科研院所财务管理信息化平台建设研究

徐迎 赵邦华

[摘 要] 为建立适应科技创新规律、统筹协调、职责清晰、科学规范、公开透明、监管有力的科研项目和资金管理机制，使资金配置更加聚焦国家经济社会发展重大科研需求。S科学院以准确核算科技成果成本，构建科技成果价值评估体系，强化科研经费的全过程管理，确保经费的安全和有效使用为目标，进行科研院所财务管理信息化平台建设研究。该项研究将对经济活动的全过程管理、各类财务数据的快速提取、财务管理水平的提升产生重要的意义。

[关键词] 科研项目管理；财务管理信息化；内部控制制度；园区“一卡通”；科研财务助理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 01. 024

[中图分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2019）01- 0055- 04

1 研究综述

1.1 研究背景和目的

根据2015年财政部印发的《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财会[2015]24号）文件要求，行政事业单位以全面执行单位内控规范为抓手，以规范单位经济和业务活动有序运行为主线，以内部控制量化评价为导向，以信息技术为支撑，突出规范重点领域，关键岗位的经济和业务活动运行流程、制约措施，逐步将控制对象从经济活动层面拓展到全部业务活动和内部权力运行。S科学院依据文件精神，加大了财务管理力度，财务内控管理建设已经初见成效。但随着内控改革的深入，以及未来政府会计制度改革带来的变化，S科学院现有的财务管理系统已经无法满足工作要求，迫切需要进行升级改造。基于此，S科学院开展以科研经费的全过程管理为着力点，以有效保证科研经费的效率和效果为目标的科研财务管理信息化平台建设。该研究不仅能够使S科学院准确核算科技成果的成本、构建科技成果价值评估体系、强化科研经费的全过程管理以及确保经费的安全和有效使用，同时也为其他同类科研院所的财务信息化管理提供借鉴。

1.2 研究方法与技术路线

本课题研究主要采用如下几种方法：一是借助索引论文库、互联网，检索相关政策文件、规定、专业文献。二是与部分科技专家、管理及财务专家通过邮件、电话、实地拜访等形式开展调研。三是与财务、项目关系信息系统专家会议交流、头脑风暴，完善体系方案设计。

技术路线：文献检索、政策调研—走访、会议、实地调查—信息系统技术调研—财务专家咨询—设计信息化管理模式—探索财务信息化管理体系的搭建—培训和选拔科研财务助理—试行信息化管理系统的运行—方案评审和完善。

2 研究内容及创新点

S科学院本次研究主要解决当前科研机构在科研经费管理中存在的粗放式、碎片化、财务核算体系无法全面实现过程管理的难题。通过探索财务信息系统的搭建，实现数据提取快速准确、信息完整、制度配套，兼具原则的刚性和操作的灵活性，明确建立五个分项：

项目1：科研项目过程管理现状分析与体系构建，创新之处在于系统地进行国内外现状分析及构思信息化核算体系的搭建方案。

项目2：科研项目管理信息化平台系统设计，根据科研项目的特点，对项目申报、立项、实施、验收过程中所需财务信息的归集、整理、提取和分析进行科学全面的设计。

项目 3：财务信息化管理系统核心模块的构建，根据信息系统总体功能要求，对关键信息的采集、分析模块的搭建、工作流程的规范、审批权限的设定进行定义和规划。

项目4：经济活动财务管理内部控制制度的构建，通过对财务规章制度和管理细则的梳理，对国家、省相关的制度和要求进行全面的收集和整理，在财务信息系统中嵌入与内控相关的各项法律法规，建立财务法规制度库。

項目5：探索科研人员和财务人员的财务管理的合作方式，按照国家、省的推动科技创新发展的新政策、新要求，强化财务服务意识，启动科研财务助理的遴选、培训和聘用工作，使科研人员能够从复杂的财务业务中解脱出来，潜心科学研究。

3 项目研究实施方案

3.1 科研项目过程管理现状分析

通过网络调研以及实地考察发现，当前科研经费的管理模式和核算体系无法实现科研经费从预算、采购、收支到决算的全过程管理，难以全面反映科研成果研发过程中的实际成本，只有突破现行科研项目成本核算方法的局限，将全成本核算的理念引入科研经费的管理中，系统地构建财务信息化管理的核算体系，才能提升科研经费的管理水平，实现对科研项目的动态管理和监督约束，全面地、准确地体现科研成果的价值构成。面对突击性数据统计时，常常会出现统计口径稍一变动，所有的数据都需要向基层课题组重新循环往返N+1次回合。各种管理系统内部模块间数据不相关，造成信息孤岛现象非常严重，不但加大了相关人员的劳动强度，而且常常会导致统计数据不理想，无法形成有效的管控。财务人员在堆积如山的数据和系统面前，疲于各种收集、整理、录入、填报、统计、核对、修改、复审、汇总、导出、上传下达、排版、打印、粘贴、装订、归档等等各类事务性的重复劳动。

