科室管理系统在医院信息中心创新管理模式中的应用

南京医科大学附属肿瘤医院 江苏省肿瘤医院 江苏省肿瘤防治研究所 信息处，江苏 南京 210009

引言

医疗信息化作为助力新医改的重要途径之一[1]，在我国得到了越来越高的重视和关注度。新形势下新医改政策的推进，使公立医院的管理从粗放管理向精细化管理迅速发展[2-3]。医院信息中心的职能也发生大幅度的变化，从原来医院信息系统的维护与维修部门逐渐发展成为具有自主创新能力的科研部门，医院希望通过信息化改革与创新提升医院管理质量，实现医院管理的规范化、精细化，改善就医服务，提升管理水平[4-5]。基于此，我院信息处定制研发了“医院信息中心科室管理系统”，运用该系统开创了科室管理的新模式，以此来应对信息中心面临的管理挑战，将数字化管理技术引入IT部门自身的管理，实现管理理念与业务流程的融合[6]。该系统实现了我院信息中心管理的系统化与精细化，提升了医院的管理水平，可在医院内推广使用。

1 信息中心科室管理系统构建的必要性分析

信息部门是数字化医院建设工作的主要承担者，其工作面宽、工作量大，工作事务繁杂[7]。信息中心的职能转变给其自身管理带来了极大的挑战，无论科室的日常管理，还是具体的项目管理，都面临着诸多困难[8-9]。同时，医院各业务科室对服务质量的要求逐渐提高，临床科室对信息系统的报修处理效率呈现满意度较低的状态[10]。除此之外，信息中心在医院应对各类评审与检查工作中发挥着重要的作用。基于此，持续改进自身管理，为临床提供更优质服务，进而提高部门满意度是信息中心亟待解决的问题[11]。目前，大部分医院信息中心均将全部精力放在为临床科室和管理部门服务上，不断开发上线新系统，推动了医院的信息化建设。但自身的管理往往还在使用微信、办公软件、纸质文件等工具，这显然无法满足信息中心管理和发展的需求，因此，我们需要开发一套全新的管理系统，用于信息中心自身的管理。

2 医院信息中心科室管理系统的构建

为了规范信息中心的管理，我院信息处定制研发了“医院信息中心科室管理系统”，该系统将数字化管理技术引入IT部门自身的管理，将管理理念与业务流程的融合[12]，实现了科室管理模式的创新。

2.1 系统的设计

医院信息中心科室管理系统是基于HIS进行设计，整个系统内的数据可以实现与HIS的对接，将数据及时保存到医院大数据库中，方便随时查阅与追溯。本系统采用的开发工具为Power Builder 6.5，操作系统采用微软Windows 2000/Unix。整体架构采用的是Web多层系统结构的Browser/Server模式，该模式能够更好地实现系统的资源共享与分层管理，将系统分为三层结构——数据层、Web服务器层、客户端层。平台应用Java语言，编写语言采用J2EE JSP，数据存储库选用MYSQL，这是一个真正的多线程、多用户的SQL数据库服务器，这些均可以与Browser/Server模式相融合。

系统中每个小的工作站采用的网络标准为HL7，该网络采用的ATM技术，遵循IEEE802中规定的各项标准，可以在实现数据、声音、图像等多媒体信息的流畅传输，具有宽频带和低延迟的特性。信息交换的标准采用DI-COM 3.0，该标准为医学数字图像常用的通讯标准，可以通过数据的压缩实现大量数据的传递。

采用以上的技术形式，经过层层架构与设计，我们将该系统的形式以4个版本进行最终呈现，分别为：PC版（B/S架构）、IOS版、Android版、微信版。PC版与IOS版、Android版都包含该系统全部功能，PC版更适用于大屏展示、大量文字录入的场景，而移动版在快速采集图像和音视频，以及快速创建和处理任务时更具优势。微信版作为科室管理系统对外服务的延伸，主要作为业务科室微信报修、软件需求申请等功能的入口，使业务科室无需下载APP即可使用该系统。系统通过网闸、防火墙、防毒墙等安全设备实现内外网的互通。

2.2 系统总体的功能架构

我们设计的信息中心科室管理系统主要功能分为5大模块：项目管理、对外服务、日常工作、等级医院评审管理和主任看板。系统功能构架图，见图1。

2.2.1 项目管理

整个项目管理模块共分为项目生命周期管理、项目实施进度、项目任务管理、会议管理、资料库共五个模块。

图1 医院信息中心科室管理系统功能架构

项目的生命周期管理囊括了采购项目从招标到项目实施，再到验收与维保等整个流程。项目生命周期采用可视化的看板进行展现，可随时查看全部项目的进展情况，也可以随时查看单个项目的详细信息[13]。同时，该系统能够上传各种标准材料，并可对敏感信息进行加密。

