国企办公室业务创新分析

孙晓伟 宋轩

[摘 要]办公室是国有企业的重要组成部分，贯穿整个国企的行政单位，主要负责文件保管、人才招聘及事件协调等事宜，在国有企业发展中发挥着重要作用。人员作为办公室业务工作中唯一的活动因素，在国企办公室业务中起着干预作用，国企办公室业务的滞后影响国企发展。本文分析了国有企业办公室存在的工作无规律性、地位低、效率被动、职责模糊、评价机制等问题，从思路、团队、管理等方面着重探讨了国企办公室业务创新的途径，希望对后期国企办公室业务工作提供参考。

[关键词]国企办公室;业务;创新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.02.045

[中图分类号]F272.9;F276.1[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）02-00-02

0     引 言

国有企业是我国企业的重要组成部分，在我国特色社会主义公有制经济中具有重要作用。国有企业担负着经济责任、政治责任及社会责任，而办公室业务工作同样扮演着重要角色。办公室业务管理人员需要高度重视国有企业的发展及改革，顺应时代发展及潮流，切实解决当前实际问题，提高整体管理水平。本文首先分析国企办公室业务创新意义，然后分析国企办公室业务存在的问题，最后重点探讨国企办公室业务创新途径。

1     国企办公室业务创新的意义

自中国共产党第十八次代表大会以来，我国国有企业正逐步走上改革道路。要求国企办公室不仅应承担责任意识创新工作职责，还应围绕企业发展战略，搭建对内协调及对外沟通的有效渠道，系统优化当前企业内部现有制度体系。办公室的工作人员肩负着责任意识，着重强调企业内外重要信息数据的收集及管理，从而为企业上层领导提供有效证据，降低国有企业风险。创新国企办公室业务，具有以下意义：首先，加强办公室系统建设，可帮助国企充分了解办公室工作规律，填补潜在的问题及漏洞;其次，通过创新办公室业务，可提高整体办公室工作水平，更好协调工作，推进办公室业务发展;最后，创新国企办公室业务，可提高工作人员综合素质、管理效率及社会形象，保证国有企业完成自身使命。

2     国企办公室业务存在的问题

2.1   工作无规律性

通常情况下，国有企业的实际工作围绕助手、协调两大层面。然而，对于大型国有企业而言，每日所需要调节的事物相对较多，若办公室工作人员未能完成当日工作任务，使工作内容堆积越来越多，直接影响工作效率。长此以往，国有企业办公室业务将处于无规律状态，文件管理的办公室人员在工作时处于被动地位，降低办公室工作质量。

2.2   办公室地位较低

国有企业的办公室业务贯穿于国有企业项目始终，由企业高层管理者或者决策人在下达命令前，要求办公室人员在准备好一切关联条件下，执行上级下发的命令，使办公室人员无实权，长期处于弱势地位，影响办公室职能发挥。更为重要的是，难以提高国有企业工作人员的综合素质，存在不合理选拔工作人员现象，挫伤办公室工作人员的工作积极性。

2.3   办事效率处于被动地位

从当前来看，国有企业办公室人员相对较少，且工作量较大，并不具备话语权及行事监督权。国有企业内部的各个部门并不尊重办公室人员，导致办公室人员在参与协调任务时，会出现不配合等问题。长此以往，办公室人员形成一种病态心理，直接降低办公室的办公效率。

2.4   职责模糊

国有企业办公室业务工作中，人员的工作内容职责划分不清，不利充分调动办公室人员工作效率，限制了办公室管理水平提高。目前，国家经济整体下滑，冗杂部门多，增加了办公室人员的工作量，导致办公室人员职责混乱，增加出错率，降低办公质量。

2.5   评价机制效果较差

国有企业现有机制老化，尤其对于办公室人员而言，较少的出外学习机会，也就较少考虑业务创新。常常凭借经验办事，绝大多数精力用在如何应付工作事务上，并未从全局角度钻研业务，也就无法对办公室的发展起到作用。尽管已构建了绩效考核体系，但效果并不明显，常常流于形式，无法发挥办公室人员作用，甚至还有部分办公室人员由于学习机会较少，综合素质未得到提高。

