大数据技术在事业单位档案管理中的应用研究

马晓娅

【摘要】在大数据的环境下，传统的纸质档案保存暴露出了一些问题，如档案的丢失、档案的安全问题等。而当前档案的管理工作应向信息化的方向发展，这同时也是当前档案管理工作的所最需要的。通过分析事业单位档案管理工作的重要性和档案管理中存在的问题，探讨事业单位档案管理工作结合大数据技术的方法。

【关键词】大数据;信息化;事业单位档案管理

在大数据的环境背景下，传统的事业单位档案管理模式在如今必定会面领着前所未有的机遇和挑战。档案是重要的社会资源，档案管理的重要性就不言而喻了。在信息大爆炸的如今，信息化趋势日益发展壮大，如果依旧一成不变的档案管理方法恐怕会带来不便。所以说，在大数据时代事业单位档案管理需要创新，结合信息技术加强档案工作的管理，这具有一定的意义。

一、事业单位档案管理的重要性

在大数据的背景下，各个领域的生活都加强了信息技术的应用。在信息社会发展的过程中，当前的事业单位档案管理工作必须适应时代的演变，遵循档案信息管理的建设，切实提高档案管理的效率。

（一）事业单位档案管理创新是时代发展的需要

随着时代的发展，社会的进步，事业单位档案的数量日益增多，如就业量的增加为事业单位带来了更多的员工档案，事业单位自身的发展同时也提高了财务信息档案的数量等。在这个环境下，事业单位如果还是用传统的档案管理方式，就会造成工作量的增加，档案管理效率低下的问题。在新时代的环境下，传统的事业单位档案管理方式已经不能适应时代的发展，事业单位档案的网络化管理受到了越来越多人的重视和应用。网络时代下事业单位档案管理创新不仅能保证档案信息的安全性和保密性，还能及时的为社会提供准确、全面的信息，更好的服务于社会。所以说，随着时代的进步发展，事业单位档案管理的创新是必然的。

（二）事业单位档案管理创新是自身发展的需要

传统的事业单位档案主要是依靠纸质档案记录，手工检索档案文件不仅耗时耗力，还容易出现错误。档案信息更新的速度缓慢，管理设备技术落后，现代化管理意识不强都是事业单位档案管理工作中存在的问题，这些问题影响着事业单位档案管理工作的进展。在大数据的背景下，事业单位需要创新档案管理工作，合理的利用一些有价值的网络信息资源，提供高质量，高水平的服务，能够加快事业单位档案管理工作的发展，使事业单位档案管理工作上升到一个新的层面。

（三）事业单位档案管理创新是档案信息安全的保障

在事业单位档案信息的管理过程中，电子文档的电子管理是必要的。近年来，随着计算机技术的飞速发展，许多事业单位正在使用计算机技术来处理工作中的文档。如何在档案管理的过程中使用先进的技术处理电子文档，有效地促进文件信息管理，这是事业单位档案管理顺利实施的基本保证，也是事业单位档案管理人员必须关注的问题。事业单位档案信息的建设主要是事业单位资源的客观管理，事业单位资源在档案管理过程中非常重要。档案管理人员必须注重事业单位资源的管理，因为档案管理是事业单位资源管理的内容。

二、大数据环境下事业单位档案管理中存在的问题

（一）档案管理信息化基础十分薄弱

随着数字化载体的不断同化，很多档案管理工作已经变成了数字化载体管理。近些年来，我国的事业单位档案也正在逐步向这一步发展和进步。但在进行事业单位档案数字化载体的过程之中，其档案的管理手段是相对落后的。很多数字化载体是需要人工去维护和检查的，但是在后期的检测和管理之中似乎这一步并没有落实到位。同时，我国很多事业单位档案管理工作人员的监督力度依旧相对较松，很多同志依旧没有意识到档案管理工作的重要性，导致档案管理效率低下，员工形成惰性思维，养成了到点下班的不良习惯，这不利于事业单位档案管理工作的创新。

