大数据背景下的高校人事档案信息化建设研究

吴彧一

摘要  在大数据时代，高校人事档案管理信息化建设，能够改变传统档案管理中存在的主观性、非科学、信息应用不足等弱性，实现高校人力资源管理的可持续发展。本文基于大数据发展背景，对高校人事档案信息化建设进行研究，探索了信息化建设过程中存在的主要问题，并构建对策建议，即：树立大数据意识，提高数据素养，加强人事档案信息数据库建设，拓展人事档案的数据和信息应用范围，深化高校人力资源开发，建立健全高校人事档案信息管理制度和机制。

关键词  大数据 高校人事档案 信息化

一、前言

当前，在我国高校人力资源管理过程中存在着多种困境，表现为人才流失严重，教职工绩效考核缺乏公正的、公平的客观环境，教师积极性有待进一步发挥等。为了改变以上当前我国人力资源管理方面的困境，必须从多个角度对当前人力资源管理问题产生的原因进行分析，从而得出问题解决的关键措施。根据笔者调查发现，其中人事档案管理作为高校人力资源管理的基础性工作，在教师考评、激发教职工积极性、增强教师工作稳定性方面具有极为关键的作用，尤其是人事档案信息化管理能有效提升人力资源管理绩效。然而根据对当前我国高校人力资源管理信息化建设现状进行的调查发现，我国绝大多数高校人事档案管理信息化建设处于起步阶段，75%以上的高校人事档案信息化建设，仅仅停留于简单的电子化模式上，学校仅仅付费从第三方引进人事档案信息管理系统，并将其应用于人力资源管理中，这从真正意义上来讲还不能称之为一个真正的人事档案信息化建设过程。针对当前我国高校人事档案信息化管理的现状，结合信息化管理体系进行落实，是大数据时代秉承大数据思维，提升人力资源管理的新路径。

实践经验表明，我国高校人事档案管理进行信息化建设是大数据时代人力资源管理科学化的重要表现，也是促进教职工管理由传统经验管理向科学、智能、便利管理模式转变的重要模式[1]。将信息化建设应用于高校人事档案管理的过程能够有效提升人力资源配置的实施性和可操作性;增强人事管理的实时性、可操作性;提供有针对性、个性化的激励和培训措施，实现绩效考核客观公正;有利于增强人力管理绩效，完善人力资源规划，防止高级人力流失。

二、高校人事档案信息化建设存在的主要困境

根据实践调查，当前我国高校人事档案信息化建设普遍存在参差不齐的现状，大多数高校的人事档案信息化建设存在诸多问题。

第一，档案信息内容有限，信息来源渠道单一，涵盖信息不全面。我国高校人事档案管理之所以出现该种状况，主要在于：一方面，档案信息内容对教师的衡量维度较狭隘，仅仅局限于“十大类”， 但是这“十大类”很难对教师的整体情况进行一个全面的综合把握，与教师密切相关的科研流程、调查实践过程、教学实践等均不包含在“十大类”内。尤其是，当前教育体制改革，要求重视理论结合实践，教师深层次地进入企事业单位和服务社会调查的实践材料等都不在归档范围内。这与“大人事档案资料”的要求相差甚远[2]。另一方面，归档材料涵盖的信息内容也十分有限，教师工作业绩考核的年度考核表总结内容有三分之二，信息数据十分少。

第二，人事档案信息利用不充分，没有发挥出信息数据的重要作用。根据调查发现，当前高校的人事档案信息基本是被动使用，“应申请而查”，信息数据仅用于日常管理的信息统计和管理。只有在相关部门考察某个人或者组织部门要核对某个信息时才会到档案室查看档案。并且，由于人事档案材料归档不完整，造成人事档案价值降低，加之人事档案的保密性，从而导致了人事档案的利用率低，不能充分发挥其利用价值。

第三，高校人事档案信息化建设资金支撑有限。人事档案管理信息化的核心基础是现代科技水平，而现代科技手段的应用，则以学校经费投入为根本。当前高校竞争越来越激烈，生源竞争是学校领导层着重考虑的焦点问题，将学校竞争力提升到更高的水平，已成为高校各级决策者的一个关键问题。因此，高校决策层的关注主要集中在师资、招生、专业建设、科研等方面，人事档案管理作为教学管理的辅助工作往往受到领导层的忽视。尤其是经济发展相对落后的地方性高校，有限的教育经费，重点投入在教研、教职工等领域，对人事档案管理信息化建设几乎不设计经费投入计划。高校管理层对高校人事档案信息化建设的投入不足以及主观意识上的忽视，限制了当前高校人事档案信息化建设。另外，还有一些学校利用信息管理系统进行归档，配置服务器，但没有与其他子系统和Internet的数据接口，大数据下的信息难以传递，云存储、云计算、数据挖掘技术根本难以实现。

