大数据时代电子档案管理现状与发展对策分析

叶松

摘 要：依托于信息技术的广泛应用，大数据技术在档案管理领域的重要日渐显现来，深刻影响和改变了现有的档案管理方式，电子档案管理已成为新形势下的档案管理发展趋势。作为一种新兴的档案管理方式，大数据时代电子档案管理的推广应用还在尝试阶段，在发展的过程中一些问题逐渐暴露出来。要想充分发挥出电子档案管理在大数据时代应用效果，需要对电子档案管理现状进行全面分析，采取合理对策加以推动。

关键词：大数据时代;电子档案管理;现状与发展

大数据时代，档案管理实现了了电子化，大的改变了以往的档案管理方式，推动档案管理的便捷化、高效化、集中化以及实时在线更新，提高了档案的存储效果，大大减轻了人们的时间和精力，可以说是推动了档案管理水平迈上了新台阶。但是，在大数据时代，人们在进行电子档案管理中也面对着一系列新的问题，需要认真思考和应对，依托于大数据做好电子档案管理工作，推进档案事业的不断发展。

一、大数据时代电子档案管理现状浅析

1.缺乏约束管理电力档案的法律法规

电子档案在不断发展，但是相关的关于电子档案的立法工作相对滞后，没有及时跟进。我国现行的档案法是专门针对传统的档案管理的法律法规，无法适用于与时俱进的电子档案管理，导致电子档案管理缺乏约束。至今，对于电子档案的法律适用效力、开放范围等问题仍未明确。时下，人们对于电子档案的需求增大、要求开放的呼声日渐增加，但是电子档案信息的公开务必会伴随着风险和责任，影响到档案的安全。基于此，电子档案管理人员为避免承担责任，以保护档案安全为由很少公开电子档案，无法满足社会的需求。因此，必须要加强立法，从法律制度上为电子档案的开放使用提供强有力的保障。

2.制定的电子档案的规范标准不统一

大数据时代就是信息化时代，数据多、信息量大，实现信息化资源共享的前提条件是统一的标准规范。国家基于信息共享的考虑，早已提出“合理科学整合档案信息资源以便于实现资源共享”，然而对于如何制定资源整合的标准规范缺乏明确的指导，导致制定的电子档案的规范标准不统一。虽然，2016年制定了《电子文件归档与电子档案管理规范》，在电子档案的存储、利用、维护等方面简单进行了规范，但是未能定期的审查督导电子档案的保存标准等规范，導致行业协会的规范标准未能与《规范》同步，造成信息资源的不同步、无法共享，严重阻碍了电子档案资源的在大数据背景下的跨界融合和共享共用。

3.电子档案管理专业队伍信息化不足

在大数据时代，需要更多的专业素养的信息化人才。在注重高效的今天，如何在浩如烟海的电子档案中快速找到所需要的信息资源，离不开专业的电子档案管理人员。事实上，我国档案管理从业者数量不少，但是专职档案管理人员缺乏，档案管理人员水平能力不足，特别是信息化水平较低，普遍缺乏发现捕捉电子信息转化为档案并与现实档案管理工作有效融合的本领，已成为制约电子档案管理工作发展的主要在因素。档案管理人员对电子档案管理的思想认识不到位等问题也影响了档案管理科学化水平的提升。

二、大数据时代电子档案管理的发展对策探讨

1.制定完善相应的电子档案法律法规

政府立法部门要加大力度调研立法，制定完善的电子档案管理法律法规，以制度的形式保障电子档案的法律效力，明确电子档案管理工作的各种职责和义务，如收集、归类、发布等主要工作。进一步的明确公开电子档案信息的各种情形以及不予以公开的情形，列出免责条例为电子档案管理者解压释怀，减轻责任负担和压力，确保他们正常有效的投入工作，在法律许可范围内向大众提供档案信息。对于公开的信息，可以借助于有关平台向群众征集意见建议，调度群众的需求，明确那些可以开放、那些因安全考虑不能开放。对于开放信息中涉及到的安全问题，要在法律规定中明确责任主体，可以要求电子档案的输出单位作为责任主体，配套开放的条件、提出保证安全的意见措施，进而发挥出信息数据的价值。同时，要压实责任，落实到个人，实行奖惩追究责任制度。要表扬先进，对于严格履行责任的部门或者个人要加以奖励表扬，鼓舞士气，推动电子档案管理领域各项工作取得进步。对于那些不尽职尽责，严重阻碍信息共享和造成电子档案信息泄露的要追究责任。相信，完善法律法规才会推动电子档案开放，发挥出电子档案的价值和作用。

2.制定统一科学规范的电子档案标准

大数据时代，要打破信息共享的藩篱，制定统一科学规范的电子档案标准，确保各行各业甚至世界数据接轨，消除障碍。制作高质量的电子档案数据，统一标准，明确数据存储类型、使用用途以及格式，在构建的大数据平台上实现各方共同努力整合各种信息资源，实现无障碍共享。因此，要主动与国外先进的部门沟通交流，加强学习，主动融入世界大格局，确保指定的标准好用安全，能够有效避免因载体不稳定或技术无法更新时出现丢失等风险。同时要及时定期的检查修订有关标准规范，与时俱进，与世界同步，真正推动实现信息的跨部门、跨区域共享，便于查询。

3.强化电子档案领域教学改革培养人才

电子档案管理工作中，人的素质能力决定着档案管理工作的水平高低。要强化电子档案领域教学改革注重培养专业人才，注重加强对电子档案管理专业学生的专业、技术的培养，让专业的人做专业的事，这样才能保证工作的质量。经常的开展培训技能，及时将最新的电子档案管理知识传授给电子档案管理从业，不断增強工他们的信息服务能力和为用户解决实际问题的智慧。加强教学改革培养专业人才将推动电子档案在大数据时代创造出更大的价值。

结束语

大数据时代，对于电子档案管理提出新的要求。要认真思考电子档案管理工作的现状与发展策略，不断推动电子档案管理成为人们获取信息价值的重要途径，释放电子档案价值。

参考文献：

[1]安琪，刘骅.大数据时代背景下电子档案管理的现状和发展策略[J].黑龙江档案，2020（04）：37-38.

[2]侯明凯.大数据时代市场监督管理局12315电子档案管理创新研究[J].兰台内外，2020（23）：1-3.