项目实施进度管理是通过模块化处理来进行的，将整个流程按照工作计划进行分解，设置子任务，将每个子任务作为一个任务单进行管理。任务分解图，见图2。

图2 任务分解图

除此之外，项目管理部分还包括任务单管理、会议管理、资料库管理三部分的功能。值得一提的是，会议可以独立于项目，作为科室日常工作的一部分进行管理。一些专项会议、文件精神传达等，系统还提供了参会用户手写签名功能，使会议记录成为传达上级精神的有力工具。

2.2.2 对外服务模块

科室管理系统的对外服务，主要指的是信息中心对业务科室和管理部门的服务。对外服务模块主要包括：报修管理、需求任务管理、数据统计管理、满意度调查等。

通过测定所取的不同年份窖泥的各项指标，应用本项目组构建的窖泥质量评估方法，得出窖泥的评估质量。该评估方法通过测定客观数据，使得评估结果科学有效，具有较强的通用性和准确性。

科室管理系统提供了电话报修和微信扫码报修两种报修途径。电话报修时系统可以自动采集报修人的科室、报修地点、报修时间等，并对通话进行录音。常用的报修类别和报修内容可以先行维护，已经录入过的报修内容再次录入时提供联想功能，话务中心人员在接听电话的同时，简单的几步操作便可创建报修单。系统会根据维修责任划分规则自动派单给相应责任人，也可以由话务员手动派单。维修人员手机APP会接到维修任务提醒，处理完成后进行反馈，形成业务闭环。电话报修管理途径，见图3。

图3 电话报修闭环管理途径

业务科室也可以选择微信扫码报修（护士站采用内网PDA扫码报修）。扫码报修主要针对偶发的、需要拍照的故障，同时也针对长期得不到解决的系统故障。微信报修后，信息中心必须给予报修者处理结果反馈，从而提升对信息中心的满意度。所有报修数据经过汇总，显示在监控大屏上。报修数据进行统计分析后，为信息中心降低系统故障率，分析设备使用情况等提供了数据支撑。

在需求任务管理和数据统计管理模块，我们将业务科室软件需求申请和数据统计申请分别进行了标准的流程化管理。满意度调查模块，可以定制调查问卷，通过推送与扫码结合的方式，搭建与临床沟通的渠道。临床有投诉时，可以直接扫码进行。对于临床提出的各种投诉和问题，信息中心会及时分析，按照PDCA的模式进行持续改进，不断提高临床对于信息服务的满意度。

2.2.3 科室日常工作管理

科室日常工作涵盖了很多方面：日报交班、值班、考勤、请休假、人员档案、培训考核、制度管理等。日常工作运用科室管理系统作为抓手，可以更好地将管理制度落实到日常工作中。

与一般日报系统功能不同，科室管理系统的日报与项目管理紧密结合。员工每天在项目里新增或更新的任务单、会议等，在当天写日报时可以很方便的以链接形式引入日报中，避免了重复书写。值班模块支持对科室值班人员进行排班，值班人员必须填写值班日志，也可以进行换班操作。科室管理系统还对于培训和考核进行了专门的管理。根据等级医院评审要求，设置科室人员每年应获得的学分，对已取得学分进行登记。

2.2.4 等级医院评审管理

传统准备等级医院评审材料，一般采用纸质台账的方式，其缺点在于耗时耗力、难以更新。最重要的是，很难运用评审条款规范和约束日常行为，往往是为了台账而台账。科室管理系统支持将Word、PDF等版本的评审标准，按章、节、条、款、评审细则的架构进行导入，形成结构化的评审标准，同时对达标条件进行配置。系统支持将评审条款进行责任划分，每一个条款划分相应的责任科室，每一条评审细则划分相应的责任人，所有责任人将自评结果提交后，系统可以进行全院级的统计评分。

科室管理系统规范了科室员工的日常行为，要求工作留日志、可追溯。科室管理系统专门设置主任看板模块。看板将散落在各个模块里的信息进行汇总展现，使信息中心主任能够对科室工作进展情况有全局性的认识，从而更好的督促员工按照要求使用系统、规范日常行为。看板主要整合以下信息：① 项目管理；② 日常工作情况；③ 科室人员工作量；④ 对外服务情况；⑤ 主任关注的任务；⑥ 科室待办任务；⑦ 分配任务。

