科技档案课题归档质量初探

王玮 刘金生

摘 要：本文从科技档案接收的角度出发，总结了档案工作领域课题归档质量的思考。针对科技档案部门发现或容易存在的问题，探讨了后续工作改进的策略和方法。

关键词：科技档案;归档质量

一、前言

科技档案归档工作进行多年，特别是质量体系运行以后，国家越来越重视这方面的管理工作，课题归档总体情况来说是好的，但也存在一些需要改进和完善的地方。

接收归档是档案工作的起点，是档案工作非常重要的一个环节，是文件转化为档案的程序和条件（见图1）。归档质量的好坏，直接影响到档案的质量，对后面各个环节都有重要的影响，所以必须把好接收质量关。

科技档案的管理流程如图所示：

二、归档中存在的问题

1.原件不经过存档，直接归档。这是课题归档中存在的最明显的问题。《文件和资料控制》中规定：“经批准和发布的技术文件，原件由科技档案室存档，使用单位在研制过程中均使用复制件或蓝图。”已经批准的技术文件如果不存档，散落在个人手中，这是不符合质量体系要求的。其后果一是文件容易遗失，二是不能够很好地控制其技术状态，容易随意更改，使文件失控。 对于更改的有关规定不仅要靠大家的自觉遵守，还要靠一些强有力的措施来监督执行。

2.归档时间滞后，不能按计划归。按制度规定：“每个研制阶段结束后3-6个月内，由产品负责人对本阶段产生、形成的技术文件和资料进行整理归档”。 据统计，各单位课题应归档的科技项目与已归档的项目进行核对后的归档率较低。各单位在每年年初作计划时，就明确规定了课题的归档时间、要求等。归档率应该引起我们的重视。

3.外协单位的文件形成不太规范。由于各单位外协任务较多，归档的文件材料有一部分不是本单位产生，而是由外协单位提供的，例如，封面不规范，页面大小不一，封面签署不全，甚至没有封面。对这部分文件的质量控制存在相当的难度。

4.原始记录的问题

（1）外部质量问题。①使用纯蓝钢笔水、圆珠笔，有的甚至用铅笔，字迹潦草，不整洁。②记录用纸大小不一，参差不齐，有的甚至用废页的背面做原始记录。③数据页码不连贯，内容不完整。

（2）内部质量问题。①实验条件、日期等项目记录不全。②实验对象、仪器设备的来源、型号等记录不详细。这不仅直接影响到实验的结果，也将影响到其传递作用。③有的科技人员认为原始记录整理起来罗嗦，归档起来麻烦，因此归档的内容偏少，缺乏对文件的有效支持。

5.研究生课题归档中存在的问题。虽然目前加强了对研究生归档的要求，即研究生毕业必须履行归档手续，否则训练科不发毕业证，所以研究生归档率达100%，对于保证研究生归档，起了很大的促进作用。但也存在如下的问题：（1）“研究生培养计划”和“答辩情况表”涂改、划改、粘贴现象严重。（2）缺页、少页现象。有的是计算机打印出的页码不连贯。这给档案整理工作带来很多后续的麻烦。为了查清中间漏掉的一页，档案人员却要花很大功夫，甚至把以前编好的页码擦掉，重新编。（3）归档人自己不来，让人带来。这样造成归档中存在的问题带者不清，或回去传错了意思。（4）在上述章节原始记录中存在的类似问题，研究生归档中也存在，不再一一赘述。

三、体会

1.在工作实践中，通过各单位的见习和走访学习，基本了解和掌握了接收归档的专业知识，并把看似枯燥的规章制度在实践中运用。在同事们的帮助下，使自己对接收归档工作更加清楚、明确。归档的同时，不仅仅熟悉了工作，也对各单位的专业情况有了更进一步的了解。各单位算下来，涵盖多达70多种专业门类，如医学、工程、仪器设备、计算机等，还有一些交叉学科，边缘学科，由此产生的科技文件也多种多样，差异很大。要想做好档案工作，必须了解单位的专业知识。在实践中我深深体会到，档案人员在工作时不但要具备良好的政治思想素质和全心全意为科技人员服务的思想，还需要较高的档案专业知识，这样做起工作来才能得心应手。

2.接收归档是一件很繁琐的事情，它需要档案人员的耐心、细心。稍有疏露，都会给后续工作造成很大的麻烦。所以在细心检查的同时，发现问题还要积极地做归档人员的工作，及时采取补救措施，保证档案的完整、准确、系统、符合规定。

3.增强安全、保密观念和服务意识。当我第一天从事档案工作，就意识到，档案的安全是极其重要的，档案库房的大铁门，多么类似于财务室的保险柜，保险柜里的钱丢了能够想办法弥补，如果档案一旦毁坏或丢失，就永远无法弥补。所以我很注意档案的安全，养成了库房随时锁门的习惯。在工作中，我逐渐地意识到，我们档案人员是为科研服务的。为全体科研人员服好务，应是我们档案人员的共同目标。为了让科研人员对我们的工作和服务满意，我们要力求把工作做得更好。