3     国企办公室业务创新途径

3.1   思路创新

办公室是集办公、办文及办会于一体的综合工作机构，工作任务较多，需做好每一件小事，并从基础做起，认真做好事务、党务、会务等工作，充分发挥参谋助手的作用，尽快落实后勤保障等内容，保證办公室工作高速运转。对于办公室的业务工作而言，首先应创新思路。思路是人类思考问题的重要方式，直接决定处理问题的方式。思路对处理问题方式的前瞻性及超越性起着决定性作用。新形势下，国企的办公室人员应对工作思路进行创新，通过不断学习新理念及新知识，提高自身资料管控及调研理论及写作技能。在处理业务时重视计划的新颖性及独特性，采用新理论及新思路进行创新。通过不断努力，拓展新业务，保证办公室业务的整体创新能力。制订工作计划时，应注重独特性和新颖性，根据本单位的特点及特色，不能照抄上面的观念，或者照葫芦画瓢抄别人的，思路应具有时代性。在总结经验上应尽量简练生动，让人耳目一新。此外，国企办公室应具备强化大局的意识、责任意识、服务意识等，做好新形势下的政府办公室工作，提高办公室业务的时效性及针对性，为基层提供优质服务，将办公室业务推上新阶层。

3.2   团队创新

国有企业办公室的工作人员相对较多，应及时创新团队，建设国企办公室团队，并符合国有企业的发展要求。国企办公室中的每一位人员都应形成创新意识及团队意识，强化自身综合素质，相互监督，加强信息沟通交流。服务信息是科学决策的重要依据，从政府决策出发，按照及时、准确及全面、规范的要求，切实提高国企政务信息工作的时效及质量，科学把握全局、处理政务及推动工作，充分了解社情民意，从而更好地服务国企。首先，打造有为型团队。针对国有企业办公室人员少、节奏快的情况，切实按照“五转变、五不让”的要求，增强办公室人员工作责任心，提高办公质量及效率，树立严、细及实的工作作风，准确反映情况。高标准及高要求对待每一项工作，对任何工作都不马虎及不含糊，一丝不苟，说实话及办实事。其次，打造知识型团队。国企办公室应加强文化学习、政治学习及技能学习，做好表率，加强领导管理，组建学习型团队，使学习成为一种习惯，变得更加务实。如：可加强公文拟稿、秘书协作、政务信息、会务组织等专题活动，拓展各项业务培训，加强工作交流，丰富自身理论及技能，学会从全局上思考问题，使办公室业务推陈出新，达到新水平。再次，打造服务型团队。服务是办公室业务的基础与本质，质量与效率是衡量办公室水平的重要标准。对于办公室工作人员而言，应以搞好服务为核心，加强方向性及全局性的超前思考，有重点、有目标及有针对性地对待工作，提高办公室工作水平及时效。最后，打造和谐型团队。国企办公室人员应树立讲大局、讲团结及讲协作的观念，做好思想交流上不隔膜，工作上相互扶持，生活中互相帮助，营造和谐共处的良好氛围。

3.3   管理创新

国企办公室业务管理应做好方法创新，不断改进管理方法，摒弃落后及形式上的东西，创造新颖及吸引人的方法，创造出国企办公室工作的新局面及新途径。首先，构建精细化管理制度。从现代化管理角度出发，根据国有企业的性质，构建精细化管理体系。明确工作职责，优化考核标准，强化不同岗位的工作性质及管理制度的权威性，形成对企业内部工作人员的有效约束力，为国有企业的发展创造稳定及安全的内部环境。其次，妥善处理信访工作，及时化解群众矛盾。长期以来，国有企业依托国家宏观调控推进个体发展，在改革过程中，应充分发挥办公室职能，处理信访工作，避免矛盾激化。办公室工作人员应积极转变工作态度及方法，将上访模式转变为下访模式，向职工群众宣传相关法律法规，通过实际调查走访，寻找上访的根源，保证在第一时间了解问题，并给予解决措施，以免事态进一步扩大。对于重大及特殊的问题设立专门的工作小组来解决，并在规定时间内给予答复及业务办理，将群众利益落到实处，从而提高信访工作效率及质量。再次，强化内部结构分工，以免业务流程重复。国企办公室人员应审视企业内部的组织网络，明确区分各个部门权责，将其细化到不同岗位及工作人员身上，从而承担各自职责。坚持高效及精简的原则对人员进行分工处理，围绕企业经营状况，优化业绩考评体系。根据思想道德素质与实际业务能力选拔人才，提高办公室工作效率。最后，完善信息化管理系统。随着信息网络技术的发展，国有企业应站在前沿，完善内部的信息管理系统，落实自动化管理理念，提高办公室业务处理与档案管理网络水平，降低工作失误，及时处理、反馈复杂的业务信息，提高办公室信息数据分析处理能力，对重要文件做好保密工作，杜绝重要信息泄露。及时传达重要信息，为国有企业的领导决策提供依据。

4     结 语

办公室业务在国有企业工作中占有重要地位，鉴于当前国有企业办公室业务中存在的问题，从思路、团队及管理几方面进行创新，充分发挥办公室自身价值及作用，为国有企業的发展奠定坚实基础，更好地服务企业群众。

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