疾病预防控制中心文书档案的规范化管理策略

钟 群 张 畅

（湖南省疾病预防控制中心，湖南 长沙 410000）

目前，疾病预防控制中心文书档案管理工作中存在诸多问题，部分管理层重视业务工作，对档案管理工作并不重视，导致管理形式相对落后，管理制度不够完善，专业的档案管理人员缺乏等。且档案管理工作缺少资金的支持，信息化建设相对落后，信息系统不完善，利用率不高，影响了工作效率，导致疾病预防控制中心的文书档案难以充分发挥自身的价值。因此只有不断地规划文书档案的管理工作，提高管理质量和效率，才能有效地提升档案的利用率，为促进各级疾病预防控制中心的快速发展奠定良好的基础。

1 疾病预防控制中心文书档案管理的现状

1）缺乏完善的管理制度。大多数疾病预防控制中心的管理层将单位的工作重点放在了疾病防控能力建设、突发公共卫生事件应急处置以及健康危害因素监测与干预等主要业务工作方面，对于相关的文书档案管理工作并没有投入太多的精力。这就导致档案管理工作依旧采用的是传统的制度和形式，管理制度不够科学。其中，关于疾病预防控制工作的文件资料归档方式大多数以内容收集为主，但此项工作的规定并不细致。导致档案管理人员在开展工作时无章可循，部分档案的处理不及时，部分资料没有进行合理的归类，影响了文书档案管理工作的高效开展。

2）缺少文书档案管理人才。由于文书档案管理工作得不到重视，因此相关的薪酬制度，福利待遇等也不够完善，无法为相关的工作人员提供相应的工资待遇，难以留住人才，导致部分疾控中心文书档案管理工作岗位人员流动性较强。而且这一项工作本身具有较强的专业性要求，因此档案管理人员需要具备相应的专业基础知识和管理经验。部分疾病预防控制机构的档案管理人员只是经过简单的岗前培训，便上岗就业，经验不足，知识储备匮乏，在管理工作中难以及时发现其中存在的问题，导致管理工作不够细致，管理范围不明确，档案收集不及时等。

3）信息化建设不完善。由于缺乏资金的支持，大多数疾病预防控制机构的档案管理工作在信息化建设方面相对比较落后，相关的基础设施建设并不完善。因此在实际的工作中，档案管理人员只能借助于传统的管理方法或一些比较简单的设备进行工作，信息技术应用效率不高，影响了工作效率。

2 疾病预防控制中心文书档案规范化的重要性

文书档案管理工作是疾病预防控制中心的工作内容之一，在日常工作中，各项工作内容、会议记录、日常文件等记载形成了文书档案。管理人员将所有的文书档案进行分类收集和科学保存，便于在今后需要应用相关资料时，能够及时获取重要信息，从而对各项工作的协调发展起到良好的推动作用。同时，档案管理工作的好坏，也直接反映了该单位的工作成绩和成果，因此，只有不断完善档案工作的管理制度、规范管理方式、加大管理力度和提升管理素质，才能确保档案管理工作的高质高效的开展。此外，借助信息系统能够提升档案管理工作的规范化程度，可以提高档案管理工作的应用效率，将所有的档案进行电子归档，并设置权限加密处理，也可以提升疾病预防控制中心文书档案的安全性。因此加强文书档案的规范化管理，能够确保各项工作有条不紊地进行，提高管理效率，也能为各项决策提供重要的依据。

3 疾病预防控制中心文书档案规范化管理措施

1）加强信息化建设，构建信息化管理系统。为了规范文书档案管理工作，提高档案的利用率，需构建一个完善的管理系统。这首先就需要提升中心管理层的重视程度，加强对档案管理重要性的认识，在文书档案管理规划建设方面，投入更多的人力、财力和物力。引进信息技术、信息设备等建设，构建一个完善的信息化管理系统。借助信息化管理系统，实现各科室的有效衔接和信息的共享，以便在工作中产生的文书档案可以随时上传到系统当中。管理人员可以从系统中获取每个科室的文书档案，然后根据文书档案的内容类型等进行合理的分类，做好归档处理工作。同时，可以借助信息化技术构建一个档案数据库，根据各科室的工作内容、档案类型、时间日期等进行合理的分类，便于档案管理人员高效地开展管理工作，及时根据需求快速地提取针目标档案。对于这一数据库，还需要建立一个安全可靠的保障系统，确保能抵御外来病毒的入侵，以免造成信息泄露，切实保障中心各项工作的信息安全。

2）加强对文书档案管理人员的培训和指导。提高文书档案的管理工作离不开人才的支撑，因此要做好对现有人员的培训和指导工作。要结合工作内容，制定完善的管理与培训计划，加强学习，培养档案管理人员良好的职业道德和扎实的业务技能，构建一支高素质的文书档案管理队伍，从而实现档案管理的制度化，规范化和标准化。在培训中，可以积极邀请中心管理层参加，及时更新管理层的思想，加强管理层档案管理工作的重视程度。由管理层带领专业队伍实现管理方式的创新，从现行档案管理工作出发进行分析，及时发现工作中存在的问题，制定针对性的解决策略，推动文书档案管理工作朝着更完善、更高效的方向发展[1]。

3）构建完善的管理制度。构建一个完善的文书档案管理制度，能够保障管理工作的高效开展，同时形成一定的约束力，规范工作流程和内容并端正工作人员的态度，以达到逐步消除传统管理工作中存在的问题的目标。（1）细化管理制度。各级疾病预防控制疾控中心需认识到自身工作的具体情况和发展进程，根据工作需求和未来的发展，详细地规定文书档案管理的范围、管理职责、管理权限和管理内容，确保管理制度的科学化和统一化[2]。（2）在管理制度中体现相关的法律法规。从法律法规层面提高文书档案管理工作的地位和威严性，确保各项工作的高效落实。（3）规范档案管理的工作流程。在档案收集过程中，要对各部门负责文书工作的人员提出具体工作要求，切实加强和档案管理人员的紧密联系，积极地配合档案管理人员开展各项工作，提交详尽、完善的资料。在档案整理过程中，管理人员要严格按照相关规定，落实每一步操作，分析档案的类型、内容特点等，然后将其归类到一个合理的数据库中。此外，档案管理人员需要和办公室文书人员再三确认档案资料的准确性和真实性，确保无误后才可归档储存。

通过这一系列的规定，能够消除文书档案管理工作环节的随意性和盲目性等缺点，为管理工作提供了重要的依据和保障[3]。

4 结语

疾病预防控制中心文书档案管理工作重点在于分类收集和科学管理，是各级疾病预防控制中心的重要工作内容之一，管理层要给予足够的重视，切实加强科学管理，细化各项规定，规范工作流程和内容，强化责任制，将工作内容落实到人，同时采取一定的激励措施，进一步提高工作人员的责任心，才能从根本上加强文书档案的管理工作。此外，加强信息化管理建设，构建一个完善的、能够密切联系各科室的信息管理系统，引进专业人才，加强对现有职工的培训和指导工作，也是不断完善和提升档案管理工作的有效手段。