（二）档案管理安全风险较大

实现事业单位信息化管理固然有着很大的好处，但是其安全风险依旧是相对较大的。在信息化管理的背景之下，一些事业单很有可能存在着一定的信息泄露风险，由于网络信息传播速度是十分迅速的，其开放程度也相对较高，这也就可能会给一些不法分子提供了一些机会，有可能导致国家一些机密数据的丢失。甚至在现阶段的事业单位档案管理工作之中，其信息化安全体系建设相对较为落后，依旧存在着一些安全漏洞。另外在职的事业单位档案编辑人员很有可能专业知识相对较强，但是对于网络信息安全技术较弱。

（三）档案人员管理制度中存在问题

近些年来，我们已经逐步完成由纸质档案转换为数字档案的工程。这种数字化载体依旧需要耗费一定的人力物力去维护，去更新。很多时候人们对于自己档案的调动以及使用依旧相对较为麻烦。同时，部分偏远地区的档案管理依旧是纸质档案，录入工作过于庞大，工作人员对于档案录入兴趣较低，导致录入效率较慢，载体转换也较慢。同时，对于档案管理工作的监督力度依旧缺乏，档案正确率审核依旧不到位。除此之外，我国对于档案管理创新工作不够重视，缺少鼓励创新的措施，这就导致了档案管理人员缺乏创新精神。

三、大数据技术在事业单位档案管理中的应用研究

想要进行事业单位档案信息化开发与利用必须要有几点前提基础，否则及时完成了开发工作在后期也需要不断地进行体制更改，容易造成资源浪费。笔者就档案信息化开发与利用提出几点个人建议。

（一）加强档案开发信息化人才建设

事业单位档案的信息化开发与利用离不开专业化人才的支持与设计。由于档案管理方式，管理系统发生了改变，这就需要档案管理人员和开发人员提高自身的信息化素质，适应新时代下档案管理工作的新要求，让事业单位每一个档案管理工作者融入到信息化环境之中。只有基础人才建设到位了，在系统的开发和利用方面才能够有一个坚硬的基石。

（二）加强档案信息化管理制度建设

建立一套科学合理的档案信息化管理制度对于档案信息化管理工作是十分必要的。要让每一个人分配到具体的权限。防止档案泄露等现象的发生。因此，要加强档案信息化管理的制度建设，追责到个人。可将分散的档案资源上传到统一档案资料库之中，如果有需要时再从资料库之中进行调阅查询。要加强集中管理力度，建设一个系统，避免重复浪费，提升中央系统的软硬件能力。

（三）做好信息化档案建设的安全存储工作

信息化档案与传统档案的存储安全工作大不相同。以往的传统档案可能就是锁在保险库之中。但是，新型的信息化存储档案是利用存储介质进行存储。无论是与网络连接的云存储还是不与网络连接的介质存储，都需要定期的进行检查和维护。网络存储的优点是能够长久保存并且调动方便，但是缺点是容易遭到黑客袭击，造成信息泄露、介质存的优点是不容易被盗取，存储体积小，存储量大，但是依旧调动不方便，且介质对于环境的要求相对较高，介质存在着一定的报废风险。因此，可以将档案进行划分，将不重要的类别存储到网络数据之上，将机密数据进行多份介质存储，保证资源的存储安全。

（四）建设档案信息数据库促进资源共享

进行档案信息化开发的时候，可以建设档案中心数据库，将所有地方的檔案信息汇总于中心数据库之中。地区需要使用其余地区的档案进行调动的时候可以直接向中央数据库申请，这样能够促进地区间的资源共享。对于事业单位数据同样也可以建设事业单位档案信息的数据库，为员工设置账号和密码和访问权限，能够更好地帮助员工利用好公司信息化资源。同时，建设档案信息数据库也能够集中力量进行数据保护，减少了地区人力、物力、财力的重复浪费。

总的来说，档案管理工作面临着重要的变革和转型。在大数据的时代背景之下，提高事业单位档案信息化管理已经逐步成为了一种档案管理改革的趋势，相对于传统的档案管理模式，这种信息化管理模式和管理应用将会受到越来越多的人推崇，充分利用好信息化档案管理能够有效地帮助档案管理工作人员提高其管理效率，事业单位档案录入工作的进一步强化也有了一定的保障。但是其发展过程之中依旧需要注意一些细节问题和安全问题的强化。