基于B/S的高校零欠费综合治理系统设计与实现

2019-09-09 07:39:44 中国教育信息化·高教职教 2019年7期

郭倩 刘宏磊 张宁 张亚娟 杜丰 刘宸

摘   要:针对高校学生无故欠费人数不断增加、各部门间学生欠费信息不通畅、学生无法及时掌握缴费情况和欠费金额的问题,文章提出了基于Web应用开发技术的集成查询欠费、生成共享黑名单、生成催缴费任务和学生申诉等功能的零欠费综合治理系统。阐述了系统的主要功能、催缴欠费工作机制和学生查询申诉模块。为高校利用信息化手段杜绝学生欠费现象提供解决方案。

关键词:零欠费;催缴;欠费黑名单;申诉关键词;系统设计

中图分类号:TP302.1;TP311.5 文献标志码:A   文章编号:1673-8454(2019)13-0053-04

随着高等教育的不断普及,高校学生总人数不断扩增,虽然经过几十年的发展,我国高等教育事业已经有了历史性的进步,高校经费紧张的情况大为改善,但是学费依然是许多高校稳定的经费来源之一。然而,2014年开始取消公费研究生后,拖欠学费的现象越来越严重,并且欠费金额及人数呈逐年上升趋势。

近几年,我国高校学费基本稳定在5000元/年左右,一些艺术类专业的收费和民办学校收费略高,达到8000元/年左右。根据国家统计局于2019年2月28日发布的《中华人民共和国2018年国民经济和社会发展统计公报》显示:2018年全年全国居民人均可支配收入28228元,比上年增长8.7%,扣除价格因素,实际增长6.7%;全国居民人均可支配收入中位数24336 元,增长8.6%。按照统计数据推算,高校学费在我国家庭年收入中占比并不算高。不能排除不同地域和群体的居民收入水平有较大差异,在偏远和贫困地区,学费和住宿费可能的确会成为家庭的负担。但是高校会通过绿色通道、奖助学金、勤工俭学、助学贷款、贫困生减免学费、社会捐赠等诸多措施帮助有困难的学生完成学业。

但是在保障措施如此完善的情况下,高校的欠费情况仍然存在,特别是部分学生恶意欠费,冲破信用底线,不但影响了高校财务工作的正常运行,还背离了学校培养社会合格人才的初衷,给高校德育带来了潜在隐患。[1]如何杜绝学生欠费问题“年年解决、年年不绝”的现象,是近几年来困扰高校发展的一个难题,制约着高校的发展和建设。

一、高校欠费现状和存在的问题

(1)老生欠费人数多于新生,研究生欠费人数多于本科生。由于大学阶段的教育是非义务教育,作为教育投资的需要,新生家长一般不愿意在刚入学时由于欠费而影响学业,故新生欠费的人数少于老生人数。全面取消公费研究生后,硕士生和博士生大多是自己筹集学费,导致拖欠学费的现象增多。[2]

(2)管理制度不完善导致学生欠费。传统的学费住宿费缴纳方式是从随学生录取通知书发放的银行卡中批扣,这种方式的弊端很多,如果银行卡丢失会给学生造成很大不便。由于高校信息化不断发展,目前还可以通过网上支付平台、手机银行和支付二维码缴费(微信、支付宝)。新型的缴费模式提升了自主缴费的自由度,却很容易出现超期未缴的情况,因此,需要学校设立并落实相关管理制度进行制约。[3]

(3)助学贷款制度不够完善导致学生欠费。政府出台的学生生源所在地办理助学贷款时,如果上一年贷款没有还清,第二年贷款就无法给予办理,造成困难家庭学生不能按时缴纳规定的学费。

不同类型的贷款到账时间与到账形式不一致,难以与实际教学过程形成接轨。例如学生已经申请了绿色通道缓缴学费,等待贷款到账,如果缓缴时限到期后,贷款仍未到账会造成学生实际欠费,然而学生并没有主观错误,不应承担欠费后果。[4]

(4)学生信息变更数据无法实时共享导致学生欠费。高校在校生信息调整情况较多,如学籍异动状态、寝室调整、转专业等都有可能影响到其应收款项金额,需财务处收费系统依据具体情况进行应收调整。在应收调整的过程中学生的信息变更如果无法实时共享,将会造成学生拖欠费现象的进一步严重。[5]

(5)学生无法随时了解自己的欠费情况。高校的财务收费系统大都未向学生开放欠费查询功能,缴费项目繁杂容易导致学生忽略部分项目和金额,欠费信息的不明晰造成学生欠费。

(6)欠费信息无法实时共享,致使催缴费工作困难重重。缺少能共享数据的信息系统,学生欠费情况基本由学生收费管理人员从收费系统中导出后通知各个学院,再由各学院相关工作人员通知学生,这样层层信息传递,一方面会导致信息在传递过程中丢失的问题,另一方面大大地减缓了催缴费工作的进度和效果。[6]

