如何搞好高校档案室窗口建设

谢晖

高校档案具有非常重要的作用，它真实地反映了学校各个时期的面貌，对于学校行政管理、教学科研、维护学校或师生员工的利益、编史修志等，有着重要而特殊的参考、凭证、借鉴作用，尤其是不同历史时期的珍贵史料和科学技术领域的尖端成果档案对发展教育事业，服务与经济建设具有很高的开发和利用价值。

1 高校档案管理工作的重要作用

1.1为高校建设与管理提供依据

高校在进行管理、科研、招生以及教学等诸多活动之中都会形成相应的高校档案，高校档案管理工作做得到位与否将影响到高校教育事业的发展，只有将高校档案管理工作做到位，才能为高校建设与管理提供依据。除此之外，高校档案也能为高校编史修志提供材料资源;高校在宣传自己的形象以及开展宣传教育的过程中，能从高校档案中获得大量生动的素材;开展教学评估的过程中，高校档案是基础数据的重要来源;高校档案还能为高校党政管理工作提供查考凭证。

1.2实现信息系统化

高校档案馆或档案室就是专门收集、鉴定、整理这些文件材料，使之成为有序的档案信息资源，并加以科学保管、提供利用的专门机构。通过高校档案管理工作分散的、单一的、孤立的文件材料，转化为集中的、统一的、系统的档案资料，再通过科学地编辑研究，将其蕴含的信息提取出来，组成丰富的档案信息资源体，为高校管理、建设、科研、评估等工作提供强有力的信息储备。

1.3提升高校管理水平

高校管理工作是高校档案工作的基础，而高校档案工作又能体现高校管理工作的水平。高校管理工作中形成的文件材料质量高低、规范与否，归档是否科学，是高校档案管理工作赖以生存和发展的基础，没有这样一个基础，高校档案工作就无从做起，可以说，高水平的高校管理工作可以成就高水平的高校档案管理工作，高水平的高校档案管理工作能够推动高校管理工作的发展。

2 强化高校档案室窗口建设的原因

当前的诸多行业已经实现了从以往的劳动密集型转变为技术密集型、资金密集型，高新技术得到广泛的使用，对人才的创新能力要求也越来越高，高校只有不断培养出高素质、高能力的人才才能满足我国参与全球竞争与合作下对人才的需求。这也是当前社会比以往更看重人才的能力的重要原因之一，通过高校档案，企业能了解到大量关于人才、科研方面的信息。

面对全新的形势，高校的档案管理部门需要重视档案室窗口的建设，做到开拓创新、与时俱进，关注档案服务机制的创新，结合高校档案工作的特点，积极采用新途径、新方法、新思路妥善处理当前档案管理工作中产生的问题。

3 高校档案室窗口的建设途径

3.1革新自身观念

为了实现高校档案工作的创新，首先需要对自身的观念予以创新，传统观念已经过时，尽管近年来已经做出一定改变，但是与新时代下的档案管理需求仍然相差甚远。高校档案管理工作人员需要做到解放自身思想，打破以往的思维束缚，在开拓创新、紧跟时代的思想下，重视培养自己的开放意识、法律意识、服务意识、科技意识、超前意识、文化意识以及改革意识，以便于更好地服务于新时期的高校档案管理工作的工作需求。

3.2对档案管理体制予以創新

高校档案管理工作需要对体制以及机构予以创新，就机构的设置方面，需要成立一套符合自身实际情况的管理规范以及层级体系，从而实现档案管理工作人员、工作岗位的相互协作以及合理分工，以便于提高高校档案管理工作的工作效率。

出于更好地服务于高校中心工作的目的，档案管理部门需要突破以往工作中的档案决策参考功能、评级功能以及评价功能等，强调档案的咨询功能、教育功能以及交流功能，对档案的文化休闲功能、中介服务功能以及信息传播功能等，将以往高校档案室仅仅作为储存、保管的场所转变为集合档案实体管理、档案开发利用、教育培训基地、档案科技研究、档案信息整合与开发的综合型机构。可以说高校的档案室（馆）室是学校的历史文化宝库，为了进一步发挥档案的价值，可以结合高校发展的需求，充分利用互联网，采用事件挖掘与馆藏相结合的方式建立科研成果展览室、教学成果展览室、荣誉室以及专题展览室等，以便于为外来人员、校内师生提供一个深入了解学校实际情况的窗口。

3.3不断强化档案管理理论的学习

当前我国经济体制进一步完善的背景下，档案管理工作中也引入了科学信息技术，这使得档案管理管理工作也发生了一定变化，因此档案管理工作人员需要对不断研究新技术引入后的档案管理理论，以便于更好地发挥新技术的作用。

具体而言，信息技术引入档案管理工作中对档案管理理论造成的变化有四个方面，首先，信息技术的采用使得档案管理理论中的一些基本概念发生了变化，例如以往提到“文件”时，我们多首先想到在活动、工作中形成的信息记录，多以纸质形式表现出来，但是信息技术引入其中后，“文件”成为了在存储介质上记录的相关信息的集合。

