论新形势下建筑工程档案的有效管理

武建雯

（太原市长风商务区管理中心， 山西 太原 030000）

1 新形势下建筑工程档案管理的重要性

建筑工程档案在工程建设过程中形成，主要以文字、图表、声像等形式所保存下来的电子记录或纸质记录。在城乡规划建设不断加速的新形势下，建筑工程档案既记录城乡建设过程，同时也为城乡建设以及管理进行服务，这也是它所具有的实用价值。除此之外，建筑工程档案是关于工程各个项目技术的文件汇总，以及工程建设整个活动过程里唯一的实际技术成果，这些成果与经验为城乡规划建设提供关键的依据作用，并且在建筑工程后续的管理、技术交流以及科学研究等方面起到促进作用。总体来说，建筑工程档案管理的价值、意义与及重要性体现为：①为建筑工程管理、修理、复原、改建等工作提供重要的参考依据；②为城乡规划审核、建筑工程施工和解决产权纠纷等提供真实的凭证材料；③是城乡建设、经验概括、技术交流以及考察历史等的重要参考资源。

2 新形势下建筑工程档案的有效管理方案

2.1 强化工程档案管理员的职责

建筑工程档案要求在建筑工程施工、验收等环节进行收集以及归档，在建筑工程建设中所形成的所有文件形式资料都要进行全面审查。根据不同的项目文件进行分类，及时、无误、完备的进行汇集与存档。明确资料员的职责，职责有①收集所有与建筑工程有关的档案资料；②整理预建设的表格、图纸、文件等；③追查已审核过的施工单位施工进度计划情况；④追查其管理者在施工过程所记录的、整理资料的情况；⑤对现场人员收集资料以及管理档案情况进行监督；⑥追查建筑工程施工单位是否将资料进行存档情况；⑦严格保管好图集、进行规范化以及标准化管理并记录好借阅情况；⑧对于从外面借来的工程资料，更要严格保管好，以免到归还日期找不到；对于想查阅资料室的人员要按照标准进行登记以及限制出入人员的身份，以防外来人员将建筑工程文件资料透露到外界；⑨做好备份工作，并作出清单进行存档；完成其他与建筑工程相关工作，严格对待本职相关工作等，档案管理员要保证建筑工程的档案能够做到井井有条，让随时有需要的工作人员更顺利的开展工作。

2.2 档案管理信息化的建设

档案管理信息化具有提高整个建筑工程建设质量的作用。但档案管理信息化建设在以往相当长的一段时间里发展是比较落后的，这就意味着技术人员或部门之间缺乏交流，需要的新技术、档案管理也没有得到及时更新，造成今日档案管理跟不上当下快速发展的需求。意识到这个问题后，档案管理人员就应在信息化方面强化意识，整合、存储并建立建筑工程资料统一的网站，保证建立过程的规范性，且在管理资料的便捷性，在使用网站时定期优化和清理垃圾，不断完善档案管理信息化系统。 在网站上存档，也要严格按照纸质存档方式进行管理，不能图方便而越过实际流程。对于明确规定的基建文件、设计文件等各类文件依照分类方法、编号原则，不得随意变更模板文件编号，系统使用者可根据档案检索高效查找资料，利于促进信息化的建设。

2.3 做好工程档案管理的控制工作

首先，对于建筑工程档案的传递和变更要及时记录。如管理员应对传递、变更、修改、作废等情况了如指掌，避免传递、变动记录重复，以及避免档案损毁、丢失、失效等不利于提高档案管理效率。其次，定期与资料员、计量支付等进行联系。建筑工程项目在施工时，工作人员是非常忙的，施工人员大部分的精力都在在工地上，所以，对于档案资料整理是出于被动行为，为了保证资料的完整性，务必要定时与不定时地对建筑工程内业资料进行检查，引起工作人员的高度重视。避免堆积太多的工作量，有了强制的措施才能保证建筑工程档案管理工作的完整性。最后，建筑工程档案的验收是为了保证建筑工程档案管理有效性的关键环节，基于国家档案局整体性验收原则，做好档案验收操纵工作。如建筑工程档案验收的关键点是检查建筑工程前期文件和不易发现的工程资料等；对于建筑工程项目时间的长短，长期项目不可采取统一验收而要分阶段进行，这样更能发现具体问题，利于扬长避短；同时要做好预验收工作，保证档案资料无误、完整。 鉴于我国经济社会发展飞快，新形势下的建筑工程建设事业的发展也更加迅速，建筑工程档案管理在建设建筑工程里占有重要的地位，促使建筑工程事业向前发展具有重大的意义与价值。

3 结语

建筑工程档案管理人在工作时务必提高建筑工程档案管理的重要性意识，并且有足够的能力管理档案，做好档案收集归档本职工作，明确档案资料管理本身职责，对档案管理人员信息化方面的意识要加强，有效推进建筑工程档案管理信息化建设；同时，加强对档案的传递与变更控制，对验收这一关更要严格把控，不断提高与强化档案管理控制效果与控制力度，最终提高建筑工程档案管理质量并且促进建筑事业以及城乡建设事业更加健全的发展。