提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

韦世清

摘要：当前，我国正处于经济转型和改革开放的关键时期，新时期对我国事业单位的管理提出了更高的要求。事业单位档案管理是事业单位日常管理工作的重要内容，加强事业单位档案管理工作是提升机关人事档案管理的工作质量和效率的必然要求。本文立足新时期特征，简要阐述了新时期事业单位档案管理的内容和重要意义，针对当前现实工作中存在的问题提出切实可行的优化策略，促进事业单位人事档案管理工作的持续健康发展。

关键词：事业单位;档案管理;信息化;建设;方法策略

引言

事業单位的档案是对其内部具体活动的记录，具有及时性和真实性的特点。它不仅是对事业单位艰难发展历程的反映，还蕴含了大量的历史和社会信息。档案对一个国家或是地区的发展有着至关重要的作用，小至对社会生活的反映和借鉴，大至可影响管理者的决策制定。可见，档案是现下国家和社会发展的必不可缺的一部分。随着信息技术的普及，信息时代已然来临，事业单位的档案作为我国发展建设的重要信息来源，实现信息化是档案管理的必然趋势。

1、事业单位人事档案管理信息化建设的特点

1.1、改变档案管理方式，增加档案管理职能

传统的事业单位人事档案管理模式主要是以纸质的方式作为媒介，使用人工录入的方式，这种工作方式会导致工作效率下降，进而会严重影响整个档案管理信息化工作的开展。伴随着信息化时代的快速发展，纸质档案管理模式已经不能够满足新时代事业单位人事档案管理工作发展的需要，在信息化时代，主要使用电子录入的信息化管理模式，在对事业单位人事档案资料信息化管理的过程中，一定要体现保存资料的功能，同时还能够完成对其他资料的收集和整理，进而促进事业单位人事档案资料信息管理工作的正常开展。

1.2、具有完善的人事档案信息化管理规范和制度

为进一步提高人事档案信息管理水平，在机关事业单位人事档案管理中，要根据实际情况建立健全人事档案信息管理系统，并补充相关规定，并加以管理。人事档案。监督系统的实施和相关规范，特别是在实际工作中，应当在收集人事档案信息时进行，这与人事档案信息管理的效率和质量密切相关。严格按照具体规范和标准收集人事档案信息，并进行认真识别和归纳，确保人事档案信息资料的真实性、准确性和完整性。

1.3、永久保存档案资料

以往事业单位人事档案管理方式绝大多数都是使用纸质档案。然而，纸质档案由于受到天气或者环境因素的影响，容易出现发霉或者损坏，严重的可能会导致大部分信息数据丢失，信息资料查询也非常困难。近几年，随着信息化技术快速发展，事业单位通过对人事档案资料进行信息化管理，在一定程度上能够解决纸质档案中存在的问题，为能够永久保存人事档案信息资料提供了一种可行的方式。

2、事业单位人事档案信息化管理的有效途径

2.1、引进先进理念提升人员综合素质

新时期下事业单位人事档案管理信息化水平的提升，必须要把握时代发展整体形势，立足事业单位发展现实情况，积极引进先进人事档案管理理念，促进事业单位人事档案管理部门相关工作人员思想认知的不断强化，对人事档案信息化建设的重要性形成一个清晰的认知，为人事档案管理信息化程度的提升奠定基础。对于事业单位来说，要明确人事档案管理的特殊性，为确保个人信息数据安全，必须要全面提升档案管理人员职业素养，促使其明确自身岗位职责，并注重个人品德素质建设，以更好发挥个体价值参与人事档案管理工作。人事档案管理人员是人事档案信息化管理工作中的主体，为此，要注重人员综合素质与业务能力的强化，提升其专业化水平，要能够应用信息化管理技术推进人事档案管理工作，并且具有较高的思想政治觉悟，从而令事业单位人事档案信息化管理工作得以规范有序推进。

2.2、提高档案信息化管理安全性

在人事档案的信息管理中，我们必须注意文件操作的每个过程，如文件生成、收集和验证、以及归档和利用。同时，在提交人事档案后，还应注意文件检查和维修工作。相关人员必须定期对存档文件进行维修和检查。一旦出现问题，必须及时参考原始纸质文件。要进行比较和修复，以确保文件的真实性。另外，应该很好地构建人事档案信息数据库。数据库的构建可以有效地帮助文件存储做人员识别工作。但是，数据库应严格按照数据库的有关规定予以遵守。同时，加强人事档案管理人员的安全技术教育，增强信息安全保障意识，确保人事档案信息化的信息安全。

2.3、创新管理模式，重视档案管理信息化建设，提升管理水平和效率

事业单位要积极引进先进的管理理念及档案管理技术，顺应分散式管理向集中化管理方向的转变;重视档案管理信息化建设，扩展管理内容，深度应用信息技术和网络技术手段 ， 转变档案管理模式，创设档案共享平台，促进档案信息的存储、管理、收集信息化，并强化档案安全保障措施;在日常培训中着力教授和引导管理人员借助计算机及信息化系统及时更新档案信息，提高档案收集、整理和利用的效率。

2.4、增强工作人员专业技能培训

人事档案管理工作人员专业技能与综合素质高低，会在一定程度上影响事业单位人事档案管理信息化建设整体进程。所以，在对事业单位职工人事档案信息化管理的过程中，一定要定期对工作人员专业技能进行系统培训，只有工作人员专业技能和综合素质水平得到提升之后，才能够促进事业单位人事档案管理信息化建设工作稳定开展，进而促进事业单位各项工作的正常稳定。

结束语

随着科学技术的不断发展，目前事业单位的档案信息工作有了新的变化，事业单位档案信息工作应该与时俱进，逐渐电子化和现代化。管理工作人员应该充分意识到档案信息的改革能提高工作效率。如果继续沿用传统的管理档案工作，将无法满足事业单位的要求，目前事业单位的人数越来越多，档案数量也越来越大。事业单位应该加强对管理人员工作的要求，不断提高他们的专业知识水平，最重要的是要改革他们的管理思想，完善管理手段，开创新的管理模式。

参考文献：

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