三、大数据时代高校人事档案信息化建设的对策

1.增强大数据技术应用思维，提高员工数据素养。为了避免被大数据浪潮所淘汰，高校档案管理有关人员都应该努力提高人事档案数据意识，重视人事档案数据质量差带来的潜在风险和损失，使大数据思维成为自我的基本素养[3]。首先，作为人事档案管理工作人员，直接参与人事档案信息化建设实践，与信息化建设最为密切，因此要树立大数据意识，增强数据价值性的认知，重视大数据技术对高校人事档案管理的影响。其次，鼓励档案管理人员参与培训和工作实践。在传统的人事档案管理模式下，档案人员往往重視收集和保管，轻视对档案信息的开发与研究。因此在大数据时代构建人事档案信息化管理中，首先要对档案管理人员进行数据价值管理意识的培训，培育员工数字管理技能，熟练运用人力档案信息管理系统，完成数据信息的筛选、组织和存储等，利用大数据思维去解决档案信息化管理过程中存在的各种问题。作为高校的管理层，则要意识到高校人大信息化管理的重要性，增强信息化建设的经费投入，加强电子文档的集成，增强档案信息对提高高校人事决策、人才规划和改革科学性和可预见性等方面的作用，避免决策失误，实现规范高校人事档案资源管理，完善人力资源管理流程和效果[4]。

2.加强人事档案信息数据库建设。在大数据时代，高校需要进一步强化人事档案信息管理系统的应用，在传统的高校人力资源管理中，仅基于人力资源的特点进行主观管理的模式是不正确的。大数据时代为科学、客观管理提供了可能。在高校人力资源管理工作中，要将各要素数字化，使之具有可比性，将数据信息与人力管理相互结合，发挥数据价值。例如，利用人事档案信息管理系统对员工进行绩效考核，加强薪酬设计等。

一是整合人事档案信息资源，在管理系统中设置档案号、模板设置与应用、分类、统计、检索与利用、流程定制、元数据管理等功能模块。对于非机密的人事档案信息在数字化校园平台上按照档案管理的规定进行公开管理，但需要注意的是要强化控制各功能模块的权限，避免因权限管理不当，造成信息泄露等问题，确保文件所有者个人信息的安全。二是对高校现有的数据库功能，建议进一步开发与设计。例如，为了便于人员数据信息的快速查询和统计，高校有必要建立一个基于数字校园平台的通用人员信息数据库和人事档案目录数据库，健全身份管理、检索、在线浏览、打印等功能。另外，由于高校人事管理体制的改革，人事档案信息需要随时更新。因此，应建立人事档案信息更新功能，使人事档案管理人员能够根据高校人事变动情况，及时更新高校人事档案数据信息库，实现动态信息管理。优化管理流程，简化管理环节，为高校组织人事部门提供数字化、信息化的“一站式”服务和实时服务[5]。

3.拓展人事档案的数据和信息应用范围，形成大人事档案管理体系。针对档案数据信息利用不充分的问题，我国高校需要利用大数据技术，实现对信息数据的有效分析，辅助高校人力资源管理工作，例如防止人才流失、稳定人才队伍、提高高校管理效率等。这就要求要坚持“大人事档案信息管理”理念，丰富高校人事档案信息系统中的信息数据资料，拓展人事档案信息渠道，形成大数据的档案信息库，拓展信息数据的应用范围。

建立一个完善的“大人事档案管理體系”，首先我国高校要在现有人事档案分类标准的基础上，对有关教职工基础信息的履历、职称、姓名、性别等数据资料进行全部收录，纳入高校人事档案信息管理系统。同时，还要重点对教职工的继续培训、实践、业绩成果等信息数据实时自动采集。再次，建立与办公自动化系统、考勤系统的数据接口，对员工日常办公数据信息，如考勤信息、竞赛结果信息、任务量完成等数据信息进行录入。最后，在互联时代，很多个人信息可以在网络环境中得到链接，例如教职工的社会关系网络、旅行信息、手机网络视频发布信息、个人生活偏好等信息资源，这些均进行收录。通过拓展该类数据信息，体现了大数据时代海量挖掘数据资源的特点，同时通过不断拓展各类数据来源，增强人事档案信息管理的“广度与厚度”，从而最终可以为高校人力资源管理提供准确判断。

4.建立高校人事档案信息化管理体制或细则。人事档案信息化建设是一个复杂的过程，必然需要一个完善的制度来保障落实。当前，我国高校领导班子普遍缺乏对人事档案信息管理制度和机制的建设，无制度不成方圆，相关制度无法建立，在实施过程中，管理必然非规范化和非科学化。实际上，建立和健全高校人事档案信息管理制度和机制也关系到高校自身的发展，要将高校人事档案信息化建设纳入学校党政管理工作体系中，形成有效的制度保障。当然，“制度的生命在于落实，而落实不能脱离责任”，这就需要进一步落实责任规范，健全相关配套措施，例如制定和实施奖惩细则、人事信息报送制度和修订等配套制度，为信息化建设提供相关保障。

综上，做好基于大数据的高校人事档案信息建设，能更好地实施高校教师发展战略，满足社会对人才培养、科学研究和社会服务的需要，服务于区域经济和社会。