四、建议与设想

1.积极宣传，增强科研人员的档案意识。要采用各种宣传手段和方式，积极宣传档案和档案工作的重要性，普及档案知识，使全体人员逐步了解档案与档案工作，了解各项档案管理規章制度，促进全员档案意识的提高，争取人人关心档案和认真做好归档工作。如作一些宣传栏或在网页上作更详细的介绍.文件和资料分布在单位的每一个工作现场，它是工作之间相互联系的工具和桥梁，对文件和资料控制必须依靠全体人员的共同努力。为了保证文件归档及时、准确、完整、便于管理和利用，科技档案人员在进行档案的收集归档工作时，除了自身的努力外，也需要各单位领导的支持和重视。

2.重参与、重指导。向科研人员，尤其是刚刚参加工作的科研人员，宣传档案工作的有关知识，建议举办档案知识讲座。同时，在工作中，档案人员还须加强归档工作的指导、督促、检查和协助工作。

3.格式规范化问题，建立制度化的文件。各单位在档案管理中形成了一系列规章制度，这些规章制度对文件资料的形成起到了至关重要的作用。但实践中尚需进一步落实好，使其不留死角。将档案工作的内容纳入到各有关单位的职责、制度和程序，对文件和资料从形成之时就加以有效控制，是形成完整、准确、系统档案的基础和前提.进一步加强归档责任制，并充分发挥单位资料员的作用。

4.制订操作性强的实验记录规范 。随着科研课题的结束，记载准确、规范的实验记录归入科技档案，提供利用，为后人科学研究启发思路、减少不必要的重复劳动，提高研究效率和水平不着不可取代的价值。但是，记录不完全，记述不清楚，不但起不到这些作用，还会给科研工作带来不必要的麻烦。原始记录问题的存在，一方面是由于科研人员不重视，另一方面也是由于一些人对实验记录的具体要求不清楚。因此，迫切需要制订科研实验记录规范，约束科研人员的行为，提高原始记录质量。

5.抓好研究生归档的质量。研究生入學时进行有关资料方面的教育，使其明确归档是在读期间所做工作的一部分，为以后在科研过程中及时、系统地积累资料打下坚定的思想基础。研究生进入课题后，将课题归档须知人手一册，使其按照有关规定做好资料的积累工作，归档时，要由导师签字审查，目的是检查归档材料完整，齐全，以确保档案质量。

6.及时反馈信息，推动归档工作

建议档案管理部门定期编制归档工作通报。通过行政管理手段，对未按时归档的项目提出批评。内容包括：一，归档一般情况;二，对好的典型事迹提出表扬，对存在的问题予以指出;三，提出改进措施等。

在正常情况下，多数科技项目可以以报奖制约归档工作，因为目前报奖制度已经完善，没有完整、准确、系统文件材料归档项目，档案部门不出具证明就不能报奖，但是有些不能报奖的或不打算报奖的项目，就起不到制约作用。

7.加强档案人员的业务培养，提高业务水平

从科技文件到档案的形成，档案人员起着一定的把关和指导作用。因此，需要档案人员全面了解各单位各部门的业务，精通档案专业知识。一是由单位分管业务的领导负责，定期组织业务学习，互相交流切磋经验教训，深化各项规章制度的学习，定期检查考核，不断提高业务能力。二是本人通过各种培训和自学，提高业务水平和知识结构，了解和掌握新知识、新理论和新技能，满足工作持续改进的需要。

8.档案人员要增强事业心和责任感，下功夫做好归档工作。文件材料归档完整与否，在一定程度上取决于档案人员的事业心和责任感。有的档案人员觉得档案工作是件苦差事，不实惠，有这种想法就不可能尽职尽责地工作。还有认为文件资料越少，档案整理和保管的工作量就越少，多收不如少收。有的档案人员年纪轻，不敢大胆向领导和有关部门提要求，碰了几个钉子就堰旗息鼓，文件材料有多少算多少，有点问题也就过去算了。为此，应当多树立档案人员岗位光荣、责任重大的道理，树立爱岗敬业精神，严格把关。

五、结束语

随着形势的发展，档案工作精细化管理要求的深入，传统档案工作的六个环节已不能满足档案工作的需要，我们需要突破档案工作的六个环节，也就是说档案工作的起点不应只在接收归档，而应提前到文件形成前或形成时，也就是说，在课题开始时，档案人员就要深入课题组，明确提出有关文档形成的要求和规定，这样才能起到档案人员的指导作用，才能更好的保证课题完成中文档的形成质量。

参考文献：

[1]《现代档案工作实务》主编：陈兆祦，沈正乐，中国档案出版社

作者简介：王玮，女，中国航天员科研训练中心，从事档案管理22年。