企业合同管理的信息化发展研究

岳峻

中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）10-081-02

摘 要 合同管理不仅仅是简单的建立协议，还包含了法律权利以及民事义务，我国《合同法》中明确规定了合同管理的原则，企业应加强重视。本文将结合信息化建设对合同管理的必要性，讨论信息技术在提高合同起草效率、在线变更终止、生产项目管理、财务数据审核、合同风险管理等方面的应用，为相关人员提供参考。

关键词 企业合同管理 信息化

在计算机、互联网、大数据等科学技术不断发展的今天，企业在完成现代化转型时，建立信息化合同管理系统已经是必然趋势。信息化合同管理系统能有效弥补人力管理的不足，例如：提高合同文件共享效率、准确分析数据漏洞等等。通过对数据库的检索与分类，可以根据企业的实际情况起草最佳的合同方案。

一、企业合同管理内容

合同的出现源于人类经济贸易发展的需要，早在古罗马时期的经济交易形式中就出现了合同的雏形，人们事先做出交易规定，这些规定以签订形成确定后，对应法律条文产生效力。随着西方国家资本主义形式的不断完善，合同形式与签订制度也在不断细化。例如：分类、数量、形式、内容都在更新。相比较于西方国家来说，我国的合同管理起步相对较晚，尤其是在以前计划经济时代，企业安排生产经营活动均以计划指令的形式传达，合同管理的形式比较粗浅，相关的法律法规尚不健全。改革开放后中国市场经济得到了巨大发展，社会经济活动中交易体量和企业数量大幅度增加，合同管理工作也因此越来越受到重视。企业在日常运营中需要处理各式各样的业务，尤其是近几年全球经济一体化的深入，让我国在世界舞台上占据更重要的位置，企业所开展的经济活动种类愈加复杂，各项活动在执行时都会衍生大量数据信息，如果不对这些数据进行管理，会导致企业在交易合作时，面临较大的财务风险。例如：根据《中国500强企业法律风险调研报告》显示，对于500强企业造成最大法律风险的活动就是合同管理与内部控制。很多企业领导人员在岗时间较长，受计划经济管理模式影响比较深，缺少对市场经济风险的防范心理，导致合同管理尚未形成标准制度，对信息化技术的引进也不够彻底。现代企业的合同管理主要内容包括：合同签订管理、合同履约管理、合同变更管理、合同争议及法律纠纷管理、合同文件管理，其中合同签订方面的管理又涵盖了评审会签、签订用印、登记、备案等内容。从企业实际纠纷情况来分析，超出50%的纠纷都源于合同管理，因此只有做好合同管理，积极开发信息化系统的价值，才能确保企业在现代化经济环境中稳定发展。

二、实现信息化合同管理的必要性

大数据、互联网、云计算、区块链无疑是21世纪最热门的IT词语，伴随着世界上第一台计算机的出现，人类社会的信息运行方式开始不断被改写。我国李克强总理于2015年在《政府会议报告》中提到了“互联网+”概念，明确了我国信息化改革的方向。企业身处复杂的经济市场环境，需要处理的业务数据日益膨胀，例如：企业每年需要签署的合同数量开始激增，为了保证项目运行顺利，就需要以合同管理为基础，对签订、履行、核实等方面工作进行深入跟踪控制，如果仍沿用传统人工方式进行合同管理，在效率、质量上都无法满足社会经济发展对企业合同管理日益增加的需求。伴随着外部经济环境的复杂化也给企业在运营时带来了更多的风险，例如：财务风险、法律纠纷风险等等。为了避免风险影响企业经济收益，就需要对合同内容加强监督。信息化合同管理模式能够取代传统人力办公，利用计算机逻辑运算提高合同管理的精准度。合同管理质量与企业内部资源调度、经济收益核算、生产过程控制等内容息息相关。落实合同管理信息化建设，就是将企业运营全过程自动化、智能化，保持高效的工作效率，而且相比较于传统的人工管理模式，利用信息化技术进行合同管理成本投入小，且操作更为便捷。

三、企业合同管理信息化发展研究

（一）提高合同起草效率

企业在建立项目合同时，需要根据实施项目的具体内容与财政条件来确定合同文件中的各项细节，并完成对应的起草、审批工作，利用信息化技术可以有效提高合同的起草效率。1、信息化线上签审平台能够极大改进合同起草、签审流程的效率，例如：初拟的合同可以在线上即时发送，用户角色经过权限设定后，可以在批准权限范围内对合同进行查看、审批、修改，加快了信息传输的速度，解决了传统文件流通效率不高的问题，从整体上提高了合同起草的效率。2、建立并运用云数据库，可以检索过去经验、提出合理建议。例如，将企业运营过程中所有产生过的历史数据共同集成起来，按照不同内容、类型、发生时间进行归类，并可以通过搜索引擎非常方面的查找到需要的信息。3、区块链技术能更加有效的保障合同文件安全性、保密性。例如，区块链自身具有闭环效果，集成了分布式数据储存、点对点传输、算法加密等计算机技术，可以使用密码学来构建分布式数据账本，且具有防篡改、防盗取等优势。

