人事档案管理工作探讨

张小玲

四川省渠县人事考试及人才交流中心 四川达州 635200

所谓的人事档案管理，指的是收集、整理、保管和调用 企业工作人员个人档案的一项复杂工作，在人力资源管理的 诸多组成部分之中，人事档案管理是不可忽视的一个。人事 档案包括企业员工的全部信息，包括工作经验、学习背景、 生活状况等，其信用程度、在工作中得到的奖励、因失误受 到的惩罚都在人事档案中有着明确的体现。一般来说，企业 的人力资源部负责人事档案的记录与管理，并以员工的表现 作为员工升职或加薪的主要根据。

1 创新思想意识

人事档案管理人员，只有破除因循守旧、固步自封的保守思想，树立敢于创新，敢闯敢试的进取意识，善于用新的思维、新的思路、新的方法来解决人事档案工作中遇到的新问题和新矛盾，才能突破前人、突破常规、突破自我，这样才能永葆人事档案工作的生机与活力，不断提高对社会经济发展的服务水平，切实做好人事档案管理工作[1]。

1.1 人事档案管理人员应当转变思想观念

人事档案管理人员，只有用改革创新的办法破除人事档案管理工作发展中的瓶颈，以改革创新的精神加快人事档案管理发展步伐。而思想观念的创新是人事档案工作发展的关键，树立与新时代相适应的思想观念，就要打破常规，树立跨越式发展的思想意识，要克服等靠、依赖和简单化的倾向，因此人事档案管理人员在埋头苦干默默奉献的同时，不妨增加一些敏捷和容智，多一些胆魄与果断，从实质上转变思想意识，让人事档案管理工作创造出更丰富的社会效益和经济效益。人事档案工作一方面也要通过人事档案工作者的创新与开拓，使人事档案工作产生一定的经济和社会效益，提高人事档案管理工作自身价值，丰富与发展档案事业。

1.2 人事档案管理人员要有过硬的业务技能

随着大数据、互联网、信息时代的到来和应用，带来广泛的社会价值，这就需要人事档案管理工作人员具备较高的政治素质和扎实的专业业务知识以及踏实的工作作风，又要有较强的管理能力和服务意识。计算机的应用和大数据、网络信息时代的冲击以及出现的许多新型载体的档案管理手段、方式，给人事档案管理人员提出了更高的要求，为此人事档案管理人员，首先要适应新时代、新形势。善于提出新方法、新思路解决新问题，在人事档案管理业务上有创新、有突破，其次人事档案管理人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各类档案载体的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使人事档案管理人员成为一名掌握科学的先进的工作方法者，一专多能的人事档案管理工作人才。

2 转变人事档案的存储模式

一些应用率高、内容丰富、字数较多、易受损的档案信息，有必要在实际工作过程中以网络化和数字化的方式进行储存，在实现人事档案管理全面信息化的同时，保障信息的提取效果与完整程度。在信息与科技高速发展的今天，每个员工都必须有自己的人事档案，因为人事档案中记录的信息在职工职称评定、工资调整等方面起到了证据依据的作用，具有不可替代的价值。同时对这些档案进行妥善的保管，也能避免纠纷，使员工和谐相处，保证企业的内部环境和谐[2]。

3 建设完整的人事档案数据信息库

人事档案往往需要经过数十年甚至终生的保存，尤其是一些重要人物的人事档案，或者对后世有借鉴意义的人物的档案，因此，人事档案的管理将会是一个漫长的过程。这也是要求做好人事档案数据库建设工作的重要原因。然而，有些企业人员流动较为频繁，这将加大企业人事档案管理的难度，因为这些庞大的档案信息需要超大的空间来储存，同时由于档案及档案信息量的庞大，公司在查询数据时都会有时间与空间上的不便。加快信息化建设是避免该现象发生的基本要求，也是重中之重。必须将加强人事档案的优质管理放在第一位，以电子档案信息全面覆盖传统纸质信息管理，能够提升工作效率，也能保证工作质量，是必然的趋势。

4 提高档案管理人员的专业素养

人事档案管理人员必须具备一定的专业素质，不仅要掌握档案管理知识，还要掌握人事管理及计算应用知识。可是，目前，一些档案管理人员所学专业与档案管理无关，不仅不掌握人事管理知识，更不了解档案管理的专业知识，且没经过岗前培训，致使在开展人事档案管理工作时，出现归档不及时、材料不齐全等现象，应对方法如下：1．在选用人才时尽量选用档案专业人员，并开展岗前技能培训，使其了解掌握企业人事档案管理规范、要求和内容，具有现代企业人事档案管理技能。2．通过参观考察、自学、实际操作等方式不断学习引进先进的管理技术和理念，增强责任意识，提高档案管理人员的专业素养，使人事档案管理工作在优化企业人才管理、促进企业发展中发挥更大的作用[3]。

5 加大人事档案管理资源的投入

为了能够提高人事档案管理工作的有效进行，事业单位的领导人员还应该注意档案管理工作的工作条件，应该提高对于档案管理工作资源投入，提高档案管理的工作经费，提高档案管理人员的队伍建设，提高档案管理工人员的工作水平，树立良好的档案管理工作观念，争取使每一位档案管理工作人员都能够充分认识到档案管理工作的作用，从而切实提高人事档案管理工作的效率。

在大数据时代背景下，我国人事档案管理在许多方面有待完善，面临新时代的高要求和新压力，要不断加强人事档案管理的信息化建设，实现信息资源的高效利用，创新管理模式，加强档案管理人员的素质建设和技术培训，全面服务于档案管理信息化建设，从而为人事调整提供可靠的保障。