纵向课题的专项经费实行独立核算，项目结题时需要经过技术验收和财务验收。但由于科研经费预算管理体系的限制，使超出专项经费的支出金额无法纳入结题项目的财务决算中，导致了科研成果价值构成的不完整，使科研成果转化时价值评估的依据不合理、不充分、不准确。科研成果转化的实现需要经过基础研究、技术研发、中间试验的小批量生产、具备经济规模的扩大生产和市场营销等诸多环节。基础研究、技术研发和中间试验阶段基本上是由科研单位在实验室或实验车间完成的，科研任务期间大多为2-3年，有的重大科研项目的研发期甚至会在5年以上，科研项目辅助台账的核算需要覆盖整个研发过程，任务期限越长，核算难度就越大。

因此，科研项目信息化管理系统的建立，是科研成果的全成本核算的基础，更是实现经济活动内部控制的有效手段。

3.2 项目管理系统及财务管理系统的构建

项目管理系统：根据科研项目的特点，对项目申报、立项、实施、验收过程中所需财务信息的归集、整理、提取和分析进行科学全面的设计。采用传统的办法，难以及时有效地掌握最新的科研情况，而且每次查询统计工作量浩大，通过本系统对科研项目实现项目分级、分类管理，使各级领导不但可以对所承接的各类项目及取得的成果一目了然，也能对未来的发展具有一定的预测。

财务管理系统：为了建设好S科学院财务管理系统，对科研团队和科研人员的需求进行系统化分项，充分调研院属各单位对新财务管理系统的需求，并在北京市科学技术研究院进行了专题调研。在梳理S科学院预算管理、收支管理、固定资产、政府采购、科研项目管理等领域业务流程控制节点、岗位职责的基础上，初步形成了S科学院财务管理系统建设方案。

利用云计算、大数据和移动技术，搭建一个创新、开放、便捷的综合信息化财务管理平台，以院、所、团队的财务管理为建设重点，创新预算决算、内部控制、资产管理、报销业务、财务分析等各项财务管理工作，达到快速、准确、高效的管理效果，逐步实现预算的综合管理，内部控制的环环相扣，资产管理信息完整翔实，报销业务的快速便捷，财务分析的及时准确，逐步促成科技创新成果的全成本核算。

项目实施分为以下五个阶段：

（1）系统安装及初始化。进行服务器部署、软件系统安装及初始化工作。系统部署了数据库服务器、应用服务器（含加密服务）和备份服务器，安装了用友GRP-U8财务管理系统、SQL2008数据库，建立了单位组织架构、财务账套及操作员。

（2）基础数据收集。进行基础数据收集工作。经过综合分析整理，完成了系统角色、会计科目、部门人员、项目信息、功能经济科目、资金来源、单据样式、合同类别、打印样式、凭证样式等基础信息的收集整理工作，并将各类基础信息导入系统。

（3）核心模块构建。进行基础数据模块、财务管理模块、电子报表模块、预算管理模块、网上报销模块、网上报销大众版、工资管理模块、手机App、其他薪资管理模块（试用）、合同管理模块（试用）、资产管理模块。

（4）系统流程设计测试。进行系统初期数据、业务单据设计及流程设计测试工作。通过与院属各单位会计人员的面对面沟通交流，完成了期初数据导入、年初预算下发分解、网上报销单据的流程设计及测试、全业务上线模拟测试工作。完成了高拍仪扫描自动纠偏上传接口开发，手机App查询与审批流程开发测试工作。

（5）系统上线运行。着力于系统上线试运行以及薪资发放工作，全面检测系统开发成果，总结经验，修正错误。

3.3 财务管理内部控制制度的构建

通过对财务规章制度和管理细则的梳理，对国家、省相关的制定和要求进行全面的收集和整理，建立了S科学院财务管理办法：《S科学院经济活动内部控制管理办法》《S科学院事业单位国有资产管理办法》《S科学院差旅费管理办法》《S科学院会议费管理办法》《S科学院专家咨询费管理办法》《S科學院科研财务助理管理办法》《S科学院会计档案管理办法》《S科学院科研经费管理办法》《S科学院院机关经济活动审批权限管理办法》，实现按国家标准预置差旅费、公务接待、会议费、培训费等标准管理，实现淡旺季管理，在财务信息系统中嵌入与内控相关的各项法律法规。

