供应链集成服务企业物资集中采购的规范化管理研究

◎马宁

引言

改革开放以来，国家经济快速发展，建筑业成为了国民经济的支柱产业之一。其中物资采购是建筑业供应链集成服务的最重要环节之一，大多数工程项目物资采购成本占整个工程项目费用比例高达60%。物资集中采购也是承载物流流通贸易的重要平台与枢纽，能有效降低物流成本、提高工作效率、减少运输费用。因此采取物资集中采购是实现企业利润最大化、降低施工总成本的有效途径。物资集中采购的有效实施，关键在于风险的控制和防范。在实际工作中，常常通过构建规范的物资采购模式来规避可能遇到的风险。因此，物资采购的规范化对于集采工作精细化管理、高质量开展各项工作有着重要的意义。本文从物资集中采购的风险因素分析入手，对物资集中采购规划化管理工作进行研究，提出从制度规范化、岗位规范化、流程规范化、监督规范化、考核规范化等五个方面的物资集中采购规范化管理思路的基础上，结合工作实践，提出相关工作建议。

一、物资集中采购风险因素

工程项目投资规模大、建设工期长、质量要求高，受环境影响范围广，所以，物资集中采购受风险因素影响很大。为了更详细地分析物资集中采购造成的风险，经验上可将物资集中采购风险分为外部风险因素和内部管理因素。

1.外部风险因素。

物资采购过程中的面对外部风险因素有很多，主要可分为成本风险、到场时间风险和质量风险。与采购活动关系较大的成本变动因素主要是资金变动、价格波动、预付款和仓储成本等方面。例如工程项目所需物资种类繁多，然而不同物资品种生产周期、运输时间各不相同，材料市场波动频繁，就钢材市场而言，钢铁网价格每天变更，采销价格波动问题是很难避免的。2010 年武钢技改项目中，合同总额近20 亿，预付款比例基本都在20%-40%之间，上游供应商不能及时供货或意外丧失供应能力，预付款极有可能产生风险。在项目施工过程中，会出现采购来的物资不能及时达到施工现场，一定程度上会影响到工程进度。项目多、板块多，工程物资人员提报计划不准确，设计图纸变更，报送前未进行平衡利库等方面。因意外事件发生影响货运时间，途中造成物资损坏，造成物资进场时间延迟。一个正在施工的地铁项目，一个钢筋加工场工人50 人，一批钢筋不能，导致无法正常施工，不但影响工程进步，一天消耗的人力成本也随之增加，从而提高了采购成本。质量风险是指由于所采购的物资质量不符合国家质量标准和物资集中采购所要求的标准而导致的风险。产品是物资采购的主体对象，如果供应商供应的材料存在质量问题，将会导致严重的连锁反应。首先，企业花费了大量的成本采购低质的产品用于工程施工，不仅影响了工程的进展，将会导致工程无法通过质量验收；其次，企业需要再次投入成本进行返工；第三，由于采购材料不符合标准可能造成重大的安全事故。采购物资成本过高，没有预先进行价格比对，增加工程的成本。西安地铁三号线奥凯电缆事件，约有20 多种、规格有40 多种，低压电缆5 个抽检样品不合格，总造价4000 多万，不合格的产品大约有3000 万，质量风险作为物资采购过程中的外部风险因素，能够决定物资管理的是否有效，如果质量风险控制不得当，甚至会引发企业的生存危机。

对于外部风险因素而言，应加强对市场价格、政策变化、供应商管理、规范材料标准等方面进行动态研判，及时提出预测预警这就需要有相应的制度和相关的岗位设置，提升物资集中采购的抗风险能力。

2.内部风险。

物资采购过程中的面对内部风险因素主要包括了管理风险与业务风险两类风险。管理风险主要是指由于企业管理在制度规范、岗位设置、流程管理、有效监督等方面的缺失所导致的的风险。物资采购的内部管理风险因素主要体现在管理上。企业如果没有建立一套规范的采购管理机制，没有制定严密的采购计划、采购行为不符合法律要求、采购程序不规范、评标过程不公平、合同管理不严格、监督措施不完善等将会导致采购无序性；其次，采购物资成本过高，没有预先进行价格比对，增加工程的成本。管理风险因素，也是物资采购管理中最为可控的因素，同时，加强管理风险控制可以提升企业的外部抗风险能力。

业务风险主要是指由于物资采购人员的专业水平不足产生的内部风险。首先，采购物资的价格与质量风险，物资采购人员专业水平不到位，无法有效分析市场上相关物资价格的浮动规律，比对物资产品的生产质量，容易产生购买高价物资，造成企业采购成本增加。其次，采购物资的法律风险，物资采购人员与供应商签订合同时，无法识别合同中的风险因素，导致供应商钻合同漏洞，供应劣质物资或减少物资数量。