（二）线上办理合同变更终止

一旦合同签订生效了，如果在項目合同履行期间内，需要修改一些合同条款或其他内容，合同需要交给项目主导业务部门起草变更，并确保新起草的补充合同审批流程与原合同相一致。根据项目实际管理经验，合同在执行时，经常会因为意外变动、突发情况造成条款上的修改或终止，以往人工管理模式下，信息的流通速度比较慢，这样一来，合同变更的执行率也会降低，而使用信息技术后，在软件平台上可以第一时间观察到合同变更的情况，然后提高业务处理效率。对于无法继续的合同，也可以通过合同管理流程的审核评估后，选择是否终止合同。

（三）统筹生产项目管理

一个企业在运行时，往往需要同时执行多个项目，而合同信息管理中的分系统可以实现在线对所有项目数据的一体化监控，例如：代办项目、项目进度、已完成的项目，然后以不同的视角对项目运行情况进行监控，例如：流转情况、完成时间、经济产值高低、生产类别、项目负责人情况等等，从而使管理层对项目实现精细化的全方位管理。首先，项目的经营人员可以在数据平台上添加项目的信息，建立项目。在信息化平台中，公司领导层人员可以对所立项目进行审批，系统可以对审批通过，待完成的项目进行自动储存，最终以图表的形式展示，项目人员可以通过查看详情，了解到项目的生产方案、技术方案、项目人员等数据信息。

（四）财务数据审核

资金财产是一个企业保证经营活动顺利开展的物质基础，因此财务管理的重要性不言而喻，同样财务数据审核也是公司在合同拟定时需要重点关注的内容。目前，财务管理工作内容比较复杂，例如：资金收入、成本支出、采购费用、贷款融资、税务管理等等。在合同管理阶段养成良好的财务管理意识能够帮助管理层人员更直观的分析公司现有财政状况，并了解每项财务的具体支出及收入。以往财务管理工作都是由会计人员完成，但是财务数据量增加后，为了保证财务管理效果，就需要将财务业务工作与信息化技術良好的结合起来。在构建信息化平台后，公司内部的所有财务管理内容都可以在数据平台上得以实现共享管理，移动终端可以自动根据当日账单生成财务日记数据，然后在列表界面中显示，以便于用户可以随时随地按照检索信息来查询平台中的各项财务数据。另外，数字化的财务系统还为合同管理人员提供了在线审核的操作功能，项目人员将日记账提交之后，相关工作人员会对日记账信息进行审核，审核通过后，系统会生成财务报账单，财务管理系统将报账单管理起来。工作人员登录网站后即可对报账单审核情况进行查看，并及时了解回款情况。

（五）合同风险管理

在企业的合同管理工作中应用信息化技术能够较为准确的对现有合同内容进行风险评级，并根据市场环境的动态趋势，预测可能发生的风险，列举出不同风险的实际发生概率，帮助管理者正确分析风险问题，作出正确决策。另外，在信息平台中还可以实现对合同风险的自动预警操作。例如：计算机可以自动根据项目投入数值与项目规划计算出应有的收益率，并判断劳动力的实际配置效率，如果项目的配置效率或收益率低于合同要求的基准收益率，系统就能识别分析出该项目的经营风险程度，并按照风险等级向各级管理人员及时发出预警信息。

（六）协同各部门合同管理职能

现在的合同管理涉及专业内容比较复杂，仅依靠法律或单个业务部门无法保证合同管理的质量，且合同在执行过程中随时可能会出现变化，为了确保合同管理目标的实现，需要企业内各专业人员共同参与到合同管理工作中来。传统管理模式下，企业内各个部门对于合同内容的了解比较局限，而且各部门之间的沟通效率比较低，信息交互效果欠佳，从而形成“信息孤岛”现象。在使用信息化合同管理技术后，合同管理工作就不再是某单个业务部门的任务，而是在信息化管理平台上形成以主办部门牵头、法律部门引导、相关部门配合的工作机制，各相关专业人员都将协同参与合同管理。这样一来，促进企业的内部资源调配更加优化，岗位职责划分更加明确，提高了信息交互效率，从而大幅度减少合同管理中的漏洞。为了更好的发挥各部门专业职能，需在信息系统中明确定义每个部门在合同管理中的责任，例如：审核会签部门专门负责合同起草与签订，参与合同谈判、论证等工作中，为合同拟定提供专业的信息咨询与技术支持。在合同文本初步拟定后，对专业内容进行核实。

四、结语

企业面临的经济市场环境日益复杂，企业与企业之间的竞争更加激烈，为尽快提高自身的核心竞争力，企业领导层应转变思想，重视加强合同管理的信息化建设，充分发挥出信息化技术高效、精准、共享等优势，规避合同执行中可能会出现的各项风险，保持企业的健康可持续发展。

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