查档高峰暴露出的问题及建议

孙铭伟

近年来，我国多地档案馆都迎来了查档高峰，例如，诸城市档案馆在2013年至今已迎来三次大的查档高峰。在中国档案资讯网输入“查档高峰”进行检索，检索出的结果有63条之多，单是2019年就有重庆市涪陵区档案馆、云南耿马自治县档案馆、江西省吉安市档案馆等多家档案馆出现了查档高峰。这些查档高峰的出现，彰显了社会对于档案认可度的提升，也有助于扩大档案馆的知名度，提升全社会的档案意识，但查档高峰同时也暴露出了档案工作的一些薄弱环节和有待解决的问题。本文将对这些问题进行分析，并尝试提出建议。

一、查档高峰暴露出的问题

1.部门缺乏沟通，档案馆没有准备

对于档案馆而言，查档高峰的出现将带来比日常多十几倍甚至几十倍、上百倍的工作量。一个县级档案馆，平常年份接待的查档人次大概在几千人，但在查档高峰期间，一个星期接待的查档人次就可能达到甚至超过这个数字。如果不能及时做好准备工作，查档高峰到来后，工作将会陷入极大的被动。每一次查档高峰的出现，多与教育局、人社局等政府部门出台的政策和相关工作有关，比如事业单位人员评职称、村干部落实退职补贴等等，档案馆虽然不是这些工作的推动者，但作为档案凭证提供者，却要担当至关重要的角色。如果档案馆提前知晓相关部门的工作，也就可以对查档高峰做出预判。然而，在现实中，教育局、人社局等相关部门极少会主动与档案馆沟通，这也就造成在查档高峰到来时，档案馆实际上要面对的是一场“无准备之仗”，工作非常被动，尤其是在查档高峰初期，难以迅速有效地开展相关工作，并因而造成查档工作效率低下，群众满意度不高。

2.档案馆缺少预案

在查档高峰到来时，档案馆之所以会出现一定时期的无序状态，一方面是教育局、人社局等部门没有将工作情况提前告知档案馆，另一方面则是因为档案馆缺少相关预案，或者预案流于形式。由于查档高峰并不是一种经常发生的现象，有可能很多年才会出现一次，很多档案馆对此的重视程度事实上是不够的，也没有制定预案，或者虽然曾经制定过预案，但是因为各种原因而没有施行。档案馆分多个部门，每个部门都有自己的职责，承担日常查档任务的只是一个部门。当查档高峰到来时，需要各个部门通力合作才可以应对，但由于缺少相关预案，仍然由承担日常查档任务的那一个部门来接待成倍增长的查档者，这也就造成了查档高峰初期查档工作的不利局面。

3.过度查档造成浪费

当前，我国各地都已经取消了查档费用，这对于广大人民群众是一个好事情，可以减轻查档者的负担，突出档案馆作为公共文化设施的公益属性。但取消费用同时也带来了新的问题，很多查档者在得知查询、复印档案不收取任何费用之后，往往会要求工作人员查询和复印尽可能多的档案，而其中有相当部分的档案是查档者实际并不需要的。还有的查档者短期内多次到档案馆查询同一个问题，重复查询和复印档案。这些现象，可以称之为过度查档。在查档高峰期间，过度查档的问题尤为严重。查档高峰期间，档案馆需要组织多名工作人员同时开展查档工作，不少查档者在一个窗口查完，又去另一个窗口查，直到让所有的查档工作人员都为其查询一遍才结束。有很多查档者只要看到一份档案上有自己的名字，不管是否有意义，就要求工作人员复印，不管工作人员怎么解释，仍然坚持要求复印。这种过度查档为档案馆带来了很多无效劳动，同时也造成了公共资源的浪费。

