作的重要性

档案是指对某一社团、企业等单位过去发展过程中的业绩、成果等的有效记录，通过对档案的调阅和分析利用能够使相关人员对单位的各项事务的发展进行全面的认识，进而对单位过去发展过程中的战略部署进行分析，找出发展过程出现的问题和可取之处，从而“取其精华，舍其糟粕”，对于单位未来的发展有着非常重要的意义。档案管理工作是机关、社团、企业等单位日常工作的重要组成部分，档案管理工作的好坏很大程度上决定了档案是否能够得到有效的利用，同时一定程度上影响着社团单位未来的发展，优秀的档案管理工作能够为社团单位未来的发展提供良好的参考依据，借鉴以前成功的经验使社团单位获得更好的发展。

2 新时期社团档案管理中存在的问题

2.1 管理方法和制度落后

当前在部分社团档案管理工作中仍然采用的传统的档案管理办法，在对档案进行收集整理后就堆放在一起，而没有对其进行严格分类和数字化管理，从而导致了之后的档案的检索和运用效率十分低下，档案管理工作量大大增加。此外，由于部分社团档案在收集、保护、借阅等方面没有严格的制度，且缺乏相关的监督机制，导致经常出现档案工作操作混乱，档案收集整理不及时，档案不完整等问题，档案管理工作的专业性和机密性受到了较大的影响。

2.2 相关硬件设备落后

由于一些社团单位不重视档案管理工作，对于档案管理工作的意义和重要性没有一个正确的认识，从而对于档案管理工作的相关投入比较少，导致了档案管理硬件设施长期使用，设备落后且老化问题严重，管理工作中频繁出现漏洞或者错误，相关的数字化设备得不到更新，从而导致了社团档案管理工作的效率提高和数字化管理的实现受到了较大的影响和阻碍。

2.3 缺乏档案管理意识

很多社团单位没有配置专职档案管理人员，部分兼职档案管理人员缺乏档案管理意识，没有积极主动地对档案管理相关知识进行学习，专业能力欠缺。大多数社团单位管理层对档案管理工作不够重视，对于档案管理人员的培训工作落实不到位，导致了档案管理人员的专业素质相对不高，大多数档案人员仅凭經验进行管理工作，管理效率十分底下。档案管理人员缺乏管理意识、自身专业素质不高的现状对于社团档案管理数字化的发展也造成了极大的影响。

2.4 档案管理水平不高，利用效率低

随着现代信息技术的发展，电子档案在社团档案管理工作中获得了较为广泛的应用，然而部分地区或社团单位由于相关技术、设备的水平不高，导致档案的信息化程度较低。部分社团仍然使用人工操作的方式进行档案管理工作，存在着管理工作任务量大、工作时间长、档案管理工作效率低下等问题。这些问题导致了管理任务无法快速完成，对于咨询和查阅工作造成了一定的阻碍，档案的利用效率低下，无法充分发挥档案的价值。

3 新时期社团档案管理问题的有效解决对策

3.1 完善档案管理制度

完善的管理制度是一切工作顺利进行的重要保障。在社团档案的管理工作中，要找到目前的档案管理制度中存在的缺陷和漏洞并进行完善，对档案管理的流程和程序进行改进，保证其合理性、高效性。对于不同部门的档案管理，要制定出统一的标准，并根据各部门的实际情况提出具体的工作要求，明确档案的收集、保存和利用等各环节的相关制度。1）档案的收集要明确归档范围，科学组织，做好接收手续，保证归档和进馆档案信息的完整性，通过标准化管理的手段保证进馆档案的质量。2）档案存放应坚持简便、使用、便于管理的原则，根据本社团档案的特点编制合理的分类方案，对档案资料进行分类管理。实行多种载体存档，档案内容可按照文字-图标-声像等顺序进行排列，从而方便后期进行档案的查询和使用。3）档案的开发利用是档案工作的最终目的，档案室需要制定档案的使用办法，根据要求办理相应的借阅、复制手续，保证档案资料的安全。

3.2 提高档案管理人员的专业素质

档案管理工作归根到底还是人来进行管理，因此档案管理人员的素质水平高低就成为了决定档案管理工作水平高低的关键之一。针对档案管理人员专业素质水平不够的问题，社团必须要重视并加强对档案管理人员的培训工作，使档案管理工作的水平得到切实提高。一方面，要提高管理人员的专业知识水平，通过专门的课程培训使其档案管理能力得到有效提高，还可以通过网络学习的形式吸取其他单位在档案管理工作上的经验和成果，并转化为自己的知识运用到档案管理工作当中。另一方面要对档案管理人员的责任意识进行提高，增强他们对于档案管理工作的重视程度，使其能够尽职尽责的完成档案管理工作，自觉遵守相关的规定和纪律，从而使社团档案管理工作得到进一步的推动和发展。

3.3 提高档案信息化水平

随着信息技术的发展，社团档案信息化已经成为了社团档案管理工作发展的必然趋势。通过利用信息技术可以将档案资料进行电子化，以电子文档的形式进行储存，并使用管理软件对档案进行自动整理、归档。档案管理信息化水平的提高不仅能够使档案的管理流程简化、管理效率大大提高，还可以使档案管理的安全性得到增强，并且相关人员进行档案查阅的时候也更加的方便快捷。此外，通过大数据等现代信息技术对档案进行统计分析，能够快速从中获取有价值的信息，使档案的利用效率得到提高，能够为社团的发展提供重要的推动力。

4 结语

综上所述，社团档案管理工作对于社团的日常运行和发展有着非常重要的意义。针对当前社团档案管理工作中存在的一些问题，相关部门和档案管理人员要积极采取措施，通过完善档案管理制度、提高档案管理人员的专业素质、提高档案信息化水平等措施，从而使社团档案能够得到充分的利用，为社团相关工作的进行和发展提供有效的依据。

参考文献

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