浅谈人力资源档案管理信息化建设的必要性和保障条件

兰天

摘要：人力资源档案管理是推动社会发展建设的有效手段之一，做好人力资源档案管理工作，能够更好的实现各个行业的人力调动，促使社会朝着更好的方向发展。而随着社会的不断创新发展，人力资源档案管理也开始朝着多样化的方向发展，那么在信息时代的背景下，究竟该如何发挥信息技术的作用，做好人力資源档案管理工作呢？本文将对相关问题进行详细分析。

关键词：人力资源;档案管理;信息化建设;必要性;保障条件

当前是信息化时代，信息技术给人们的生产和生活带来了较多的便利，其在各行各业中都有所应用，信息技术的应用可谓是越来越频繁。在人力资源档案管理中做好信息化建设工作，可以有效的提高档案管理质量，促使相关工作朝着更好的方向发展。人力资源档案管理信息化建设是时代发展的需要，但是要实现人力资源档案管理信息化建设也绝非一朝一夕的事情，其具体策略如下。

一、人力资源档案管理信息化建设的必要性分析

1、人力资源档案管理信息化建设是创新管理方式的必然要求

当前知识经济和信息技术不断创新发展，而人才则是社会创新发展的关键所在，这也使得越来越多行业认识到了人才竞争的重要性，人力资源管理也因此受到了高度关注。高质量的人力资源管理能够灵活的了解当前各个行业人才储备现状，了解人才的优缺点。而在人力资源档案管理中做好信息化建设工作，则可以打破传统的手工管理方式，提高管理质量和效率，其也是人力资源管理创新发展的有效手段。

2、人力资源档案管理的信息胡建设是管理现代化的必由之路

人力资源档案管理是人才战略规划的有效手段之一，但是长期以来我国人力资源档案管理保存方式和利用环境都处于相对比较封闭的管理状态，档案信息资源的开发与利用也始终未能提上日程。而落后的人力资源档案管理方式已经无法再满足信息社会人们对于档案资源管理的需求，随着信息技术的迅猛发展，人力资源档案管理也受到了越来越多的关注，只有做好信息化建设工作，才能更好的实现人力资源档案信息资源共享，推动社会的进步。

3、人力资源档案管理的信息化建设是提升管理服务质量的有效手段

时代在不断的发展和进步，人力资源档案管理的需求开始朝着多样化的方向发展，而在此背景下，其对于人力资源档案管理的服务质量也提出了更高的要求，档案管理的最终目的就是为广大人民群众提供更好的服务利用效果。在信息化时代背景之下，传统的管理和服务方式已经不再与时代发展不相匹配。人力资源档案的信息化建设可以帮助相关工作人员了解更多的管理知识，发散他们的思维，使其更加理性的认识人力资源档案管理信息化建设的重要性，提升他们的管理能力，这样也能够更好的发挥人力资源档案管理的价值。

二、人力资源档案管理信息化建设的保障条件

1、强化组织领导，提高人力资源档案管理的信息化意识

在实际工作中要想做好人力资源档案管理工作首先需要强化组织领导，提高人们的人力资源档案管理的信息化意识。一方面档案管理意识的建立需要以档案法律约束作为准则，人力资源档案信息化建设必须要在法律允许的范围内开展各项工作，这样才能发挥档案管理工作的质量和效率。另外一方面，档案意识的形成需要领导的高度重视，只有使领导充分认识到人力资源管理的重要性，将人力资源档案管理信息化建设融入到具体工作中，转变工作人员的思想认识，使他们积极主动的了解和掌握档案信息科技的发展动态，为人力资源档案管理信息化建设的顺利实施打下良好的基础。

2、围绕建设目标，健全人力资源档案信息化相关法规

要结合信息化建设工作实际，从管理、业务、技术三个方面出发，建立健全人力资源档案信息化过程的各项制度规范，保证人力资源档案管理各项业务环节、操作程序，以及人力资源档案知识产权和隐私权的维护等都有章可循，职责明确，人力资源档案数据信息准确规范。此外，还要对人力资源档案管理人员进行纪律约束，严格执行有关网络信息安全保密方面的各项规定，通过权限分级确认，严格限定信息浏览的内容和范围，确保信息安全。

3、引导科技创新，建立现代化人力资源档案管理平台

要加大软件投入力度，开发人力资源档案管理系统和建立人力资源信息数据库，实施人力资源档案动态和无纸化管理。通过专门的人力资源档案管理软件，将人力资源信息导人数据库，制成电子卡片的形式，形成电子档案，在档案的收集、归档、利用等日常工作方面实行信息化操作，便于人力资源信息的查阅和流转，适应人才流动的需要。同时也可减少对纸质案卷因磨损而造成的毁坏，达到长期保存使用的目的。

总之，人力资源档案管理信息化建设并非是一朝一夕的事情，其是时代发展的需要，要实现档案管理信息化建设还需加强基础设施建设，提高人力资源档案管理工作人员的综合素质，这样才能更好的促进社会的发展和进步。

参考文献：

[1]如何有效推进人力资源档案管理信息化进程[J]. 王君秋.  黑龙江档案. 2016（05）.

[2]谈煤炭企业档案管理信息化建设[J]. 杨桢.  办公室业务. 2014（09）.

[3]政府档案管理信息化建设探析[J]. 刘秀菊.  中国管理信息化. 2015（09）.