浅论档案管理中的声像档案管理策略

文/刘洁，济宁市建筑设计研究院

声像档案是现代档案的重要组成部分，在现实查考利用方面具有重要作用，因此为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，必须采取相应策略。

1 声像档案的主要特征

科技的进步发展，使得很多档案以声像档案的形式存在，笔者认为其主要具有以下特征：

1.1 直观形象特征。声像档案以音频、视频等形式存在，故而通过音频、视频的形式能够实现对其所承载的事件的客观、详实记录，使档案信息更具有直观性与形象性。而且相对于纸质档案来说，声像档案可信度相对更高一些。因此声像档案资源所具备的优势是纸质档案所难以与之比拟的。

1.2 作为其它档案资源的有效补充。尽管声像档案具备了传统纸质档案所无法比拟的优势，但这并非意味着传统纸质档案即将消亡，恰恰相反，此种档案载体同传统的纸质档案载体完全可以相辅相成、互为佐证。如以会议档案为例，会议所形成的决议、会议记录等，均为纸质档案形式，而参会人员的照片、发言情况以及会议进程等，均可以通过声像档案的形式加以保存，当研究人员需要对该次会议的情况进行研究时，纸质档案与声像档案能够从不同方向使研究者了解到会议的整个过程和全貌，从而使研究者对该次会议的研究结果更为真实、可信、直观。

2 档案管理中的声像档案管理问题分析

档案管理中的声像档案管理问题主要表现为：

2.1 管理制度问题。通过调查发现只有少数单位制定了相应的声像档案管理制度，很多单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。并且很多单位的声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够。

2.2 意识问题。随着社会的变化发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善，绝大数单位都配备有声像设备，从总体讲，声像设备配备比较齐全。但是也不同程度地存在着声像设备管理混乱问题，多数单位没有制定声像设备管理制度和使用要求，致使有的设备闲置，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用，最终造成一些重要活动没有及时摄录，档案没有完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

2.3 归档问题。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有很多单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。

2.4 保存问题。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。但是，大多数单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用。

3 档案管理中的严格声像档案管理策略分析

3.1 建立健全声像档案管理制度。基于声像档案管理存在的问题，档案管理的声像档案管理需要合理制定切合实际的管理制度来规范声像档案管理。因此各立档单位要建立健全相应的管理制度，加强规范管理，对产生的声像材料从收集、整理、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案馆移交，确保有关法规和制度落到实处。必须制定有效的配套策略，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

3.2 提高声像档案管理意识。档案管理工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导重视是做好档案管理工作的重要保证。结合相关实践分析：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

3.3 加强声像档案归档管理。档案管理的声像档案归档管理策略主要有：第一、通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交档案馆。第二、重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位和产生声像档案比较集中的部门，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。第三、从摄录人员中直接征集。对保存在摄录人员手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。第四、广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

3.4 做好声像档案保存。声像档案管理需要根据声像档案安全保管的要求，恒温、恒湿、防磁、防光、防火等是必备的条件，各机关单位必须配备相关的设施设备。声像档案应独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放，严格控制库房温湿度，远离光源、磁场等，对录音带、录像带、光盘等要采取定期倒带检查等保护策略，并实现数字化存储，定期复制，尽量延长声像档案的寿命。

4 结束语

综上所述，随着科技的进步发展，使得机关、企事业单位办公逐步实现了现代化，同时形成了大量的声像档案，这些声像档案是各单位档案的重要组成部分，并且加强对声像档案的收集与管理，对单位、对社会都具有重要意义，但是由于各种因素的影响，导致声像档案管理工作存在诸多问题，因此采取相应的策略加强声像档案管理具有重要意义。