3.4 搭建园区“一卡通”的缴存和取费系统

为了逐步规范院区的各项收费和结算工作，财务部门会同相关部门和单位共同完成了院区“一卡通”结算中心的搭建工作，并委托物业公司负责系统前台的运行和管理，软件负责后台数据的运维和上传。为全院职工办理园区卡，实现餐卡的充值和消费。并设计将院区的各项收费业务逐步纳入结算系统进行管理，统一纳入财务信息系统集中管理，加强对收费和结算工作的核实和监督，不断提高服务全院的水平。

3.5 科研财务助理团队建设

按照国家、省的推动科技创新发展的新政策、新要求，落实《S科学院科研财务助理管理办法》，S科学院启动科研财务助理的遴选、培训和聘用工作，使科研人员能够从复杂的财务业务中解脱出来，潜心科学研究。院财务部门对全院100余名科研助理人员进行了科研经费管理和财务制度的业务培训，相关处室部门对参加培训的科研财务助理进行了考核。

为配合好院财务管理系统网上报销业务，开展了科研财务助理软件培训工作，使科研财务助理基本掌握账务处理流程、熟练财务软件的主要功能及其使用方法，运用所学的理论知识了解财务软件的操作流程，培养实际工作能力和分析解决问题的能力，为今后从事科研财务助理工作打下良好基础。

4 研究效果

4.1 预算控制由手工核算向全过程核算转变

预算管理系统以“经费预算和使用为主线、预算执行和控制为重点，核算和监督为依托，财务分析为评价依据”的管理体系，提升远程报销服务与监督能力。通过院所两级管理预算管理实现预算整体规划、分所下发，各所实现按部门二次分解预算，达到各所按经济科目精细化控制预算的目标；各所领导可以实时掌控预算执行进度及资金流向，院级领导可以纵观全院预算执行，为决策分析做数据支撑。

4.2 报销工作由手工签字向网上移动审批转变

网上报销系统新增了大众版网上报销功能，实现了由传统的报销单据手工填写核算、人工流转签字向计算机网页填写系统自动核算，附件高拍仪拍照上传，审核系统自动按流程节点流转，领导网上审批、手机移动审批的转变。系统做到了报销单据全院标准规范统一、报销流程依照各所需求灵活定制。差旅费报销单、因公出国（境）费用报销单实现了按人进行分类统计核算的功能。科研人员通过网上报销系统的填报，可以在项目验收时自行查询到项目相关的各项费用，自行打印相关原始单据，减少了科研人员和会计人员的工作负担。

4.3 由业务模块分散管理向数据集中管控转变

系统实现了由传统的科目式管理转变为科目加辅助核算的多口径管理模式，各业务模块自动生成财务凭证，保证业务及时入账，实现自动对账，提高财务制证工作效率；实现预算、财务、业务数据根据不同条件一键式查询预算执行进度和数据统计分析，快速生成各类所需报表及自定义样式报表，为财务管理工作带来极大的便利。

4.4 由单一工资发放向工资、其他薪资综合管理转变

薪资管理模块实现了薪资多次发放、其他薪资和劳务费单独发放功能，系统自动合并计税及一次性奖金计税管理，解决了手工计税烦琐、人为错误风险问题，为工资管理人员管理工资发放提供智能化的工具。系统还实现了自动生成个人所得税申报表，实现与地税系统联动功能。

4.5 由纸质报表查询到综合网上查询模式转变

实现各级领导直观快捷的对单位资金情况随时随地云查询，包括部门预算执行数据、项目预算执行数据、各类收支查询、部门往来、个人往来、个人借款、报销单据、工资及其他薪资数据的查询。系统支持对查询信息进行分类分级授权管理，减轻财务权限管理风险和管理难度。电子报表模块除了传统报表常用的资产负债表、财政补助收入、收入支出表外，增加了会计科目汇总表、经济科目汇总表、科技成果转化收益分配方案、个人收入统计表等各种报表。电子报表系统还改变了原先只有完成记账操作的凭证才能统计汇总数据完成报表的模式，可以实现实时查看已审核未记账的凭证数据，做到了财务数据全天候实时查询。

主要参考文献

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