信息技术在学校档案管理中的运用策略

王楠

摘要：伴随着学校在日常生活中诸如教习活动、党政机关汇报的频繁进行，一些相关的工作内容也需要被及时收进学校档案，而我们发现，传统上学校中的档案管理有着一些问题亟待解决，本文作者将对这些问题进行讨论，并探讨信息技术是否可应用进档案管理以及该技术应用进学校档案管理的相关策略。

关键词：档案管理;网络信息技术;运用策略

中图分类号：F59      文献标识码：A      文章编号：1672-7517（2019）01-0134-01

伴随着社会的蓬勃发展，各界人士对于技能强、素质高的人才需求也逐渐加大，这使得学校不得不在这样的趋势中增强对自身的管理建设，而一个高校的档案管理对于规划学校档案工作、整理统计全校档案及相关资料等尤为重要，能否将档案准确保存、整合、更新是判断学校优劣的重要因素。运用信息技术对学校中的档案进行管理，可以让内部管理愈加智能，同时亦可为师生供给更海量、正确的相关材料。在这种智能的管理中，还可降低既有成本及管理难度，为档案管理工作效率的提升提供可能。

1 学校档案管理中的问题

1） 学校档案阅读率低、管理效率低。学校的档案部门需要记录有关学校的全部信息，包括静态的师生资料以及一些动态的日常活动。这么看来，学校档案部门的管理工作量十分巨大，而人力往往是有限的，无限的工作和有限的人力自然而然就导致了相关问题，档案管理效率低，并且也影响档案的查阅率[1]。

2） 维护更新学校档案困难。对学校档案部门的档案维护及更新是学校档案管理工作中不可缺少的一环，而既有通过人工的模式并不能很好完成以上任务，很有可能出现资料破损、折旧腐蚀之类的问题，这会对材料的维护更新等工作产生不良影响，从而提升不必要的成本，浪费相关资源。

3） 不够安全、保密。由于学校档案中有一些资料有关师生身份信息，有关这些的信息都需要保密，而人总有可能犯错，人工管理下档案安全保密的要求无法很好完成，受某些因素影响，时常会有一些需要保密的档案泄露出去，所以提高档案的保密性及安全性，是目前急需解决的问题。

2 信息技术应用进学校档案管理的可行性

学校档案管理的加强可以有效提升学校的工作效率及对师生的服务质量，信息技术的优势恰好可以做到这一点。

（一） 档案的存储量增大。与传统的纸质媒介不同，信息技术突破了既有媒介，以网络信息为载体，将相关档案资源存入电脑磁盘或网络云盘当中，可存储量大大提高。很好地解决了档案部门空间有限的问题，在信息技术下，无论多少档案材料都可进行储存。

（二） 便于使用者调阅，降低人力成本。传统中的档案管理有这样一个问题，查找不便。使用者找到真正需要的资料往往需要耗费大量的时间精力，而信息技术应用后，查找相关档案的动作只用几分钟甚至几秒便可完成，更加方便快捷。

（三） 可第一时间更新一手信息。在使用者查阅学校档案的过程中，由于日新月异的发展，档案的及时更新成为一项重要问题，在应用网络技术之前，相关人员进行学校档案的更新往往需要亲自整理，在海量的档案资源中进行更新，操作难度极大，而信息技术应用之后，相关人员可以通过一键更新的模式迅速完成相关操作，更新任务瞬间简单许多。

（四） 相关信息可多人共享。应用信息技术之后，信息的可共享性直接打破了使用者在查阅档案过程中对空间时间的要求，在信息技术应用前，一些实用的档案往往供不应求，没有在第一时间借阅就只有排队等待，耽误宝贵时间，而现在，我们可在学校的档案數据中实现多人对同一信息资源的使用[2]。从而在提升学习工作效率的同时，也提高了档案管理部门对档案资源的管理效率。

3 信息技术在学校档案管理中的运用策略

（一）加强重视。战略大于战术，如果意识不到信息技术对学校档案管理的重要性，再多的具体措施也不会落到实处，因此学校内的相关领导一定要充分意识到加强档案管理可以更好地提升教师教学质量，促进学校在新时代的改革，从而展示学校的良好风貌，所以，只有领导们明晰学校档案管理的重要性后，才能将更多的资源投进档案管理当中，进而将档案管理当成学校管理的重要部分。

（二）提高信息水平。将信息技术应用进学校档案管理中绝不只是学校档案管理部门的工作，这要求相关部门协作互通，共同完成。信息技术部门就是其一，在档案部门与技术部门的协作中，需要建立起统一的数据库和管理中心，将所有进入档案馆的资料一起进行处理并管理，对用户进入馆藏的身份进行甄别并限制ip，做好保护工作，保证真正需要资源的人能够得偿所愿。学习并使用在信息技术下对文件的录入及传递，只有这样才能更好地减少存储空间内非必要档案，提高网络利用效率，从而提升检索速率[3]。

（三）科学分类学校档案。规范学校的档案管理可以有效分类档案。在具体实践中，可以将相关内容用以下两种方式分类：将材料的目录视作基本编制;特殊档案通过计算机进行信息录入。这样一来，便可以迅速获得相关材料的分类序号，提高档案的录入速度，方便相关人员进行检索。最后，要对材料及时归档，最好制定严谨科学的制度，比如丢损制度，减少材料损坏丢失。

（四）将档案分级管理。为了方便使用者进行档案查询，我们需要将档案分门别类，同时注重档案与档案之间的相关性，让使用者进行查询时很容易发现其他的相关档案，获得真正需要的相关讯息。归档前，管理人员要将现有的档案科学分类、细心排序，将它们按照可利用程度或其他标准分级保管。同时，将档案按照可利用性及保密性分级管理，在合理管理的过程中按照等级安排人力或资金支持，重要档案安排的资金或人力投入多一些，反之支出的资源就少一些，从而提升经济利用率，减少不必要的支出。

4 总结

在当前的视角中，我们发现在传统管理模式下，学校档案部门的档案管理出现了如更新维护难、工作效率低等问题。信息技术的出现及利用可以很好地提升材料查找效率，降低错误率并实现相关材料的及时更新。学校要跟进时代的步伐，学会正确应用信息科学技术，从而提升管理效率，使学校在技术的支持下良性健康发展。

参考文献：

[1]高峰.信息技术在学校档案管理中的应用[J].中国新通信，2018，20（18）：190.

[2]杨春容.浅谈信息技术在学校档案管理中的有效运用[J].信息记录材料，2017，18（05）：191-192.

[3]姜庆泽.信息技术在学校档案管理中的应用及其作用[J].才智，2016（31）：139.