国土档案管理数字化建设的分析

吴冠友

摘要：科技在不断的发展，社会在不断的进步，国土资源档案管理内容繁多，具体操作起来非常复杂。传统的纸质档案在调取过程中显得非常的麻烦，并且纸质档案对保存环境的要求比较高，随着时代的发展，传统的纸质档案已经不能满足当前档案信息化的需要。智能化、数字化的档案管理能够大大推动国土资源的档案信息化和科学化，文章对数字化管理在国土资源档案管理中的应用进行简单的探讨。

关键词：数字化管理;国土资源;档案管理;应用

引言

随著国土档案信息量的不断丰富，档案数字化在带来便利的同时，也暴露出一些不容忽视的问题，需要我们高度重视。准确把握档案数字化建设应注意的问题，采取针对性措施，合力推进档案数字化建设，已成为当前国土资源管理工作的重要基础性工作。

1建设国土资源档案管理数字化的必要性

（一）提高档案管理工作的效率。质量与效率是档案管理工作的核心与基础，如果不能保障这两者，那么档案管理工作将失去其所具有的意义与价值。然而要平衡两者之间的关系并非易事，传统的档案管理模式以纸质文件为主，依赖原始化的手工方式进行档案的储存、检索、应用等。这种管理模式效率低下，且出错率与效率往往相对应，即效率越高，出错率也越高，效率越低，出错率也越低。随着档案数量的不断增多，对档案管理与信息贮存提出了更高的要求，在保障质量的同时提高效率势必将成为未来发展的重要方向。数字化管理能够有效地采集大量的电子信息，并简化了归档、共享、检索、应用的程序，利用科学合理的配置提高了档案管理工作的效率。

（二）满足社会发展的多项需求。社会建设的不断完善与经济水平的持续发展为人们创造了更加优越的生活条件，也使得人们有了越来越高的标准与越来越多的需求，社会需要持续发展，基于此，各个领域都应转变旧有的管理模式，“从过去的点信息、片信息逐步向全面信息过渡”，这其中，国土资源档案管理工作尤为重要，对信息资源的深入挖掘与最大程度应用将有利于城市的规划、建设，对土地资源实现合理配置，采取有效策略，因此，只有建设国土资源档案管理数字化，才能将庞大的信息资源进行统筹、分析，继而作为社会发展的需求支撑。

（三）顺应信息时代的大趋势。计算机信息技术与互联网技术的广泛应用宣告了信息时代的来临。如今，计算机已经渗透到了人们日常工作、生活的方方面面，给人们的生活途径、生产模式、思维方式都带来了不可逆转的变化，同时在各个领域范畴内起到了至关重要的推动与促进作用。如果国土资源部门没有及时建设数字化档案管理模式，势必与社会领域脱轨，无法实现自动化办公以及信息资源共享等事宜。

2在国土资源档案管理中实现数字化管理的对策

2.1建立国土资源档案管理数字化网络

国土资源各个档案之间不是孤立存在的个体，它们之间具有紧密的联系。所以，如果国体资源纸质档案在数字化的过程中存在某个数据缺失的情况，将会严重的影响国土资源数字化管理的有效性。在信息化的时代背景下，建立起国土资源档案管理的数字化网络非常的必要。在数字化管理模式下，资源相关性的建立可以通过基础数据库来完成。国土资源档案数字化网络建成以后必将使得工作人员能够更加方便、快捷的进行国土资源档案数据传输和使用。

2.2搭建国土档案“数字化”共享平台

档案的价值在于利用。档案数字化加工的目的也主要是实现档案信息和数据的共享，便于用户轻点鼠标即可完成查询和利用的目的和效果。要根据《土地登记资料公开查询办法》的相关规定，确定档案数字化的开放范围和内容，建立国土档案管理网站与地方政府的政务网实现互联，及时将土地登记等需求量大的档案实时向公众开放。加强并完善国土部门局域网建设，利用专网和互联网平台，实现国土档案数字信息的全覆盖。

2.3科学界定档案数字化的内容，确保档案数字化工作高效率

将纸质档案转变成数字档案是档案数字化的一项主要内容。国土档案数量本就庞大，加之涉及大量涉密信息和图纸，全部数字化是不可能的，也是没有必要的。应结合国土资源工作实际，开拓思路，创新理念，从减轻数字化工作量、节省经费支出、便于管理和查询利用等角度出发，本着“可能与实用”的原则，立足“三优先”，轻重有度、科学合理地界定档案数字化的范围与内容，切实解决不加筛选、主次不分等盲目进行数字化的问题，提高国土档案数字化效率。一方面立足群众需要，优先选择社会关注度高、使用频率高的档案（如：地籍档案、不动产登记档案）进行数字化，以满足社会利用者对这些档案信息的需求，充分发挥档案的利用价值。另一方面立足国土资源事业长远发展需要，优先选择具有历史价值的珍贵档案（如：机构设立、变更、合并文件，修史编志资料）和对长远工作具有指导意义的重要档案（如：总体规划修编资料）进行数字化，充分发挥档案的凭证价值。同时，要立足国土资源部门职能职责，优先选择本地区、本部门有特色的档案（如：建设用地征转用档案、土地开发整理档案）进行数字化，充分发挥档案的查考价值。鉴于人事档案动态性、机密性、查阅的严苛性等特征，以及人事部门已经通过人事档案管理信息系统对其进行有效管理的实际，建议不进行数字化处理;针对一些专业档案中的图纸资料幅面过大、涉及国家秘密、普通设备无法满足其扫描处理要求的实际，为便于查阅，建议只进行档案目录录入，不作扫描加工处理。

结语

数字化管理为国土资源档案管理带来了极大的方便，但是在实际应用过程中还存在着一定的问题。相关工作人员应当结合实际，积极的面对档案数字化管理过程中的问题，寻求更加高效的问题解决方案。

（作者单位：山东省沂水县自然资源和规划局）