其次，新技术引入后，需要建立与新技术相匹配的电子档案的管理体制、管理方法以及管理理论，以便于充分发挥新技术的优势。再次，档案管理工作中引入新技术之后需要重新认识档案管理工作中的一些原则与理论，典型的包括档案的证据价值以及档案的原始性。

最后，需要做到持续研究电子档案与文件的研究理论，部分新的观点与理论如后保管理模式、虚拟档案馆等理论研究已经取得明显进步，并在已经在档案管理工作中得到了运用并发挥自身应有的价值，也有部分理论仍待进一步尝试与探讨，例如物联网、大数据与云计算等理论仍待需要在不断的研究才能运用于档案管理工作中，这就需要档案工作者持之以恒进行尝试，总结、丰富、发展国内外的档案管理理论。

3.4重视采用先进技术

信息全球化的大背景下，人类正处于电子时代中，当前的各个行业中都已经涉及到科学信息技术的使用。高校档案管理部门也需要重视积极采用先进信息技术，在档案管理领域中运用信息技术，能实现高速传输档案信息、对档案数据进行格式转换、大容量存储信息等，还能提供相应的实现手段以及技术保障以便于实现将档案资源进行社会共享。当前的高校档案信息需要向以往的“藏在深闺人未知”的状态道别，重视采用新技术为档案共享创造条件，建立档案信息网页并通过该窗口实现档案文化进入互联网、局域网以及校园网，以社会需求为依据，不断完善并修改、充实、完善页面内容，以便于高校档案信息能实现信息资源社会贡献，做到便捷、迅速地利用与传播高校档案信息。

3.5重视创新档案服务

高校的档案部门提供的面向公众与社会的信息服务包括传递人事档案、出具档案证明、进行学历认证等服务，因此高校档案部门的信息化服务与社会的信息机构相比，其服务途径更少。为了做到更好地服务于学校教学、服务于社会各界，高校档案部门需要顺应社会对档案的需求演变的趋势，不仅要对传统的档案服务方式予以改善、革新，还要做到对档案服务类型的创新。

具体的实践过程中，将以往的预约服务转变为跟踪式服务、将以往的被动式服务转变为主动式服务、从以往的单纯提供纸质档案服务转变为同时提供纸质资料与电子资料、从以往的档案工具式服务转变为编研成果式服务、从以往的平面服务转变为网络空间化的立体服务。开展高校档案管理工作的过程中，需要做到灵活采用多种方式进行管理，不能过分拘泥于某种特定形式，结合学校的实际情况与教学的教学需求，提高档案部门已有档案资源的有效利用率，提供档案服务工作的过程中做到因地制宜以便于充分满足学校多个方面关于档案的需求。将以往的被动服务转变为主动服务，从“要我服务”转变为“我要服务”，将以往的滞后型档案服務条件转变为超前型服务条件，开展档案管理中，不能要求档案服务质量合格即可，还要做到向提供优质档案服务转变;一改以往的实体型档案服务方式，做到提供信息型档案服务;将以往的保管式档案服务职能转变为科学利用档案资源。

3.6重视档案管理中人的作用

需要认识到档案服务过程中积极采用高新技术进行档案管理固然能实现创新档案服务机制的目标，但是档案工作者才是影响档案管理工作成败的因素，人的聪明才智赋予了先进技术智能，档案管理工作中引入高新信息技术之后，还需要通过对档案管理业务极为精通的同时，掌握了信息技术的档案管理人员开展工作。

尽管电脑可以在极大程度上代替甚至超越人脑，但是人脑的创造性始终是计算机无法比拟的，技术与人相得益彰，相互促进才能做好档案管理工作，这一过程中需要认识到人的重要性，人发挥着关键性、主导性的作用。

我国的档案资源不可谓不丰富，但是档案资源的开发利用程度却不是特别高，主要原因在于档案管理队伍中缺乏既能熟练进行档案管理，又能熟练使用高新信息技术进行管理，还能灵活运用中外语言工具的复合型人才。因此为了搞好高校档案室窗口的建设，创新档案管理服务机制，必须重视档案管理过程中复合型人才的培养与引入，必须重视人才创新，支持、引导档案管理人员主动学习新技术、新知识以便于改善自身的知识结构，不断提升自身的业务水平。

对人才的培养方法与观念予以创新，遵循共建共享、交流开放、变革重建的培养思路与理念，积极营造良好的学习环境以便于为学习新知识、导入新观念提供一个良好的条件，为员工进行多层次、多形式的技术知识培训从而提升档案管理人员的技术素质以及科学技术水平，提升档案管理人员的创新能力、技术储备以及知识水平，只有档案管理人员的工作素质足够，才能提高高校档案管理的服务水平。

4 结束语

新时期下的高校档案管理工作需要紧紧围绕服务这一工作重心，充分结合高校档案工作的实际情况，在开拓进取的精神指导下进行不断的探索与创新，从而做到多角度、多层次、全方位地服务于社会发展与经济建设，在不断的创新中提升高校档案工作的工作水平。

（作者单位：菏泽医学专科学校）