浅析人力资源档案管理

徐芳

四川省渠县人力资源和社会保障局 四川达州 635200

1 人力资源档案管理现状

1.1 纸质档案数量巨大，中小企业档案管理认识欠缺

在我国，传统的档案管理模式已经运用了几十年，所以很多企事业单位都积累了大量的纸质档案；如果将这些档案转化为数字档案，需要投入大量的人力物力；另外，由于部分中小企业自身条件较差，很难拿出足够的资金建立起完善的人力资源档案数字化管理系统，企业缺少数字化的设备也没有对数字化档案管理形成一定的认识，这些企业只能利用人工管理的模式开展人事管理工作[1]。

1.2 档案管理系统各项设施不完善

目前，我国企事业单位采用的人力资源档案数字化管理系统尚不完善，软件设计存在漏洞，容易被黑客作为攻击的目标，从而导致信息的损毁、流失、被恶意盗取。另外，客观环境也会对信息的传输产生影响，从而导致“丢包”等问题的出现，为信息传输埋下隐患。很多企事业单位信息传输以及信息存储采用开放性系统或开放性网络，这就给网络病毒的入侵提供了便利条件。很多企业并不重视网络安全设施建设，采购的设备以及建设的网络系统质量偏低，也没有引进安全性较高的管理系统或网络安全软件，这些问题都导致信息安全环境不断恶化。

1.3 档案管理人员信息技术水平欠佳

目前，我国仍有很多老一辈的档案管理人员在岗，这些档案管理人员信息技术水平欠佳，导致数字化档案管理系统难以得到有效推广。另外，还有部分年轻的档案管理人员同样也没有掌握足够的信息技术，操作仍然不够熟练。由于操作失误而导致的信息丢失的事件频发。并且，很少有企业能组织人事管理人员学习档案管理信息技术，工作人员养成的不良操作习惯也得不到及时的矫正。及时企业引进了先进的档案管理设备与系统，由于这些问题的存在，数字化档案管理系统也很难充分发挥其作用，并降低了档案管理系统整体的安全性[2]。

2 做好档案的筛查工作，做好档案分类

对档案进行审查和分类是做好档案管理的安全性和保密性的重要工作。在目前的档案管理中，主要存在两种类型的档案，分别是普通档案和保机密档案，保密档案有根据其保密性的要求，可以分为秘密和绝密的区分。由于不同级别的档案针对的对象不同，所以在档案管理过程中，需要对所接受和管理的档案进行细致的审查，对其机密性进行区别，按照机密性的程度按照相关要求进行管理，通过这样的方式会提升档案管理的安全性和保密性。

3 加强约束，专人专管

目前对于档案管理中的制度还不是很完善，造成了档案管理中安全性和保密性程度不强。所以要提升档案管理的安全性和保密性，就需要对相应的管理制度进行完善。在制度建设方面，首先要完善责任制度，对于档案的管理需要设置专门的人员来承担相应的责任，明确责任范围。其次需要对监管制度进行完善。在对档案管理进行监管的过程中，监管人员要发挥监管的作用，对档案的一系列过程进行监督，在档案，促进档案管理工作的提升，加强档案管理工作的安全性和保密性。

4 重新制定档案管理的相关规章制度

每个管理活动，都必须有管理规章制度的制约。所以，重新制定档案管理的相关规章制度，是非常有必要的。当然，如果想要有效的开展档案管理工作，有一系列严谨的规章制度，是必不可少的。以便于来保证档案的收集、甄别、移交、查询等工作的运行。怎样才能提高档案的质量？一个档案长久不更新，那么这个档案和本人的实际情况，肯定相差甚远。甚至，可能会有档案作废的情况出现。所以，为了杜绝这种现象，提高档案的质量，档案管理人员应该及时的与时俱进的收集并更新，职工的个人信息档案[3]。

当然只收集信息也不行。得看这些信息哪些是有用的，哪些是无用的。以免编写的档案过于冗长繁杂，不能及时地找到关键信息。所以应该删繁就简，让人一目了然。档案管理人员，不仅要具备能够筛选有用信息的能力，还要火眼金睛，辨别这些消息是否属实。准确明了的档案要注意归纳。不符合标准的档案，要退回到有关部门，让其及时纠正后再归档。档案管理有关部门要保持不遗失、不积压的工作态度。所以档案管理有关部门，应该制定并完善规章制度。依照规章制度去工作，才能够，保证档案管理工作的具体实施。

5 加强硬件软件建设，实行规范化管理

对于软硬件的建设是加强档案管理中安全性和保密性的另一重要措施，是实现档案管理规范化和标准化的重要保证。由于互联网技术的快速发展，目前档案管理中数字化形式所占比例越来越大，这种形式的管理需要依靠计算机设备来进行。从目前的情况来看，计算机的软件和硬件都存在受到病毒攻击的风险，如果计算机一旦受到病毒的入侵，档案的安全性和保密性就会受到很大的影响。所以应该及时消除存在的隐患，对计算机的软件和硬件进行提升并定期进行维护和检查，使得档案管理工作在安全性和保密性的前提下安全运行[4]。

6 提高服务质量，保证利用需求的实现

档案工作人员作为满足用户需求的直接参与者，责任重大，档案部门要强化服务意识，强化服务机能，健全服务制度，适应时代发展，利用网络时代的先进技术，拓宽服务渠道，改变单一的服务模式，实现档案数字化、信息化管理；此外，档案人员要树立良好的职业道德，不断提升自身的综合素质，更新业务知识，与时俱进，掌握先进的科学技术，才能将服务水平和质量提上一个新的台阶。