民办高等教育下的行政设置大部制与职能制的比较

2019-04-15 08:25:36 广东教育·职教版2019年2期

方颖珊

目前,民办高等教育下的行政设置有两种:大部制与职能制。 虽然大部制能够很好地弥补职能制的一些缺点,但是,相应的也会产生新的缺点,这些缺点在日后的工作中非常令人头疼。职能制有着比较科学严谨的的管理架构,但是,相对出现的缺点与不足正是大部制的优势所在。二者有各自的优缺点,其使用情况需要高等院校选取。如果部门相对较少,管理人员相对较少就采用职能制,突出其高水平的管理。反之,则采用大部制,以减少多头领导等所产生的影响。

一、大部制改革的原则

近几年,大部制逐渐走入人们的视野,被我国政府与公众熟知。大部制是在管理上对职能进行调整与相应的机构整合,能够基于此对内部权力优化,实现对各个阶层工作的分工明确合理,决策科学,权责一致,监督有效,执行有力等方面的内部管理体制。民办高等教育下的大部制应用原则。

1清理职能,划清权责边界

一个组织所承担起来的职责与功能被称之为职能,职能的载体是机构。因此,在整个运用与实施的过程中,不能只是简单地将大部制理解为机构的精简、部门的合并等,大部制必须建立在职能能够合理调整的基础之上,注重突出以职能整合为重点,突出重点才能更好地带动机构的整合。“如果责任划分不明确,那么可能造成的是,各个部门之间相互的责任推诿以及斤斤计较的心理,那个部门也不会多承担一点责任;如果责任分配不明确造成责任重叠,那可能就会造成部门与部门之间的冲突,浪费精力并且还可能会产生非故意的裁员。”因此,要加强对各个部门,各自具体的职能进行整合与分解,落实哪些具体的职能应该被整合,整合后会为整个机构带来那些方面上的优化,能够划清职能边界。以此为基础,进行的机构重组,对职能相近或者职能相同的部门进行整合,形成全新的宽范围、大职能的综合性部门,能够清晰的理顺各个部门之间相应的职责关系,彻底将职责不清、职责划分过细、职责交叉重叠等问题解决,提高民办高等教育各个部门之间的管理效率及运行效率。

2分权合理,优化权力的结构

当前,一些民办高等教育中内部权力结构失衡的问题相对较严重,主要体现在以下两点:一是院系权力与学校权力之间失衡。很多高校内部管理权过于聚集在学校以及院校机关上,使得院系管理的自主权比较有限,不能得到充分的发挥。从一些一流的民办高校来看,其二级院系一般都有较充分的自主管理权,能够在很大程度上有良好的发挥,不会过多的束缚。二是民办高等院校的学术权力与行政权力失衡。一些院校出现行政权力过于膨胀,干扰很多行政之外的事情,如包办学术工作等,这种管理过度的行政化问题,在正常工作当中具有很不利的影响。

大部制的实质是将一种权力结构的重组与再造。民办高等学院应以大部制作为改革的契机,大力推进基层与学术系统的“双向分支”:采用横纵结合的策略,大力实施落实好大部制。首先是纵向分权,即学校向基层院系分权,将管理重心与中心向下移动。其次是横向分权,即学校与基层院系之間的行政系统向学术系统分权,行政管理系统在促进授学治学的同时,能够回归学术本为。能够起到对学术权力以及行政力的行使约束,把两者之间不正当的冲突与干预有效的避免开来。与此同时,还应当促进民办高等院校与大部门内部的执行权、监督权、决策权之间的独立分离,以此来确保决策的科学性、执行的流畅性、监督的有力性。

二、民办高等院校在大部制模式下的运行机制

我国民办高等院校的改革机制,大部分是一个能够包括职能调整、机制创新、流程再造、机构重组等的系统工程。当大部制的建立之后,还需构建出一套包括:沟通协调机制、科学决策机制、综合服务机制、弹性运行机制以及监督管理评估机制的建立,能够在此期间进行有效运行管理机制,不断将部门工作流程完善,保证个部门之间的良性运转。

1科学的决策机制

目前,民办高等院校现有的决策机制模式中,所有的重大决策都是由校长办公会、书记办公会、党政联席会等审议通过之后的才实行的决策。但是,相对一项决策从开始想法的诞生酝酿,到提出再到修改成型,往往是相关职能部门做具体的负责;其次,相关职能部门对决策的影响过于大,既有背大部制的执行权、决策权与监督权相互分离开来的要求,也不可避免地为行政权干预学术权创造了条件。学校决策机构的职能部门,自身扮演着执行者的主要角色,因此,应将学校重大决策的制定权从本部门剥离出去。对于部门层面上的事务,可以吸收具有相关代表性人士组成委员会,经有负责的部门决策,最终经过部门内部的相关实施小组进行具体的实施负责。与此同时,应建立健全完善的重大事项公示、决策咨询、听证等相关制度,最大程度提高决策的民主化、科学化水平。