通过以上分析发现,亟需利用信息化手段,建立一套对接学生缴费、校务管理和服务管理等数据的高集成系统,改善高校学生欠费的现状。

二、高校对于欠费综合治理的总体需求

(1)结合教务系统、研究生系统、财务系统、学工系统等数据,综合分析学生实际应缴和已缴数据,理清欠费原因。

(2)综合管理绿色通道、贷款数据,精确掌握学生实际欠费金额。

(3)可以为每个学生的每条计费项目进行特殊情况标注,用以弥补系统数据的不足,进一步精确掌握实际欠费金额。

(4)针对不同群体学生生成催缴任务,并下发至相应的学院、书院,催缴信息通过短信、邮件通知相应的负责教师和学生个人,由学院、书院催促学生缴费或上报特殊情况,并统计评估催缴效果。

(5)特殊情况标注可供相应业务部门查询确认。

(6)为学生提供缴费项目与抵扣情况查询功能。

三、基于B/S的零欠费综合治理系统的实现

针对目前高校的欠费情况和存在的问题,在智慧校园的背景下,结合研究生院、教务处、学生处、财务处、校醫院等相关业务部门的数据,利用信息技术手段,形成“组合拳”,建成零欠费综合治理系统,发现、跟踪和解决学生无故欠费。

1.系统架构

零欠费综合治理系统(见图1)主要包括五大功能模块——系统管理、缴费查询、统计分析、任务信息和申诉信息。系统管理实现对人员、角色、菜单和其他系统参数的管理和设置;缴费查询功能可以查询学生缴费信息、缓缴费原因和来源、欠费黑名单,其中黑名单可通过Web service接口同步给其他业务系统;统计功能把系统中各类缴费和催交任务生成任务报表,清晰地显示任务进度和收费项目;催缴任务生成后,会实现闭环工作流机制,催缴任务下发到责任人;如果学生对欠费信息有疑问可以登录系统查询自己的欠费信息并提出申诉。

2.权限与角色设计

零欠费综合治理系统由绿色通道管理、贷款管理、特殊情况管理、催缴欠费及效果评估、报表和展示、学生查询和申诉等6个模块,及其它业务系统接口组成。相关业务部门角色如表1所示。

通过用户权限分配,让管理员、各个相关业务部门、学生辅导员、学生教务员、学生都可以登录到系统中协同配合完成零欠费综合治理工作,同时相关部门的工作都能展示在系统中。

3.“零欠费”数据的来源与去向(见图2)

(1)“零欠费”数据的来源有5部分:①财务计费系统的标准和实缴、sqlserver中间表,使用odi进行同步;②学工绿色通道、oracle中间表,使用odi同步;③学工系统助学贷款数据、oracle中间表,使用odi同步;④迎新注冊离校系统学生申请或管理员导入的绿色通道或贷款,程序同步至零欠费;⑤用户中心同步学生学籍异动数据,根据学籍异动状态结合财务系统数据对学生欠费信息进行变更。

(2)“零欠费”数据的去向主要有4个方向:①本科生教务系统,对恶意欠费学生实施暂缓注册、限制选课、限制查询成绩、延迟毕业等;②研究生信息管理系统对恶意欠费学生实施限制选课、限制成绩单打印、延迟学位授予、延迟毕业等;③一卡通系统对恶意欠费学生实施限制一卡通功能(消费、洗浴、门禁、图书借阅等);④为综合评教系统提供数据接口,进行学生缴费情况与成绩、考勤、消费等综合关联大数据分析。

零欠费综合治理系统通过实时整合来自财务实缴、绿色通道、助学贷款、学籍变动、特殊情况标记等数据,综合得出学生实际欠费情况,出具欠费名单供不同的业务系统进行相应的业务处理。仅仅以财务账面欠费作为欠费依据,打击面太大,不准确性很高。零欠费综合治理系统正是避免了这种情况,只要学生按规章办理了相应的缓交或贷款手续,就不应以欠费为由限制学生办理校内业务。

4.催缴欠费工作机制

催缴欠费工作遵循定期催缴与专项催缴相结合、线上催缴与线下催缴相结合。通过短信、邮件提醒,学院、书院直接催费等方式督促学生尽快完成缴费。并记录学生欠费状态、历史催缴次数,定期统计、评估催缴效果。催费欠费工作流程如图3所示。

学生欠费状态:欠费、催缴、超限未缴清。欠费表示尚未实施任何任务,催缴表示正在催缴过程中,超限未缴清表示学生可能有恶意欠费情况。当费用缴清后,自动重置欠费状态。

每个学生均附带催缴历史信息,包括历史催缴次数、限期内缴清次数、超限未缴清次数。

具体功能描述:

