浅析科研院所档案数字化建设的意义

张莉

[摘 要]随着数字化时代的到来，传统档案管理已不能满足新时期档案管理的需求，为了更好地适应新环境，科研院所要进行档案数字化建设。档案数字化建设是新时期科研院所档案管理建设的重要内容，也是提高档案管理水平的重要保障。本文分析了科研院所档案管理的现状，从优化档案管理环境、转变档案管理模式、优化管理者知识结构等方面，具体阐述了科研院所档案数字化建设的意义。

[关键词]档案管理;数字化建设;科研院所

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.04.080

[中图分类号]G270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）04-0-02

0     引 言

在信息化时代，深化档案数字化建设是科研院所档案管理工作的重要内容，也是满足新时期档案管理发展需求的重要保障。科研院所以数字化建设为导向，注重转变档案管理模式、创新管理理念，以新的管理形态促进档案管理工作全面发展。从发展的视角看，科研院推进档案数字化建设是时代发展的需求，也是提高管理效率的重要手段。科研院所通过转变传统思想观念，加大数字化建设领域的投入力度，能够优化档案管理环境，促进档案管理数字化、现代化建设。笔者认为，科研院所档案管理数字化建设对档案管理具有重要的现实意义，是基于发展视域下的档案管理工作创新。

1     优化档案管理环境，保证纸质档案的完整性

档案资料的科学管理，是科研院所的工作重点，能够保障科研成果，因此，优化档案管理环境应确保档案资料的安全性、完整性，以更好地开发利用。档案数字化建设，以“数字”资料实现纸质档案管理，提高了档案管理的安全性，能够更好地确保重要原始纸质档案的安全性和完整性。科研院所的档案资料种类多、数量庞大，传统纸质档案很难长期保存，会影响档案资料的使用。档案数字化是确保档案完整性、安全性的重要途径，其显著作用在实际档案管理工作中已经得到充分体现。

1.1   优化档案管理环境，提高档案利用效率

在新的历史时期，科研院所在档案管理建设中应采用新的管理方式构建数字化档案管理系统，不断加快数字化档案建设。一方面，数字化档案管理，实现了纸质档案向数字化转变，有助于档案资料的保存以及共享;另一方面，科研院所的档案资料繁多，建立数字化档案库便于档案资料分类，实现档案管理的规范化建设。因此，科研院所应以档案数字化建设为依托，优化档案管理环境，提高档案利用效率，有效发挥档案的资源价值。

1.2   转变档案存储形式，保障档案资料的完整性

以纸质方式存储档案资料容易受潮、损坏，影响档案资料的完整性。科研院所档案数字化建设应转变档案的存储方式，采用数字化的存储方式，提高档案资料的存储效率，以更好地适应档案管理建设的实际需求。同时，档案数字化建设延长了档案保存期限，避免了纸质档案在翻阅中出现破损等问题，提高了档案资料的使用价值。因此，科研院所应从档案资料的使用效率及价值出发，推进档案数字化建设，转变档案存储方式，保障档案的完整性。

1.3   推进档案制度化管理，适应管理新环境

科研院所通过数字化建设，能够进一步优化管理环境，为档案管理制度化创造良好条件。因此科研院所在档案管理建设中应规范化建设，建立档案数据库，服务科研工作。第一，以数字化建设为背景，建立完善的档案管理机制，形成“纸质+数字”的档案管理模式，以更好地适应新的管理环境，提高管理的实际效能。第二，提高思想认识，在新的管理环境中，通过完善管理机制更好地满足档案管理工作需求。科研院所应在档案管理规范化建设中，形成数字化档案管理制度，通过建立制度化的档案管理流程、开发及应用机制，更好地发挥档案管理工作的作用。因此，数字化建设能够为科研院所的档案管理工作提供新环境，是规范化建设的重要保障。

2     转变档案管理模式，提高档案管理水平

以人工管理为主要操作方式的纸质档案管理模式，很难实现高效率管理建设。在前期的档案整理工作中，易产生偏差，如归档不及时、分类错误等，导致档案资料的使用价值降低。档案数字化建设的推进，转变了档案管理模式，对提高档案管理水平起到了重要作用。因此，科研院所应转变档案管理模式，提高档案管理水平，以满足新时期档案管理发展需求。

2.1   转变档案管理模式，改善前期的档案整理工作

档案作为科研院所重要的信息资源，档案的前期整理、后期开发及管理利用要建立完善的工作机制，确保档案管理工作有序开展。数字化档案库能够摆脱传统繁杂的工作模式，以数字化的信息形式，实现档案资料的有效管理及开发利用。因此，科研院所必须转变档案管理模式，改善前期的档案整理工作。第一，由于档案前期管理工作繁杂，科研院所应建立数字库，不断优化前期工作环境，通过数字信息的转换存储，不断提升管理工作的效率。第二，科研院所要不斷拓展档案管理空间，改善前期的档案整理工作，以不断满足当前科研院所档案管理建设的需求。