二、建议

1.制定预案，加强沟通

要解决查档高峰期间尤其是初期的无序状态，首先应该从档案馆自身找原因，用制度来解决问题。每一个档案馆的领导者都应该意识到，尽管查档高峰不是档案馆的常态，甚至自己管理的档案馆从未出现过查档高峰，但随着我国经济社会的发展，查档高峰出现的概率和频次会越来越高，每一个档案馆都应该制定相关预案，明确查档高峰到来时，档案馆的每一个部门承担什么样的职责，工作时间如何安排等等，并形成长期机制。有了制度保障，当查档高峰真的到来时，档案馆才能做到从容应对。除了自身的制度建设之外，档案馆还应主动加强与人社局、教育局、组织部、政府办公室等相关部门的沟通，这种沟通包括事前、事中和事后每一个环节。[1]在日常工作中，尤其是国家出台某项新政策后，档案馆应主动与相关部门沟通，了解后续工作是否涉及到查档工作，也就可以对查档高峰有所预判。在查档高峰期间，档案馆也需要加强与相关部门的沟通，了解工作的时间节点和涉及到的查档人数，如有必要，可以请后者派工作人员协助查档。在查档高峰结束以后，档案馆应再次与相关部门沟通，一方面沟通查档情况，另一方面了解是否还有后续的工作有可能带来新的查档高峰。

2.推行档案数字化，开展异地查档

查档高峰期间，档案馆接待的查档人次成倍增长，工作量非常大。如果采用传统的手工查档方式，不仅费时费力，而且查档效果不好，还容易造成纸质档案的损毁。而采用计算机查档，则具有方便快捷、查档效果好、不会损坏纸质档案的优点。事实上，在现实中，数字档案馆在应对查档高峰时也的确发挥了极大的作用。[2]各地档案馆都应该加快推进档案数字化，用先进技术来推动档案工作的提升，从而有效应对可能到来的查档高峰。此外，档案馆还应该积极探索异地查档、网上查档等新型方式。作者娄红将跨馆查档、网上查档、电话查档等统称为“异地查档”，当前，我国各地异地查档工作呈现出快速发展的趋势，并且范围越来越广，从单一区域逐渐扩大了全省范围和多省市跨地区查档。[3]查档高峰期间，来到档案馆的查档者，有相当比例是从外地过来的，如果查档者可以在居住地档案馆就可以查询异地档案，或者通过网络、打电话等方式查到所需要的档案，也就无需再前往异地档案馆，从而也就减少了查档高峰的到馆人次，有利于降低档案馆的工作量，提升工作效率。

3.最大限度減少过度查档造成的浪费

过度查档和和由此带来的资源浪费，是档案馆当前面临的一个比较严重的问题，我们必须予以重视。之所以会出现过度查档的现象，一是因为查询和复印档案不需要任何费用，这就造成了部分查档者出现了“占便宜”的心理，能多复印一张就多复印一张，即使没有意义，也想要复印出来。二是因为档案部门在宣传免费查档时，片面强调免费，而忽视了对档案本身的宣传，社会整体的档案意识和档案认知仍然处在一个比较低的水平。三是因为国民的公德意识有待提高，很多人并不认为过度查询和复印档案是对公共资源的一种浪费。要减少过度查档造成的浪费，就要从这三个原因入手。免费查档是我国的一项惠民政策，档案馆应该坚定地执行。档案馆应该努力提高全社会的档案意识和档案认知，通过展览、报刊、广播、电视等各种途径宣传档案，让更多的人了解档案凭证价值的特殊性。同时档案馆应充分发挥公共文化场馆的作用，宣传财政资金取之于民、用之于民和节约公共资源的重要性，让查档者意识到过度查档是一种浪费。同时档案馆应贯彻双面复印的原则，并积极探索多份档案打印在一张纸上的方式，最大限度降低档案复制成本。

参考文献：

[1]邢常秀，王增强.现代管理学在查档高峰中的应用[J].云南档案，2017（1）：45-46.

[2]吴金忠，赵辉.从容应对查档“大潮”——诸城市档案馆民师查档工作纪实[J].中国档案，2013（11）：44.

[3]娄红.异地查档的问题及建议[J].档案天地，2019（9）：58-59+32.

作者单位：山东省诸城市卫生综合执法大队