(1)生成催缴目标群体。①自动生成,用于定期催缴。预先设定若干个催缴项目,圈定目标群体。②手动生成,用于专项催缴。由系统管理员手动圈定目标群体。

(2)发起催缴任务。①根据圈定的群体,确定催缴名单,设定催缴期限,发起任务。目标群体内每个学生的历史催缴次数均增加1次。并标记学生的欠费状态是“催缴”。②短信、邮件催缴任务。由管理员设定短信、邮件内容。③线下催缴任务。由管理员设定按学院或书院拆分名单,下发至各学院、书院,并通过短信、邮件通知相应管理员。

(3)实施人工催缴。学院、书院管理员在进行完线下催缴后,进入系统填写催缴记录,明确是否通知到人;并为需要特殊处理的学生做特殊情况标记。

(4)催缴跟踪评估。①在催缴期限结束后,对催缴任务前后的缴费情况进行对比,生成催缴成功的学生名单与金额,以及尚未缴清欠费的学生名单。②评估催缴任务成效,统计成功率,各级管理员工作量,学院、书院清缴排名等数据。③更新每个学生的催缴历史信息和欠费状态。

(5)超限未缴清学生处理。生成超限未缴清名单,经审核确认后交由各业务部门处理。

5.特殊情况管理模块

由于学生类型多样,计费规则复杂,财务处每年接收本、研新生数据后,根据学生的类型、各种规则生成初始的计费数据。但是由于信息不一致、政策变动、账目调整、收费额度调整、转专业、外地班体检等各种问题导致计费异常。在财务更改计费前,本系统需要对这些特殊情况进行标注,指明计费异常的具体计费项目和原因,以便在统计实际欠费时提前将计费异常排除,同时也可以作为备忘,用来督促财务处尽快更改计费,主要功能如下。

(1)特殊情况标注。①学院、书院可对所辖范围有财务账面欠费的学生进行标注。②学生处、研工部可以对所辖范围所有学生进行标注。③可以批量进行标注、取消标注。④标注与缴费条目相关,并录入描述,上传相关证明文件,每条缴费条目只能有一个标注,不能重复标注。

(2)特殊标注清理。①系统定期对标注进行清理,如果标注的缴费项目依然欠费,系统提示管理人员进行清理。②管理员查询清理名单,并写明原因,提交财务处进行更改计费。③只要存在超期未清理的标注,就不断提醒管理员,直至全部处理完毕为止。

(3)特殊标注查看。查看欠费学生的特殊情况,以便及时处理计费问题或例外处理。

6.学生查询和申诉模块

查询和申诉功能提供网页版和微信版。网页查询功能包括:查询学杂费缴纳明细、绿色通道、贷款明细和欠费情况,查询申诉进展和结果,校内所有缴费渠道、链接和使用说明。微信查询功能包括:查询学费缴纳明细、贷款明细和欠费情况,申诉进展和结果,校内统一支付平台缴费链接和使用说明。学生通过这两个入口查询后,如果存在有异议的欠费情况,可以进入申诉流程进行申诉,形成学生查询欠费申诉处理闭环流程。学生查询和申诉流程如图4所示。

四、应用效果

西安交通大学零欠费综合治理系统利用信息化手段,实时同步并融合了各部门相关数据;为研究生评定奖学金提供了欠费核查功能;清理了学籍变动、贷款抵扣和缓交金额的学生,生成精确的欠费黑名单;向欠费学生发送催缴短信,为学生提供了申诉渠道,避免伤及无辜;为教务、研究生系统实时提供了欠费黑名单。系统于2017年12月份正式上线后,一学期内催回欠款1500余萬元。

五、结束语

基于B/S的零欠费综合治理系统实现了闭环工作流机制,催缴任务下发到责任人;实现了智能催办工作,各个工作环节全部做到短信、邮件提醒;实现智能数据分析,找出欠费的“成因”和“痛点”,为改进工作提出合理化建议;实现数据共享机制,将欠费相关数据通过“机-机”接口共享相关业务部门。但是催缴任务在真正落地到各学院的时候,由于沟通和责任落实的问题,出现了重重困难;在催缴过程中还发现,一部分欠费的学生已经离校,这些欠费难以追回。

随着数字校园的不断发展,零欠费综合治理系统会充分考虑各个基层学院辅导员和教务员的需求和建议,逐步改进和优化。

参考文献:

[1]陈颖.信息化时代下高校学生欠费问题研究[J].行政事业资产与财务,2019(5).

[2]胡苏敏.高等职业学校学生欠费管理办法[J].财会学习,2018(22):182.

[3]刘马兰.助学政策体系下的高校学生欠费催缴机制探讨[J].商,2015(45).

[4]钟惠骊.大学生收费管理信息服务平台的设计与构建[J].经济师,2018(9):75.

[5]赵敬予,国紫璇,高芳,王翀宇.浅谈高校学生收费管理信息化建设[J].经贸实践,2018(24):265.

[6]朱贺.浅议高校学生收费管理的存在的问题及应对策略[J].中国国际财经(中英文),2018(9):297.

(编辑:王天鹏)