2.2   加强档案管理规范化建设，提高档案管理水平

档案管理规范化建设是提高档案管理水平的重要基础。科研院所档案数字化建设，能够形成规范化的管理机制;通过规范化的管理流程、操作程序，能够确保档案管理工作有序地开展。因此，档案数字化建设不仅是当前档案管理建设的内在需求，也是提高科研院所档案管理水平的重要保障。科研院所要不断优化和调整各个环节的工作，在工作程序规范化建设中不断提高管理水平，以更好地为科研院所提供服务。

2.3   构建档案数据库，提高档案资源的利用率

数字化建设的重要基础是建立档案数据库，形成档案资源体系，更好地提高档案资料的管理及利用效率。首先，科研院所的档案资源繁杂，建立档案资源库能够更好地满足档案管理需求，提高档案管理效率，也提高了档案资源的利用效率。其次，档案数字化建设转变了传统管理模式，能够在传统档案管理的基础上建立高效的工作机制，从而更好地满足档案管理工作的实际需求。大数据时代对档案管理模式提出了更高的要求，科研院所要不断适应新环境，建立档案数据库，实现高效档案管理建设，以更好地服务科研院所的科研工作。

3     优化管理者知识结构，提高管理者综合素质

大部分档案管理人员存在非科班出身、责任心不强等问题，从而不利于开展档案管理工作。因此，提高档案管理人员的综合素质，优化知识结构，对提高档案管理质量具有重要的意义。科研院所在开展档案管理工作的过程中，要重视档案管理工作，从人才队伍的建设出发，不断提高管理者的综合素质，以更好地适应数字化建设的新环境，满足档案管理工作需求。

3.1   强化檔案管理地位，提高工作积极性

科研院所具有特殊性，在开展科研工作的同时只有不断加强档案管理工作建设，才能更好地发挥档案管理的重要作用。在数字化建设的大背景下，科研院所应做到以下几点。第一，转变传统管理思想，在创新发展的基础上，更好地适应新环境，以数字化建设为依托，提高档案管理效率。第二，转变被动的工作现状，提高工作积极性。数字化建设强调档案管理人员建立良好的工作机制，能够主动适应新环境，以更好地提高档案管理水平。第三，从数字化建设出发，培养具有计算机、档案管理等综合素质的人才队伍，夯实档案管理的地位。

3.2   提高档案管理要求，优化管理者知识结构

档案数字化对管理者的综合素质、知识结构提出了更高的要求，传统单一的工作形式很难满足实际工作需求，特别是随着数字化建设工作的推进，档案管理人员要优化知识结构，加强信息技术知识学习。档案数字化建立在计算机技术上，要求档案管理人员要具备良好的信息技术能力，能够通过优化知识结构更好地适应新时期的岗位环境。因此，档案数字化建设对管理工作有了更高的要求，科研院所档案管理者要不断优化知识结构，提高档案管理的信息化水平。

3.3   加快人才队伍建设，提高管理者的综合素质

要提高档案管理水平，科研院所必须加快人才队伍建设，提高管理者的综合素质。第一，转变思维管理，重视档案管理建设，通过引进高素质的综合人才，提高档案信息化建设的水平。第二，制定教育培训机制，通过不定期培训，提高档案管理人员的业务水平，以更好地胜任工作岗位。第三，建立健全激励机制，通过完善的考评体系，对档案管理人员的工作质量进行综合评价，并将考评结果与职务晋升、职称评定等挂钩，从本质上调动管理者的工作积极性，以更好地适应新环境。

4     结 语

科研院所以信息技术为载体，构建具有自身特色的档案管理体系，是优化档案管理建设的重要抓手。档案数字化是新时期档案管理建设的发展方向，也是提高档案管理水平的重要保障。科研院所档案数字化建设的着力点在于做好以下3个方面的工作：一是优化档案管理环境，保证纸质档案的完整性;二是转变档案管理模式，提高档案管理水平;三是优化管理者的知识结构，提高管理者的综合素质，从本质上确保档案数字化建设工作顺利开展。

主要参考文献

[1]赵艳.如何做好科研院所档案数字化管理工作初探[J].办公室业务，2013（12）.

[2]郭婉强，徐保明.浅谈档案数字化建设的作用和意义[J].办公室业务，2017（4）.

[3]吴新颖，徐丽娇，刘建刚.浅谈新时期的档案管理工作[J].甘肃科技，2016（8）.

[4]何建虎.新时期档案数字化建设的重要意义[J].城市建设理论研究，2017（2）.

[5]陈丽.科研院所档案管理工作的优化策略探究[J].中国商论，2016（26）.