物资管理信息化系统建设分析与研究

李长庆 杜权

[摘 要] 物资管理系统是企业物资管理信息化的重要支撑系统，建设统一的物资管理信息化平台，统一数据编码、规范流程，实现企业内外部信息的实时共享和有效利用，实现工作的标准化、规范化、流程化，建立精益的物资管理业务体系，需要公司系统规划、统筹考虑、全盘布局，关注重点问题，优化解决方案，以达到物资管理提质增效的目的。本文从物资管理系统需求框架、存在问题及分析应对等方面，全面对公司物资管理信息化系统进行了分析研究。

[关键词] 建设原则；关键点分析；重点问题解析；优化方案

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 01. 036

[中图分类号] F270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2019）01- 0082- 02

0 引 言

为提升企业运营管理基础能力，以“提质增效”为管理核心，公司全面梳理采购管理、库存管理、供应商管理、财务管理等公司管理的基础、薄弱环节，建设统一的物资管理信息化平台，解决不同部门之间业务协同问题，实现物流、资金流和信息流统一，消除各类“信息孤岛”，实现公司范围内信息的良好互通与共享，及时掌握物资保障及经费执行情况，为领导科学决策提供支持。

1 物资管理信息化系统建设阶段与要求

项目管理是信息化系统策划与实施的保障，良好的项目管理是贯穿系统建设始终的，能够协调内部资源和外部资源，保障系统整个开发和建设过程进度可控、预算可控、需求满足可控；项目小组为保证项目成功，需要从5个方面开展有策略的项目管理工作：（a）有一个正式的实施计划；（b）一个实际的时间跨度；（c）举行定期项目状况会议；（d）有一位支持项目的高效的项目领导；（e）由相关人员组成的团队成员。

充分地内部调研和外部调研，最终目的是为系统《需求方案》的合理性、充分性和完整性负责，这个过程是允许循环迭代的，充分地前期调研论证是为保证后期项目有序推进的重要基础；立项、招标过程是将《需求方案》转化为《需求实现方案》的重要手段，务必要谨慎、字斟句酌，确保最终的服务提供者和服务方案能够将需求转化为现实；以此来保证系统最终的成功运行和顺利验收。

2 物资管理信息化系统框架与功能要求

在公司整个ERP系统、MES系统未完整搭建的现状下，实现物资管理的信息化，基本满足公司目前物资管理需求。每个模块基本的功能业务框架及需求分析如下：

2.1 采购管理

采购管理模块为产品制造提供配套物资保证，采购管理主要功能需求包括：采购需求、采购计划、价格审批管理、采購订单、采购到货检验、采购发票管理等。

根据采购申请、需求合并、采购计划、确定货源、询价报价等多个环节的处理后产生采购订单，向《合格供应目录》内的供应商购买物料；供应商生产备货，发到工厂仓库后进行采购收货质检，并接收供应商开具的采购发票进行合同核销；最后转到存货系统进行存货核算以及转到应付系统进行付款结算。各个功能可相互参照，也可手工录入，减少人工操作的工作量。

2.2 供应商管理

该模块可实现供应商分类管理，实现合格供方的审核与积极评价功能、自定义审核流程；支持管理供应商资质档案管理（文档或图片形式），支持提取合格供方目录；实现供应商有效管控，物资采购采用合格供方提供供货范围内的物料。

提供对供应商监督评价信息的录入、查询功能；实现供应商评价功能，可对供应商从技术指标或参数、供货质量、完成进度（按期到货率）、供应商性质等方面进行综合评价，系统可提供量化的统计数据以供参考；实现供应商货源清单、供应商按期到货率、供应商供货质量分析、供应商供货进度跟踪。

2.3 库存管理

库存管理子系统可以多维度管理库存物料，主要有货位管理、批次管理、序列号管理和出入库管理、预警管理、盘点管理。可以从类别、库别、货位、批次、项目等不同的角度来管理库存物品的数量、库存成本和资金占用情况。可以按不同的需要反映库存的分布情况，同时，库存管理还能满足传统的收发存汇总表，能够定义分部门统计等功能。

支持工程项目或订单为主线的库存管理模式，系统支持项目库存、通用库存、订单库存的管理；支持多种计量单位之间的自动转换，并自动识别标准转换和特殊转换，可实现采购、生产、财务等子系统与库存管理的集成应用，使物流、信息流、资金流高度一致。

2.4 条码管理

利用条码标识技术在采购到货、库房盘点、出入库等环节进行数据采集、分析和处理，并提供高效的追溯功能，快速地追溯产品具体信息数据。支持不同包装、定义不同的编码规则；支持脱机、联机两种工作模式；支持脱机扫描设备、支持多单据扫描结果和货物移动单据的自动匹配；支持根据条码查询对应的货物当前所在的位置；支持基于条码的库房盘点管理等。

3 物资管理信息化系统实施阶段重点问题解析

3.1 数据规范性与标准化问题

在实际标准执行应用过程中，很多数据偏离编码标准的要求和规定，存在很多数据不符合标准要求或者数据重复。主要体现在数据输入不规范、数据编码信息不完整、数据属性不准确等问题。

