浅析高职院校培训部门档案管理存在的问题及其对策

卢敏

摘 要：近年来，随着社会的进步和高等职业院校的发展，高职院校培训部门在承担校内业务的同时，越来越多的企业依托高职院校对企业员工进行培训。本文就目前高职院校培训部门档案管理存在的问题，以广西现代职业技术学院为例，提出本人的建议和意见。

关键词：培训部门;档案;问题;对策

高职院校的培训部门承担着重要角色：坚持双证书制度，举办与本院各类专业有关的职业技能培训班，切实达到每届毕业生职业技能证书持有率在80%以上;鼓励在校生参加转本衔接、专升本、自学考试、网络教育等，提高就业竞争力;承接其他部门、企业的业务培训，如移民局、扶贫办、社保局等各种培训。培训部门业务不断扩大的同时，也出现了档案管理工作跟不上的问题，这些都亟待解决。

一、高职院校培训档案管理工作存在的问题

1.重视程度不足。整理而言，很多高职院校队档案管理工作重视程度不足，在信息化建设方面投入的资金和人力也远远不足。尽管有些院校在档案管理方面增加了新的软件系统，档案录入方面取得了一定的进展，但是当前高职院校队档案管理信息化建设认识不足、整体档案信息化开展存在较大的限制，工作进展较为缓慢。以广西现代职业技术学院为例，学院领导更注重的是培训部的业务、业绩，但对档案管理方面不够重视，虽然很多项目培训都有验收，特别是材料的验收，但都是为了完成验收指标而对培训档案进行整理，没有更加系统更加完善地对培训档案材料进行分类归档。培训部门教职工本身对档案管理认识不够重视，也没有主动积极地把培训档案完善。

2.培训部门没有专业档案管理人员，档案管理水平不够专业。高职院校专职档案管理数量很少，很多部门没有档案专业管理人员，都是培训部门工作人员兼职从事档案管理工作，而本身就不是档案管理专业，再加上没有进行过系统地全面地进行档案管理业务的培训，所以档案管理水平欠缺。每一个项目的培训只能按照验收检查的要求来进行整理。像水库移民的培训，除了给学员办证需要的材料，整理后交到有关部门给学员去办证，其他的档案材料就是按照移民局的验收进行整理归档。这些都导致了培训档案管理工作滞后，不能适应新时期对培训档案工作提出的更高要求。

3.培训档案信息化系统没有建立完善。目前很多高职院校培训档案管理工作仅限于纸张文件和储蓄水平，管理中心还是传统的试题管理，并没有随着现代信息技术的发展而实现培训档案的电子化。有些虽然使用现代化设备，但仅限于用电脑打印培训档案的目录，至于培训档案的查询和检索要具体翻阅原来的纸质档案。比如学员的培训档案，日后需要查询每个培训学员的档案，无法通过电子进行检索，只能查询纸质档案。虽然诸如移民培训档案都需要扫面电子版，但这也仅限于纸质版档案的电子版，没有信息化功能。

二、高職院校培训档案管理工作的对策

1.加强重视。领导重视到位。每年都把档案工作纳入全年工作计划，与各项工作同部署、同推进;定期召开专题会，研究部署档案工作。机构设置到位。成立了档案工作领导小组，对形成的各种门类、各种载体的档案实行综合管理，形成一个统一领导、统一管理、层次分明、运转高效的档案工作领导机构。责任落实到位。严格实施档案工作责任制，把档案工作纳入目标管理，明确工作目标，落实个人责任，形成一级抓一级，层层抓落实的档案工作责任运行机制。人员配备到位。明确培训部门一名专职档案管理员打造了一支素质高、业务精的档案工作队伍，保证了档案工作的顺利开展。在充分提高认识的基础上，大力加强档案工作各项基础建设。是加强制度建设。根据《档案法》，建立完善了以档案归档、保管、借阅、保密、鉴定、销毁等为主要内容的档案制度体系，并把各项制度上墙公布，使档案工作有据可依、有章可循。是加强基础设施建设。加强信息化建设。档案室配备了电脑、复印机、扫描仪、数码相机等设备，建立了门户网站和内部局域网。通过研究实现了电子档案和管理软件的顺利对接，建立了完善的档案资源数据库，实现了档案的准确、方便、快捷的查找利用。

2.加强档案管理队伍建社。一方面，组织档案人员参加县档案局开展的档案知识培训;另一方面，每年进行内部档案知识培训，组织人员认真学习档案法、档案管理软件使用等内容，不断提高档案人员业务技能。

3.加强档案工作信息化、现代化建设。人事档案管理可以利用先进的计算机技术和科学的检索系统进行动态管理，建立培训档案数据库系统，使档案数据化、信息化、实现档案的借阅、查阅、归档、统计等工作的微机操作，快速、准确、全面提供人事信息，改变过去但从纸质档案了解档案信息的传统方式，确保档案信息的真实性何准确性，不断提高工作效率和质量。

三、结语

档案是对人类社会实践活动的真实记录，是人类认识和把握客观规律的重要依据，是人类珍贵的遗产。做好档案工作既是对过去工作成果的记录和传承，更是对劳动者的尊重和肯定。加强培训档案管理是高职院校培训部门亟待解决的问题。高职院校培训部门档案管理工作不是一朝一夕的事情，这往往需要一个较为长期的过程，需要单位领导和工作人员之间的配合。