2沟通协调机制

在大部制的管理模式下,将部门之间业务的交叉项减少以及部门数量的减少,部门之间的相互沟通与协调变得越来越简便。对于相对合并了多个部门的部门来说,自身的工作与业务量会变得比较复杂多样,部门内部的沟通协调,就会相应地变得复杂多样。因此,需要优化部门内部的协调沟通能力。首先要重视例会的举行,例会作为一种部门内部正式的碰头会,能够很好地起到承上启下的作用,是增强执行能力、提高管理水平的一种有效手段。一是为了能够保证例会起到该有的作用,人数不能太多,一般以10人左右为宜。大型的部门,可以采用分别召开例会,由部门分责人、部门管理工作人员、部门具体工作成员等不同层次,召开不同层级的例会。二是部门例会的周期应有严格的时间定位。考虑到在不同层次上,例会有着不同的目的,可以根据不同层次召开不同周期的例会。比如工作组例会,需要对工作的实时情况掌握,因此例会相对较短,一周一开为宜。部门例会可以采用每月召开一次,而各部门之间相互协调工作等,可以每季度召开一次。最后,召开例会的内容严格管理。例会本身的特点就是“非正式”,例会内容有着灵活多变的特性,因此,内容上丰富多样,可以是对上级汇报目前工作进展的情况,可以是针对某一项工作具体实施的讨论,也可以就目前工作中遇到的问题进行相应的交流探讨,当然,也可以是小组内部之间的学习交流。通过例会的实施,能够有效地推动具体工作的进展,对部门之内或者不同部门之间相互沟通,协调与交流的工作。

3综合服务机制

小部门的公共服务职能是一种碎片化的服务,因此,部门之间提供的公共服务会是典型不规则、不完整的服务。大部制具有“大服务”的特点,发挥大部制的服务综合优势,对于服务流程的优化就显得至关重要。因此,要对各个职能部门之间的服务工作流程进行改造与优化。加强数字化校园的建设,将网络技术、移动平台等技术手段充分的利用。比如,在教師科研经费的管理中,教师想要认领项目款,之前的流程是,教师先通过科研主管对此次科研进行审核,才能到财务部门办理相关手续,领取相应的经费。通过网上优化办理流程,只需要审核与入账两个环节,当审批通过后,就能第一时间得到相应的教研经费,省去了教师再审核与盖章之间的来回奔波,同时,增加了经费下拨的速度。

三、职能制介绍

职能制就是对民办高等院校内部各个管理层面上都设立的职能机构,各个职能机构能够在业务范围内有效地向下级发布指挥以及命令。各级领导不仅需要服从上级领导的指挥,还需要服从上级各个职能部门的指挥,通过上级指挥的命令与指挥传达给下级,一级级向下,最终具体地对命令进行实施,职能制是多级领导均处于上下级的关系,一级管一级。

1职能制概念的分析

民办高等院校不仅有主管负责人,还需设立一些职能机构。设立机构的目的,是为了将行政主管的一些权力以及管理职责交付给职能机构,因此,各个机构才能有权力对业务范围之内,向下级传递上级管理部门发布的指令,实现将上级指令经由一级级的传递,最终落实与实施。

2职能制优缺点分析

优点:在我国高等教育院校中,职能制最突出的优点是更加符合现代发展,更能紧跟发展脚步,能够在院校的管理工作上做得比较精细。能按照不同组织之间的业务性质进行不同的分工管理,选聘出专业性的人才,让管理人才发挥出专业的管理作用,由此,会大量地减轻一线领导人的工作负担,有利于对业务的专定与精干,思考更加周密,在一定程度上提高管理水平。同类业务规划部门各司其职,有明确的责任更加有利于建立有效、稳定的工作秩序,在很大程度上减少互相推诿、顾此失彼等现象的发生。

缺点:首先,对于行政组织之间各个部门相互的整体协调的进行比较困难,容易造成部门间各自为政的现象,使得行政领导相互协调工作难以进行。其次,还会妨碍统一指挥以及集中领导。因为,多头领导对和谐统一极为不利。再次,在建立健全各个行政负责人和职能科室的责任制上,会发生互相推卸,谁也不愿承担责任。有成绩时,出现你争我抢的现象。最后,上层领导人员多,有时发布的不同或者有矛盾的指令,会令下层无所适从,不知道该以谁为准,因此会影响工作的正常进行,很容易就会造成员工纪律松弛,工作效率低下,生产管理秩序混乱。

大部制的优点非常明确,就是在整个民办高等院校中的部门设置中,将一些职能比较相近的部门,业务范畴相近的事项进行相应的集中处理,能够做到由一个部门统一进行管理,在很大限度上避免各个部门职能之间的相互交叉,避免多头管理等现象,从而提升运行管理的效率。但也会存在一些弊端,首先,在权力整合方面进行困难,因为,重叠的职能部门如老树盘根交错,早已形成“我中有你,你中有我”的现象,如果将这些行政资源整合,就必须要抽丝剥茧,将每一根盘错在学校管理层面上的神经触动,如果稍有不慎,就会因此权力真空,或者形成新的权力交叉现象。自身的机制磨合相对比较难,运行监督难。

职能制的优点是能够做到业务专精,在管理水平方面有很高的水平,但是缺点也十分的明显,多头领导所致的种种原因,使得工作效率低下、秩序混乱等。

责任编辑 魏家坚