3.2 计量单位灵活转换问题

基本计量单位（定额计量单位）、采购计量单位、库房计量单位（发放计量单位）进行灵活有效的转换，是影响系统高效运行的一个问题。

车间在需求申请赋码阶段计量单位基于车间的实际定额需求确定，比如油漆m，计量单位可以是升，也可以是kg；比如绑扎带，计量单位可以是个，也可以是m；而后期采购环节对于计量单位的要求，往往不完全与定额管理计量单位一致。

3.3 单据信息实时追溯问题

目前，在物资管理系统中，数据追溯和信息共享层面存在较大问题。系统能够实现各单据之间的参照引用，但是彼此参照完之后的单据信息却无法进行追溯，参照的单据上没有被参照单据的可追溯信息（如单据编号等），无法实现信息追溯。导致系统在实际应用过程中，因数据追溯的问题，造成很多信息传递和查询障碍。

3.4 业务流程简化与优化问题

在公司物资管理系统实际开发部署过程中，审批流程和信息流转过程过于僵化，呆板地将传统线下的审批流程引入信息化系统，很多审批环节冗余，导致信息重复的、多次的在不必要的环节进行重复的流转或审核确认。导致审批效率很慢，数据信息无法基于系统快速流转，很大精力耗费在不增值的流程等待上。

3.5 供应商支持与配合问题

供应商的支持程度对系统实施的影响至关重要。供应商的配合力度，显然，对于物资管理系统供应商来说，在这几个方面做得还是不足的，人员配备少、经验缺乏、响应速度滞后。

4 物资管理信息化系统问题优化方案与实施

4.1 优化数据编码标准化管理模式

基于公司实际情况，优化数据编码管理权限的设置，实现基础数据过程管理规范化流程，规范基础数据（标准编码）的申请、审核、确认的流程管理。在系统应用初期应进行数据编码的集中、统一、归口管理，确保数据源的准确、唯一，随着后期系统应用成熟和编码标准的不断完善和细化，再逐步放权，以此来保证物资管理系统的应用能够不因为数据的问题导致流程效率低下、单据质量不高、频繁驳回的情况。

4.2 制定计量单位优化管理策略

在目前物资管理系统应用的限制条件下，改变系统使用策略，按如下两步骤开展工作：

（1）目前，车间在提请采购申请前，将定额需求的物料及用量汇总完成后，按照采购环节要求在物资管理提出采购申请，同时，在赋码申请阶段加入采购计划员的审核，以确保所需物料的属性信息，包括计量单位信息、包装规格等信息，是符合采购环节及库房管理环节的计量单位需求的。

（2）后期，进入产品定型后，车间需求单位按照原来的《标准件汇总表管理规定》、《材料定额管理规定》的要求，提请《定额表》并经制造工程部審批完成后，由车间需求人员将定额表复印一份提交计划管理室，计划员将各类需求信息按要求进行分类汇总后，结合采购管理室反馈的供应商的最小包装规格、最小起订量、销售计量单位信息以及库房反馈的库存信息，在物资管理系统进行采购计划的制定；采购计划流转到采购员账号下，执行后续采购工作。

4.3 打破壁垒，实现不同单据/模块间信息追溯与共享

通过系统设置，实现每一步骤的参照或者引用能够在参照的表单中实现被参照对象信息的记录（如表单号等），确保通过查看某单据时能够一目了然知悉单据信息的来源，以达到信息追溯反查的目的。同理，在某个模块中生成的表单或者数据信息，在另外的相关联的模块或者系统中，能够实现快速的调用，确保模块间、系统间数据的共享、共建、共用，最大化地确保数据源的唯一性。

4.4 根据各部门岗位职责，不断放权、简化审批流程

信息化管理系统实施过程中往往需要改变现有业务流程。传统模式下，流程的冗余，很多情况是考虑通过设置层层的审批环节，将责任无限度地分摊给每个审批环节，减少自己审批的责任和压力。物资管理系统运行后，应根据不同岗位设置相应的职责、权利和义务，确保责权利统一一致，能不增加审批环节就省掉，能承担的责任绝不推脱。

4.5 强化系统实施用户教育和培训工作

要采取以下措施增强用户对信息化系统的认同和接受，第一是顶层灌输信息化系统推行势在必行，让用户在企业文化层面接受信息化系统；第二是增加培训数量，通过不定期组织培训，针对问题答疑解惑的方式不断提高系统用户对系统的熟悉程度；第三是多样化的系统学习方式，可以通过录制操作视频、编制操作手册、针对性地使用案例详解、或不定期组织系统使用沟通会的方式开展系统使用学习，使得用户通过多渠道了解系统、习惯使用系统、接纳系统。

尤其重要的是，项目完成后要对系统进行更深层次的管理员培训，确保系统开发人员撤离后，我们的系统管理员能够快速地接收系统问题并进行系统的维护。

5 结 语

信息化平台的优劣影响后期各类功能和需求实现，全员参与、供应商配合是保障项目成功的重要因素。系统建设过程中出现问题是正常的，针对重点问题，制定切实可行的解决方案，并且循环迭代该过程是信息化系统建设与推进的良方。结合公司物资管理系统建设过程解析，希望能够为后续信息化系统建设提供参考。