3 应用效果分析

本研究设计的信息中心科室管理系统使信息中心的自我管理实现了规范化与精细化。该系统的主要功能包括项目管理、对外服务、日常工作、等级医院评审管理和主任看板，该系统自2019年3月在我院信息中心投入使用，经过调试，在2019年4月系统趋于稳定。我们采集了2019年4月至9月的数据，并于2018年同期数据进行了对比，研究发现，该系统投入使用以后，不仅给信息中心内部带来极大的便利，也为医院各业务科室提供了方便。

3.1 信息中心内部

该系统给信息中心带来的便利主要体现在项目管理与日常工作模块。使用该系统以后，整个项目进程由原来的无计划、无反馈变为完全可追溯，责任人明确，进展情况在线可查，减少了沟通成本，项目完成速度明显加快。项目管理成效图，见图4。

图4 项目管理成效图

从图4中可以看出，在使用该系统之前，信息中心每次项目基本上是全员参与，责任人不明确，项目实施效率较低，平均每个项目用时约为3个月，而使用该系统之后，每个项目基本只需要6～8人就可以完成分工，效率较高，且差错率明显降低，降低66.7%。除此之外，使用该系统之前，项目的进度无法查询，而使用该系统之后，每个系统网上查询进度的纪录基本在100条以上，每个关心项目进展的工作人员均可以随时查看项目进程。

除了对项目管理的有效性以外，本系统在信息中心的日常工作管理中也发挥了重要作用。值班考勤工作更加精细，工作交接差错率在1%以下，科室内部人员满意度达到100%。培训工作更加有序、系统化。

3.2 医院业务科室

该系统给医院业务科室带来的管理成效主要体现在对外服务与三甲评审模块。对外服务模块中的电话报修可以自动录音，减少了人工输入所产生的差错，更避免了信息遗漏，经过半年的使用，取得了显著的效果（表1）。

表1 使用前后业务科室成效统计表

从表1中可以看出，使用该系统以后，业务科室报错后，我们实现了零遗漏的录入效果。虽然由于部分报错人员普通话不标准，使录入时产生一例录入错误，但较之人工录入阶段，错误率明显降低，录取效率也有明显提高。同时，业务科室上报以后，我们的维修反应速度也明显提升，这提高了业务科室对信息中心的信任程度，使医院科室之间更加和谐。

该系统使用半年后，我们就系统的稳定性，信息中心服务能力等各方面调查统计各科室人员满意度，满意度均达到了90%以上，较之使用前满意度提升明显。各科室满意度对比图，见图5。

图5 使用前后各科室人员满意度对比图

除此之外，该系统对于医院三甲评审工作数据的收集与整理起到极大的帮助作用，使用该系统前，面临医院评审，我们需要提前一个月整个科室人员整体出动，整理杂乱的数据，而当使用该系统以后，我们只需要三人将系统里的数据进行拷贝，然后进行核对即可，节约了人力成本。该系统的主任看板模块帮助科室领导全面了解科室概况，减少了往返沟通的次数，节约沟通成本，获得了科室领导的好评。

4 讨论与总结

随着医院信息化建设的不断推进，医院信息中心面临着各项挑战，本文基于目前医院信息中心的实际情况，提出并设计了一套信息中心科室管理系统，提出通过应用信息中心科室管理系统来创新科室管理的新模式。该管理系统具有五大功能模块，即项目管理、对外服务、日常工作管理、等级医院评审管理和主任看板，在医院信息中心的管理中发挥着重要作用，使医院信息中心科室本身的管理趋于规范化、精细化[14-15]。

然而，随着医院信息化步伐的逐渐加快，该系统的功能还应根据时代的要求进行逐步的开发与优化，该系统在使用过程中也会由于各种原因发生卡顿，我们现有的技术手段可能还无法解决，但随着5G时代的到来以及各种技术手段的逐渐开发，网络卡顿现象会逐步得到解决[16-17]。我们也要及时收集系统使用过程中出现的问题并进行总结，不断优化程序，不仅要使其满足目前信息中心的需求，还需要使用信息中心，乃至整个医院的可持续发展[18]。

信息化建设是新时代赋予各大医院的重要使命，信息中心作为医院信息化建设的重要技术支持者，在做好外部服务之前，应首先做好内部管理，规范化工作流程，才能更高效、高质量的为医院做好服务。在信息化进程中，信息中心的人员应该时刻保持创新思想，高要求自己，高质量服务，才能应对好各方面的挑战[19-20]。