浅析信息技术在档案管理中的应用

周建国

摘    要：信息化时代对档案管理提出更高的要求。随着时代的发展，档案管理的内容越来越多，在巨大的数据信息下，传统的档案管理方法不仅无法满足当前的管理需求，还容易出现浪费人力物力资源和出现重大的管理错误。因此，要注重将信息技术运用到档案管理工作当中，实现高效、高科技的档案管理，提升档案管理的质量。

关键词：档案管;信息技术;数据资源;共享;应用

现如今，我国的社会在不断的进步，经济也在迅猛发展着。社会化大生产时代，知识密集型的社会化生产逐渐取代劳动密集型，形成了日愈复杂化、海量的档案管理内容。在当前形势下，我国的人力、物力资源都在不停的交换和流转，在流转和交换中，档案的数量在不断增多，管理工序也越来越复杂。这时，传统档案管理手段的弊端会日益暴露出来，凸显出效率慢、出错率高等问题，还耗费了许多人力物力，得不到相应的成果。因此，要对档案管理的手段进行改革和创新，将信息技术融入其中。

一、信息技术的发展

随着社会和经济的进步，信息技术被广泛的应用到各行各业当中。信息技术主要是指对信息进行获取、传递以及加工和利用的技术。信息技术的核心主要是计算机技术和通信技术，对企业或单位所需要的信息进行收集和整理，对数据进行检索和分析。通过数据分析，可以发现目前信息技术的发展给档案管理工作带来了许多直接影响，且影响越来越深刻，能够直接影响档案管理的工作质量。通过计算机信息技术能够促进档案管理、收集、存储、检索等功能更加完善。在信息技术中，它高速度的传递技术、高质量的安全技术、高密度的储存技术和高效率的查询技术，改变了信息的管理工序，对信息结构、机制和服务手段来带许多变化。

二、信息技术运用于档案管理的优势

（一）能够实现数据资源的共享

在信息技术当中最显著的特点就是资源共享性。在现代社会的发展中，档案是各行各业的重要发展信息，因此对档案信息进行管理变得越来越重要，特别是对人力资源的档案进行管理，能够影响企业或单位对工作人员的配置工作。将信息技术运用到档案管理的工作当中，能够打破管理工作的封闭性，实现档案信息的共享，并且方便工作人员对信息进行检索和查阅。

（二）能够延长档案的寿命

将信息技术运用到档案管理当中，不同于以往的纸质档案。纸质档案的管理容易受到气候的影响，并且在长期的翻阅和整理的过程中，也会导致图片和文字的磨损，从而缩短档案的寿命。而运用信息技术进行档案管理，能够避免纸质档案的弊端，在使用档案时，使用者不会直接接触档案，从而能够避免受到物理、化学或生物因素的侵蚀，能够有效地对档案的寿命进行延长。

（三）实现自动检索，节省时间

通过信息技术可提高档案管理的工作效率，实现方便快捷的查询档案信息。将信息技术运用到档案管理当中有一个最基础的功能便是信息检索功能。通过信息技术，管理者能够通过计算机对所需要的档案信息进行快速检索，不仅能够节约时间，还能够在检索的过程中对资料内容进行丰富，有助于有效地对信息进行储备和完善。并且，还可以快速根据不同的关键词对信息进行检索。例如：可以通过档案的编号、名称或者时间，还可以通过姓名等多种信息来进行快速检索，十分快捷方便。

（四）丰富档案管理应用的形式

档案管理的形式不仅是文字表格，还可以通过电视录像、照片等音视频来对信息进行存档。所以，通过信息技术来对档案进行管理，能够克服传统管理手段中出現图片或视频损坏或失真的问题，能够更好地对图片和视频进行保管，节省空间的同时，还能保证照片和视频的画质。计算机的大储存量，能够保存足够的材料信息，方便随时查阅和方便整理，大大提高了管理的工作效率。

三、计算机信息技术应用于档案管理的对策

在熟知了信息技术运用到档案管理中的作用后，需要注意的是如何有效的发挥出信息技术的价值。为了能够实现档案管理的信息化和智能化，就必须对档案管理的信息系统进行开发。通过调查研究可以发现，目前有许多有关部门已经认识到了信息技术运用到档案管理中的必要性和重要性，但是在运用时，还缺乏完善且有效的档案管理软件，从而无法取得理想管理效果。不仅如此，档案管理部门也没有对系统进行研发，还缺乏着具体有效的管理规划和管理方案，这也会影响档案管理的管理质量和效果。由此可见，在进行档案管理时，想要充分的发挥出信息技术的作用，就需要加强对科技的研究。必须要招聘具有相关专业技能的档案管理人才，同时也应该保证对于档案管理人员进行培训，让他们熟练掌握计算机信息技术，形成综合型人才。

档案管理引入信息技术具有重要的意义。通过信息技术的应用，极大地提高了档案管理工作质量，有效减少资源投入，提高资源利用率。对信息技术来说有许多运行平台，其中计算机便是很好且常用的平台，能够对多种管理软件进行应用。首先，要对有效、完善的管理软件进行开发。在研发时要注重软件的功能要齐全、操作要简单便利，还要具备超强的兼容性，能够方便不同部门或企业对档案管理的需求。其次，要注重对计算机技术进行学习，提高操作技能，才能将信息化技术更好地运用到档案管理的工作当中，实现现代化、智能化的档案管理。最后，要对档案管理的相关制度和体系进行完善，只有这样才能保证档案管理的系统化和规范化，实现现代化的档案管理。

综上所述，传统的档案管理方法已经无法满足现代档案管理的工作需求。在信息时代下，要注重将信息技术运用到档案管理工作当中，发挥出信息技术传递信息快、反应速度灵敏、安全性能高、便于检索、准确性强的优点。通过运用信息技术，能够很好的提高档案管理的管理质量和效率。企业或单位为了发挥出信息技术的管理价值，要加大软件和系统的开发力度、提高自身的操作水平、对档案管理的相关制度和系统进行完善，最终最大限度的将信息技术的价值发挥到档案管理的工作当中。

参考文献：

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[3]康璐.计算机信息技术在机关档案管理中的应用[J].电子技术与软件工程，2018.