浅谈新时期声像档案管理存在的问题

吕爽

摘 要：目前，为了满足我国社会不断发展的需求，对于声像档案管理方面的要求变得更为苛刻。此外，随着数字信息技术的快速进步，使得声像档案管理工作逐步进入新时代，并且为今后声像档案管理工作提出了难度更大的挑战。因此，为了确保声像档案管理策略可以迎合新时代的要求，有必要对新时代的声像档案管理策略进行有针对性的分析。鉴于此，文章将对新时代声像档案管理策略进行细致且有针对性的分析，以供相关人士借鉴与参考。

关键词：新时代；声像档案；管理策略；分析

在对声像档案的发展历程进行分析后发现，其在发展过程中存在多种类型，例如，磁带、照片以及录像带等。与此同时，随着数字信息技术的不断完善，为声像档案相数字化方向发展奠定了重要基础，从而使其进行发展的新时代。其中，对于数字化声像档案来讲，其不再采用磁带或者胶片来充当信息的载体，并且与传统声像管理模式相比，其由于有着更多的显著优势，所以数字化声像档案管理模式将会有着更加广泛的发展空间。基于此，为了加快新时代声像档案管理模式的发展速度，对其管理策略进行深入的分析将有着重要意义。

1 传统声像档案管理存在的问题

1.1 需要大量的人力资源

對于传统声像档案来讲，由于其存在较多的载体形式，所以会导致在管理以及保存声像档案过程中存在较多的工序。通常来讲，任何一道管理工序均存在不同程度的重复劳动，所以会显著提升人员的劳动强度。因此，为了满足劳动力增加的需求，便会极大的提升人力资源的利用程度，进而提高了传统声像档案的管理成本。此外，由于每种声像档案载体有着较大的不同，所以对复合型声像档案管理人才有着更多的需求。因此，在传统声像档案管理过程中，不仅存在较大的工作强度，同样会显著增加人力资源的成本，从而使得声像档案管理的成本提升。

1.2 资金投入大

鉴于传统声像档案的信息载体存在多种形式，所以为了提升传统声像档案的管理水平与质量，通常需要根据信息载体的不同而采购有针对性的存储设备。此外，对于声像档案管理要求较高的档案、资料形式来讲，其对于存储以及管理的要求也会显著提升，并且对保管设备的要求也会显著增加，以便确保重要声像档案的管理质量。因此，为了保证声像档案资料管理的合理性，添置现代化的保管设备就显得极为重要，进而为管理部门增添了资金投入的负担。

1.3 制约声像档案管理理论的发展

由于在储存以及介质在声像档案管理中存在显著差异，并且导致管理工作复杂且工作强度较高等特点，使得部分单位不重视声像档案管理工作。其中，具体的表现形式为 ：缺乏先进的管理方式与理念以及管理水平有待提升等。此外，在管理传统声像档案过程中，尽管存在多种管理方法，但是缺乏对此有所约束的标准或规范，极大地限制了声像档案管理工作的发展。

2 新时代对声像档案管理的影响

如前文所述，传统声像档案管理存在管理流程多、工作量大以及管理成本高等弊端，并且由于部分单位忽视对声像档案管理重要性的认识，从而极大地降低了声像档案管理的质量，不利于今后声像档案管理工作的发展。在现阶段，随着数字信息化技术的不断完善，为声像档案管理水平的提升创造了机遇。其中，数字化信息声像档案管理主要体现为 ：1）随着将数字化技术应用在声像档案管理工作中，可以极大地提升声像档案的管理效率与质量。

例如，照片档案可通过扫描仪与计算机的处理来进行存储。2）利用数字化技术可以实现录音档案的转录工作。由此可见，随着数字信息化技术水平的提升，高效、科学的完成声像档案的采集、管理以及存储等将会极大地推动声像档案管理水平的提升。

3 新时代下数字信息化声像档案的管理对策

3.1 数字化采集

通过应用数字化技术可以实现对传统声像档案的采集与转录。通常来讲，在对图片类档案进行采集过程中，可通过运用扫描仪来将档案中的图片信息扫描至电脑当中，并对信息资料进行相应的编码，从而完成数字化声像档案的存储工作。与此同时，对于数码胶片形式的声像档案来讲，其同样可以通过互联网技术从网上将资料下载至计算机中，随后对其进行分类编号，从而完成数码胶片类声像档案的数字化采集工作。因此，除了管理与保存是数字化采集的优点外，其同样可以显著提升资料的应用价值。

3.2 利用相同的标准来实现编码

科学合理的声像档案编码，可以显著提升人民的检索效率，并且有必要通过相同的标准来对档案资料进行编码。例如，在对视频类型档案进行管理时，除了需要对场景、节目等进行编码外，还应对其中的主要参与人员进行存档，并通过相同的标准来对相关信息进行编码，有助于相关信息可以快速的检索出来。此外，在声像档案管理过程中，编码工作通常具有较大的工作量，并且相关流程极其复杂，所以为了提升编码的准确性，需要对声像档案管理人员有着更高的专业素质以及责任心方面的要求，并且有助于提升编码的水平与质量。

3.3 建立在线数据库

通常来讲，信息资源共享有助于提升声像档案资料的利用价值与服务价值。因此，在线数据库的建立，对于提升新时代下声像档案管理的水平有着不可或缺的关键意义。其中，为了可以快速检索相关声像档案，需要对其按照图片、视频以及音频等形式进行详细的分类。另外，为了提升在线数据库的应用价值，在建立数据库环节中，其需要与单位的实际特点相适应，例如，某单位通常需要对大量的声像档案进行管理，并且存在管理工作量较大的特点，同时对于声像管理工作而言，其通常需要繁琐且复杂等特点，所以在一定程度上提升了声像档案管理的难度，所以单位在建立在线数据库时，需要根据其实际需求来科学、规范的建立其在线数据库，以便声像档案资料可以通过资源共享来提升其应用价值。

3.4 选择性设置在线声像档案

在声像档案管理的过程中，由于资源占据的空间非常大，需要大量的存储空间。因此，可以通过建设在线声像档案的办法来节省存储空间。具体的办法为 ：把所有的磁盘数据分为两个类型，一个是近线数据流磁带库，一个是离线数据流磁带库。同时，分析数据库的利用率。按照利用率的多少再进行分别储存。该模式在应用的过程中具有很大的优势。具体为 ：在声像档案管理的过程中，增强了存储空间的利用率，减轻了空间的压力，缓解了数据库空间利用的压力。实践证明，建设在线数据库没有安全方面的风险，而且效果比较突出，是声像档案管理的有效手段，值得推广。

4 结论

由此可见，由于传统声像档案管理已经难以适应现阶段社会的发展要求，并且随着数字信息化技术的不断发展，使得声像档案管理逐步进入到新时代。其中，在新时代声像档案管理过程中，数字信息化技术的应用不仅提升了声像档案的检索效率，而且有助于声像档案实现资源共享，进而使得声像档案的利用率提高，对于声像档案管理水平的提升有着极为重要的现实意义。

参考文献

[1]包英.基于数字化背景下声像档案管理的若干思考[J].办公室业务，2017（5）：89.

[2]伊玮洁，田丽君，付希金.我国高校数字声像档案管理系统应用现状与策略研究[J].兰台内外，2018（1）.

[3]卢立红.浅谈新时期声像档案管理存在的几点问题[J].办公室业务，2018（1）：75.