对于物资集中采购的内部风险则需要通过相应的管理规范化、加强理论学习与业务总结以及运用信息技术辅助管理等方式进行有效内部风险防范。

在物资集中采购风险防范方面中铁物贸集团提供了有益的经验，该公司通过制定《物资采购管理制度》、《中国中铁业财共享平台》、《采购电子商务系统》，对市场调查与策划、计划管理、采购管理、合同管理、验收管理等物资管理的主要环节提出要求。同时依托信息化手段逐步实现采购模式和采购质量分析分析。通过制度建设与管理的规范化，该公司物资采购风险得到了有效的降低，物资采购的价格与质量为公司高质量开展工程建设提供了保障，间接为公司产生更好的生态效益、社会效益和经济效益提供了支撑。

二、物资集中采购规范化体系构建思考

物资集中采购规划化管理工作应精准解决存在的物资采购外部风险与内部风险，从制度规范化、岗位规范化、流程规范化、监督规范化、考核规范化等五个方面构建物资集中采购规范化管理思路与实施。一是制度规范化。制度是开展各项工作的依据，也是各项工作开展的规范，建立健全物资采购相关制度，加强对信息流通规范化管理，是企业规范管理的基础。规范物资采购的各个环节，能够使物资采购的各个环节都能够在合法合规的框架下开展。要明确采购目标、原则和工作程序，让工程物资人员了解制度，按制度规范工作，减少采购风险的可能性，明确采购中应该遵循的原则和工作程序。岗位的分类与职责的设定对于开展各项工作起着提升效率的重要作用。物资集中采购规范化管理中重要的内容是对物资采购岗位进行设定以及岗位职责进行明确。把握采购工程中质量保证、检验和出厂前检验、材料监督、性能检验、质保期等环节，规范物资采购管理者的职责，同时也能够将物资各个环节进行梳理与规范。物资集中采购规范化管理中核心的内容是流程的规范性。工作流程的严谨、规范能够有效的保障工作内容的规范性与实效性。在物资采购规范化管理中应对物资采购流程进行梳理与再造，集中采购优于分散采购的地方就在于价格低，不足之处在于它不能够保证生产的顺利进行。所以实施集中采购，必须在保证生产顺利进行的前提下才能进行，利用节约的时间来制定相关的投产计划、主生产计划、物料清单计划，进行项目的建设和生产。对于能够促进和提升物资采购效率与质量的流程进行优化，促进物资集中采购规范化管理的开展。监督是提升工作效率与质量的有效途径。对于监督而言，应从自身监督与外部监督两个方面进行开展。有效利用纪检监察、群众监督及社会监督体制，监控违规违纪、控制失效等方面的风险，不同的监督主体其监督的内容有所侧重。相关部门应共同组建监督的小组，进行全过程动态监督，及时发现问题、及时梳理问题、及时整改问题。同时还可以引入外部独立于企业的专家、从业者进行第三方监督，提升监督的客观性和公正性。考核能够提升管理者、从业者的积极性和工作热情。作为供应链集成服务企业，规范化管理中应引入考核机制，对管理者、从业者的工作实效进行考核，从正负激励两个方面开展考核工作，进而提升企业物资采购工作的效率与质量。

三、物资集中采购物资采购规范化管理工作建议

物资集中采购规范化管理是一项系统性、长期性的内部管理工作，在规范化管理工作中，管理者与执行者应不断提升自身专业技术能力和综合素养，以此提升物资采购规范化管理的水平和质量，结合工作实践，对于物资采购规范化管理提出以下三个方面的工作建议。一是加强理论学习。物资采购规范化管理是理论与实践相结合的企业管理工作，在开展相关工作中应加强对现代化企业管理理论与相关法律法规的学习，一方面是对于现代企业管理的新理论、新成果的学习，特别是对于现代化企业管理工作中的采购管理相关理论与研究成果的学习，另一方面则是对内部管理以及采购管理的相关法律法规及规范的学习，通过理论学习不断提升业务能力，促进物资采购管理的规范化。二是注重业务总结。物资集中采购规范化管理是一项长期性、动态性的工作，随着工作的开展和深入会不断出现新问题、新情况。因此，在物资集采规范化管理工作中，应善于进行业务总结，不单是对于自身业务的总结，同时也要对其他行业、其他企业的工作成效进行借鉴和学习，将业务总结转化为提升规范化管理的参考，提升物资采购规范化管理的水平和质量。三是善于运行信息技术。物资集中采购规范化管理很重要的内容是对各项管理的数据进行客观、科学的分析，随着信息技术的不断发展，信息技术所带来的数据云存储技术、大数据挖掘技术、大数据分析技术都广泛的运用在了企业管理工作中，提升了企业管理的精准性与实效性。因此，在物资集中采购规范化管理工作中，应善于运用信息技术所带来的决策参考信息与决策参考数据，提升物资集中采购规范化管理的效率和精准性。

四、结束语

强化物资集中采购管理，完善规章制度，规范业务流程，抓好物资采购的过程控制，能够有效提高采购效率，保证采购物资质量，降低采购成本。在物资集中采购管理工作中，应突出制度的规范化，岗位的明确性、流程的严谨性、监督的有效性以及考核的科学性，从物资采购管理的规范化整体提升物资采购的合法合规，进而提升物资集中采购在新时代经济社会发展中的作用，也促进企业在激烈的市场竞争中产生更好的社会效益和更多的经济效益。